Việc hóa đơn đầu vào thiếu chữ ký của người mua hàng là một trong những vấn đề hoàn toàn có thể xảy ra nhưng không phải kế toán viên nào cũng nắm được cách xử lý. Vậy đây có bị coi là hành vi vi phạm phải xử phạt hành chính hay không? Cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây từ E-invoice.

1. Hóa đơn đầu vào thiếu chữ ký người mua hàng có bị phạt hay không? Mức xử phạt như thế nào?

Một hóa đơn GTGT hợp lệ bên cạnh yêu cầu phải có đầy đủ các thông tin về tên, loại hàng hóa, giá tiền thì còn cần đủ các thông tin và chữ ký của bên mua, bên bán.
Theo đó, nếu phát hiện vi phạm về vi phạm trên, doanh nghiệp có thể sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính về hành vi Chứng từ kế toán không có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng với mức phạt từ 3-10 triệu đồng phụ thuộc vào mức độ vi phạm.

Hóa đơn đầu vào thiếu chữ ký người mua hàng có thể bị phạt từ 5-10 triệu đồng

Nghị định 41/2018/NĐ-CP ngày 12/03/2018 có hiệu lực từ 01/05/2018 đã quy định về mức xử phạt hành chính đối với vi phạm về chữ ký cụ thể như sau:
Phạt tiền từ 3-5 triệu đồng nếu:

• Ký hóa đơn GTGT bằng mực màu đỏ, mực phai màu
• Ký bằng đóng dấu chữ ký khắc sẵn
• Tẩy xóa sửa chữa chữ ký

Phạt tiền từ 5-10 triệu đồng nếu:

• Ký khi chưa ghi đủ nội dung theo quy định của hóa đơn GTGT thuộc trách nhiệm của người ký
• Ký hóa đơn nhưng không đúng thẩm quyền
• Chữ ký của cùng một người nhưng không thống nhất hoặc không đúng với sổ đăng ký mẫu chữ ký
• Không có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên hóa đơn

Về vấn đề chữ ký trên hóa đơn GTGT, căn cứ theo Điều 19, Luật Kế toán 2015 có nội dung "Không được ký chứng từ kế toán bằng mực màu đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn". Do vậy, chữ ký trên hóa đơn giá trị gia tăng phải là chữ ký sống.
Trên thực tế, khi mua hàng tại các cơ sở, khách hàng không cần phải ký vào hóa đơn GTGT nếu giá trị đơn hàng nhỏ. Tuy nhiên, chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ, bao gồm cả chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử và chữ ký trên chứng từ điện tử có giá trị như chữ ký trên chứng từ bằng giấy.
>> Có thể bạn quan tâm: Quy định khấu trừ đối với hóa đơn GTGT đầu vào.

2. Quy định về chữ ký trên hóa đơn điện tử với người mua

Hiện nay nhiều doanh nghiệp đã bắt đầu áp dụng hóa đơn điện tử, chính vì vậy, kế toán viên cần nắm được những quy định về chữ ký trên loại hóa đơn này.
Theo Thông tư 68/2019/TT-BTC, với trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh và có thỏa thuận về việc người mua đáp ứng các điều kiện kỹ thuật để ký số, ký điện tử trên hóa đơn điện tử được lập bởi người bán thì trên hóa đơn sẽ cần có chữ ký số/ điện tử của người mua.

Kế toán viên cần nắm được những quy định về chữ ký trên hóa đơn giấy cũng như hóa đơn điện tử để tránh những sai phạm không đáng có

Tuy nhiên, theo quy định tại Khoản 3, Điều 3, Thông tư 68/2019/TT-BTC, có một vài trường hợp không nhất thiết phải có chữ ký số, chữ ký điện tử của người mua. Cụ thể gồm:

• Trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh và người mua, người bán có thỏa thuận về việc người mua đáp ứng các điều kiện kỹ thuật để ký số, ký điện tử trên hóa đơn điện tử do người bán lập.
• Hóa đơn điện tử bán hàng tại siêu thị, trung tâm thương mại mà người mua là cá nhân không kinh doanh.
• Hóa đơn điện tử bán xăng dầu cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh. Tuy nhiên, người bán phải đảm bảo lưu trữ đầy đủ hóa đơn điện tử đối với trường hợp bán xăng dầu cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh theo quy định và đảm bảo có thể tra cứu khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.
• Hóa đơn điện tử là tem, vé, thẻ (trừ trường hợp tem, vé, thẻ là hóa đơn điện tử do cơ quan thuế cấp mã). Trường hợp tem, vé, thẻ điện tử có sẵn mệnh giá thì không nhất thiết phải có tiêu thức đơn vị tính, số lượng, đơn giá.
• Chứng từ điện tử dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử được lập theo thông lệ quốc tế cho người mua là cá nhân không kinh doanh được xác định là hóa đơn điện tử thì trên hóa đơn.
• Hóa đơn sử dụng cho thanh toán Interline giữa các hãng hàng không được lập theo quy định của Hiệp hội vận tải hàng không quốc tế.

Để được tư vấn thêm về hóa đơn điện tử cũng như phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn
• Fanpage: Hóa đơn điện tử Einvoice.