Trên thực tế, sử dụng hóa đơn đầu vào là hóa đơn điện tử sẽ mang đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp trong việc quản lý hóa đơn chứng từ cũng như kê khai thuế. Vậy những lợi ích này là gì, bài viết sau sẽ giúp bạn đọc hiểu rõ hơn.

Hóa đơn điện tử đầu vào đem đến nhiều tiện ích.

1. Hóa đơn điện tử là gì

Sử dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT) được ví như một cuộc cách mạng cải cách toàn bộ phương thức làm việc của các kế toán. Để hiểu rõ hóa đơn đầu vào là hóa đơn điện tử có lợi ích gì cần nắm rõ hóa đơn điện tử là gì và các loại đặc trưng của hóa đơn điện tử.
Định nghĩa hóa đơn điện tử:
Theo Điều 3, Thông tư 32/2011/TT-BTC ban hành ngày 14/3/2011 hóa đơn điện tử được định nghĩa như sau:
“Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử”
Hóa đơn điện tử phải đáp ứng các nội dung quy định tại Điều 6 Thông tư 32/2011/TT-BTC. Ngoài ra, HĐĐT phải được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Các loại hóa đơn điện tử:

• Hóa đơn xuất khẩu;
• Hóa đơn giá trị gia tăng;
• Hóa đơn bán hàng;
• Hoá đơn khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm…; phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…,

Hình thức và nội dung của hóa đơn được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.

2. Hóa đơn đầu vào là hóa đơn điện tử có lợi ích gì đối với doanh nghiệp

Hóa đơn đầu vào là hóa đơn điện tử được hiểu là các hóa đơn đơn mua hàng hóa, dịch vụ phục cho nhu cầu sản xuất kinh doanh hoặc hoạt động của doanh nghiệp được lập dưới dạng hóa đơn điện tử. Trên thực tế, việc sử dụng hóa đơn đầu vào là hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn giấy mang đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, đơn vị kinh doanh.

Lợi ích của hóa đơn điện tử.

(1) Hóa đơn đầu vào là hóa đơn điện tử giúp dễ dàng quản lý

Khi hóa đơn đầu vào là hóa đơn điện tử doanh nghiệp có thể dễ dàng quản lý hóa đơn trên hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử. Cụ thể như quản lý theo tiêu thức đơn vị cung cấp sản phẩm, dịch vụ; quản lý theo thời gian;quản lý theo mức độ hoàn thành… Bên cạnh đó các hóa đơn đầu vào còn được hệ thống tự động lưu trữ tránh tình trạng mất hóa đơn, kê khai thiếu hóa đơn…

(2) Tìm kiếm nhanh chóng

Việc tìm kiếm hóa đơn đầu vào là hóa đơn điện tử rất nhanh và chính xác. Kế toán chỉ mất chưa đến 1 phút để truy cập phần mềm hóa đơn điện tử rồi tìm kiếm theo các tiêu thức đã có.

(3) Tiết kiệm chi phí lưu kho, bảo quản

Theo quy định về lưu trữ chứng từ kế toán hóa đơn đầu vào có thể phải được lưu kho ít nhất trong 5 năm hoặc 10 năm hoặc lâu hơn, do đó số lượng hóa đơn theo thời gian là rất lớn. Đối với hóa đơn giấy thì chi phí cho việc lưu kho và bảo quản có thể rất lớn. Trường hợp hóa đơn được lưu trữ là hóa đơn điện tử thì việc lưu trữ sẽ rất đơn giản và an toàn.

(4) Kê khai hóa đơn đầu vào nhanh chóng thuận tiện

Hóa đơn đầu vào là hóa đơn điện tử do đó doanh nghiệp có thể thực hiện kê khai hóa đơn nhanh chóng. Khi sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử hệ thống sẽ lọc ra các hóa đơn đầu vào, kế toán kê khai với một vài thao tác đơn giản trên hệ thống.

(5) Giảm thiểu tối đa các rủi ro

Rủi ro trong việc bảo quản, lưu trữ hoặc kê khai hóa đơn giấy là rất cao. Tuy nhiên khi sử dụng hóa đơn điện tử (dù là hóa đơn đầu vào hay đầu ra) thì các rủi ro đều được hạn chế. Cụ thể:

• Giảm thiểu kê khai thiếu hóa đơn đầu vào
• Giảm thiểu việc mất hóa đơn, hóa đơn bị rách, cháy, hỏng…
• Bảo mật dữ liệu an toàn trên hệ thống và trên các thiết bị lưu trữ của bên thứ 3.

(6) Tránh được các thủ tục hành chính rườm rà phức tạp

3. Kê khai hóa đơn đầu vào trên phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice

Theo quy định của Pháp luật doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện kê khai hóa đơn đầu vào. Việc kê khai hóa đơn đầu vào nhằm mục đích khấu trừ thuế giá trị gia tăng đồng thời đảm bảo sự minh bạch, tránh rủi ro khi doanh nghiệp bị thanh tra kiểm tra.

Kê khai hóa đơn đầu vào thông qua phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice.

Với sự phát triển vượt bậc của công nghệ, chuyển đổi số diễn ra mạnh mẽ và nhanh chóng, các doanh nghiệp hiện nay đồng loạt sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử để quản lý hóa đơn, chứng từ và kê khai thuế. Nhờ những tính năng ưu việt, phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice trở thành một trong những lựa chọn hàng đầu của các doanh nghiệp lớn đặc biệt là doanh nghiệp FDI.
Thực hiện kê khai hóa đơn đầu vào thông qua phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice doanh nghiệp có nhiều lợi thế. Cụ thể như:

• Kê khai nhanh chóng, chính xác hóa đơn, hạn chế tối đa việc kê khai thiếu hóa đơn;
• Phân quyền quản trị hiệu quả, đảm bảo an toàn, bảo mật
• Tự động sao lưu dữ liệu hóa đơn an toàn
• E-invoice quản lý theo mô hình tập trung hoặc phân tán phù hợp với đa dạng loại hình doanh nghiệp
• Hỗ trợ nhiều mẫu báo cáo thống kê, các mẫu báo cáo phục vụ kê khai thuế
• Tự động cập nhật, nâng cấp giúp khách hàng có trải nghiệm tốt nhất
• Hỗ trợ sự cố 24/7 tận tình, chuyên nghiệp.

Phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice đã thành công thay đổi một cách toàn diện quy trình làm việc kê khai hóa đơn chứng từ theo truyền thống. Từ đó nâng cao hiệu suất, hiệu quả kế toán, giảm rủi ro xuống mức thấp nhất.
Như vậy có rất nhiều lợi ích khi hóa đơn đầu vào là hóa đơn điện tử. Áp dụng phần mềm hóa đơn điện tử là một trong những việc làm cần thiết để doanh nghiệp thực hiện chuyển đổi số thành công.
Ngoài ra, để được tư vấn thêm về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, vui lòng liên hệ ngay với chúng tôi để được giải đáp nhanh nhất!
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/
• Fanpage: Hóa đơn điện tử Einvoice.