Điều chỉnh giảm hóa đơn đầu ra là nghiệp vụ được người bán thực hiện khi cần ghi nhận sự giảm giá trị của một hóa đơn đã lập trước đó. Vậy khi nào áp dụng điều chỉnh giảm hóa đơn và thực hiện điều chỉnh như thế nào? Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC đã có quy định cụ thể về vấn đề này.

Hướng dẫn điều chỉnh giảm hóa đơn đầu ra.

1. Khi nào cần điều chỉnh giảm hóa đơn đầu ra?

Khi xuất hóa đơn điện tử đầu ra, vì một số lý do nên người bán cần phải điều chỉnh hóa đơn đầu ra, các trường hợp đó bao gồm:

1.1. Giảm giá hàng bán

Sau khi lập hóa đơn điện tử và hạch toán doanh thu, doanh nghiệp phát hiện hàng bị lỗi, chất lượng không đảm bảo và quyết định giảm giá cho khách hàng. Trường hợp này, người bán cần phát hành hóa đơn điều chỉnh giảm cho hóa đơn điện tử đầu ra ban đầu.

1.2. Chiết khấu thương mại

Nếu số tiền chiết khấu cuối cùng khi kết thúc chương trình bán hàng lớn hơn các khoản đã giảm trước đó cho khách hàng thì người bán được lập hóa đơn điều chỉnh giảm.

1.3. Khi hóa đơn sai sót

Xuất hóa đơn điều chỉnh giảm là một trong những cách xử lý trong trường hợp hóa đơn đầu ra bị sai sót. Cụ thể, theo Điều 19, Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Điều 7, Thông tư 78/2021/TT-BTC, nếu hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua và phát hiện ra hóa đơn có sai sót một trong các nội dung: mã số thuế, số tiền ghi trên hóa đơn, thuế suất, tiền thuế, quy cách, chất lượng hàng hóa gì trên hóa đơn thì có thể lựa chọn một trong hai hình thức xử lý như sau:

• Lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập bị sai sót.
• Lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót.

2. Lưu ý khi điều chỉnh giảm hóa đơn đầu ra

Căn cứ theo Điểm e, Điều 7, Thông tư 78/2021/TT-BTC:
“e) Riêng đối với nội dung về giá trị trên hóa đơn có sai sót thì: điều chỉnh tăng (ghi dấu dương), điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) đúng với thực tế điều chỉnh.”
Khi lập hóa đơn điện tử điều chỉnh giảm, kế toán cần lưu ý:

• Hóa đơn điều chỉnh giảm được ghi dấu âm (-).
• Trường hợp hóa đơn bị sai tên công ty, địa chỉ nhưng mã số thuế vẫn đúng thì chỉ cần lập biên bản điều chỉnh hóa đơn, không cần lập hóa đơn điều chỉnh.

Lưu ý: trường hợp hóa đơn cũ lập theo Nghị định 51/2010/NĐ-CP, Thông tư 32/2011/TT-BTC, người bán không xuất hóa đơn điện tử điều chỉnh giảm, mà lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử cũ (Căn cứ theo Khoản 6, Điều 12, Thông tư 78/2021/NĐ-CP).
>> Có thể bạn quan tâm: Báo giá hóa đơn điện tử.

3. Hướng dẫn điều chỉnh giảm hóa đơn trên phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice

E-invoice là phần mềm hóa đơn điện tử do Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn phát triển tuân thủ Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Thông tư 68/2019/TT-BTC, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Thông tư 78/2021/TT-BTC hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
Để điều chỉnh giảm hóa đơn điện tử đầu ra trên phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, bạn thực hiện:
Vào Menu => Hóa đơn=> Danh sách hóa đơn điện tử. Tại đây, bạn tìm và mở hóa đơn cần điều chỉnh trên danh sách hóa đơn sau đó nhấn nút Xử lý hóa đơn.

Chọn hóa đơn cần điều chỉnh.

Bước 1: Tạo biên bản điều chỉnh hóa đơn

Tại đây, bạn lựa chọn Điều chỉnh sau đó nhấn nút Tạo biên bản. Trên biên bản điều chỉnh hóa đơn, bạn nhập đầy đủ các thông tin: Ngày, số biên bản điều chỉnh, số biên bản điều chỉnh, lý do điều chỉnh. Lưu ý biên bản điều chỉnh cần ghi rõ nội dung trước và sau khi điều chỉnh của các mục bị sai thông tin.

Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn.

Sau khi điền đầy đủ thông tin, bạn nhấn Ghi để lưu lại. Khi các thông tin đã chính xác, bạn chọn Ký biên bản để thực hiện ký số.

Bước 2: Xử lý điều chỉnh hóa đơn

Sau khi tạo xong biên bản, bạn chọn hóa đơn điều chỉnh và nhấn nút Xử lý. Phần mềm sẽ tạo ra hóa đơn điều chỉnh với trạng thái nhập mới. Thông tin về hóa đơn về hóa đơn và người mua hàng trên hóa đơn gốc sẽ được tự động lấy từ hóa đơn gốc. Thông tin điều chỉnh hóa đơn cũng sẽ được hệ thống tự động lấy từ biên bản điều chỉnh.
>> Có thể bạn quan tâm: Chuyển đổi hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 và Nghị định 123.
Việc lập hóa đơn điều chỉnh có 3 trường hợp cụ thể như sau:
Trường hợp 1: Sai các thông tin chung như hình thức thanh toán, đồng tiền thanh toán, tỷ giá, trình tự lập hóa đơn điều chỉnh:

• Nhấn vào Điều chỉnh thông tin chung => Sửa lại nội dung cho đúng các thông tin khách hàng cung cấp.
• Nhập vào lý do, nội dung trước và sau khi điều chỉnh.
• Thực hiện ghi lại và xuất hóa đơn điều chỉnh như hóa đơn thông thường.

Điều chỉnh hóa đơn sai thông tin chung.

Trường hợp 2: Hóa đơn bị sai thông tin hàng hóa
Bạn lựa chọn Điều chỉnh tăng giảm => Chọn hàng từ hóa đơn gốc để chọn dòng hàng cần điều chỉnh.

Chọn hàng từ hóa đơn gốc.

Phần mềm sẽ đưa dòng hàng vừa chọn vào hóa đơn điều chỉnh. Bạn cần chọn phương án điều chỉnh tại cột điều chỉnh:

Chọn phương án điều chỉnh giảm.

Với mỗi dòng hàng đều có 2 lựa chọn điều chỉnh là tăng/giảm. Bạn lựa chọn phương án điều chỉnh giảm và nhập số lượng, VAT điều chỉnh.
Trường hợp 3: Lập hóa đơn điều chỉnh để hủy bỏ hóa đơn
Đối với trường hợp lập hóa đơn điều chỉnh để hủy bỏ hóa đơn gốc, bạn cần chọn tất cả các dòng hàng trên hóa đơn gốc. Sau đó bạn chọn phương án điều chỉnh giảm.

Lựa chọn phương án điều chỉnh.

Kế tiếp, bạn nhập số lượng, VAT như trên hóa đơn gốc. Khi đó, số tiền giảm cũng chính bằng số tiền trên hóa đơn gốc.
Sau khi hóa đơn điều chỉnh đã được nhập hoàn tất, bạn nhấn Ghi và thực hiện ký số như hóa đơn thông thường.

Hóa đơn điều chỉnh sau khi lập.

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/
• Fanpage: Hóa đơn điện tử Einvoice.