Hiện nay, việc sử dụng hóa đơn giấy làm doanh nghiệp tốn khá nhiều chi phí, nhân lực và thời gian cho việc lập, xuất, vận chuyển và lưu trữ hóa đơn. Để giảm bớt khó khăn cho doanh nghiệp, Tổng cục Thuế đã thực hiện triển khai thí điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực mang lại rất nhiều lợi ích thiết thực.

1. Giảm chi phí cho doanh nghiệp

Cơ sở pháp lý để khuyến khích các doanh nghiệp sử dụng hoá đơn điện tử để thay thế cho hoá đơn giấy đã được quy định tại Nghị định số 51/2010/NĐ-CP của Chính phủ. Nhưng đến năm 2011, khi Bộ Tài Chính ban hành Thông tư 32/2011/TT-BTC hướng dẫn cụ thể về khởi tạo, phát hành và sử dụng hoá đơn điện tử bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ thì mới chính thức mở đường cho cơ quan Thuế áp dụng mô hình hóa đơn điện tử.

 Hóa đơn điện tử xác thực giúp doanh nghiệp giảm chi phí đầu tư. 

Theo Tổng cục Thuế, hiện nay xu hướng ở nhiều quốc gia trên thế giới phát triển mô hình hóa đơn điện tử nhằm đáp ứng 2 mục tiêu:

• Thứ nhất, hoá đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích cho người sử dụng như: Giảm chi phí in, gửi, bảo quản, lưu trữ; thuận tiện cho việc hạch toán kế toán, đối chiếu dữ liệu, quản trị kinh doanh; rút ngắn thời gian thanh toán do việc lập, gửi/nhận hoá đơn được thực hiện thông qua các phương tiện điện tử; góp phần hiện đại hoá công tác quản trị doanh nghiệp.
• Thứ hai, tiết giảm thủ tục hành chính Thuế thông qua việc rút gọn các thủ tục đăng ký phát hành, báo cáo tình hình sử dụng, lập bảng kê hóa đơn; ngăn chặn và kiểm soát việc sử dụng hóa đơn giả để trốn thuế.

Từ năm 2011, để chuẩn bị cho việc thực hiện thí điểm hoá đơn điện tử, Tổng cục Thuế đã đầu tư máy móc, trang thiết bị, nâng cấp hệ thống đường truyền internet, hợp tác chặt chẽ với các hãng cung cấp giải pháp phần mềm để hoàn thiện ứng dụng; đồng thời xây dựng quy trình thủ tục hướng dẫn doanh nghiệp và cơ quan Thuế tham gia truyền, nhập dữ liệu; xuất, hủy hóa đơn và lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Tính đến thời điểm hiện nay đã có trên 200 doanh nghiệp thuộc lĩnh vực: Hàng không, Ngân hàng, Điện lực, Viễn thông… sử dụng hóa đơn điện tử và bước đầu đem lại nhiều tiện ích cho doanh nghiệp. Theo tính toán của Trung tâm Tín dụng quốc gia thuộc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam, hàng tháng Trung tâm ước tính phải mất 200 đến 300gram giấy để in ấn hóa đơn, phí chuyển phát hóa đơn hàng tháng cũng rất lớn, có những hóa đơn giá trị nhỏ, chỉ hơn 20.000đ nhưng phí chuyển phát cũng xấp xỉ giá trị của hóa đơn (khoảng 17.000 đồng/lần chuyển).
Ngoài ra, Trung tâm Tín dụng cũng dẫn chứng, hóa đơn điện tử sẽ không xảy ra trường hợp bị thất lạc, mất hóa đơn như hóa đơn giấy nên hạn chế được thủ tục báo cáo, bị phạt từ cơ quan Thuế (hiện mức phạt tối đa 15 triệu/1 hóa đơn bị mất không có lý do chính đáng). Do vậy, khi áp dụng giải pháp hóa đơn điện tử trong thanh toán tiền dịch vụ thông tin tín dụng đã giúp cho Trung tâm tiết giảm được rất nhiều thủ tục phát hành hóa đơn, người nhận cũng nhận được luôn hóa đơn ngay khi vừa phát hành; khai báo và quyết toán thuế thuận tiện, tiết kiệm chi phí, diện tích lưu trữ; bảo quản và truy lục hóa đơn, tránh thất thoát, cháy hỏng hóa đơn và bảo vệ môi trường …

2. Hỗ trợ công cụ ngăn chặn hóa đơn giả

Để ngăn chặn các hành vi phạm tội liên quan đến lĩnh vực hóa đơn và thuế, Tổng cục Thuế sẽ triển khai thí điểm xây dựng hệ thống xác thực hóa đơn (ICS) tại một số doanh nghiệp ở Hà Nội và TP. Hồ Chí Minh. Theo đó, hệ thống ICS sẽ xây dựng các chuẩn dữ liệu về hóa đơn điện tử. Để giúp doanh nghiệp tránh được tình trạng bị làm giả hóa đơn, trên mỗi tờ hóa đơn sẽ có một mã xác thực. Khi kiểm tra thông qua mã này, khách hàng sẽ có thể tra cứu và kiểm tra được thông tin chi tiết của doanh nghiệp xuất hóa đơn; về tình trạng hoạt động của doanh nghiệp.
 

 Hóa đơn xác thực đóng vai trò hạn chế hóa đơn giả hiệu quả. 

Mặt khác, hóa đơn xác thực của doanh nghiệp còn được đảm bảo tính hợp pháp của cơ quan Thuế nên không thể bị làm giả bằng hình thức điện tử; các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực phân phối hàng hóa dịch vụ phải xuất nhiều hóa đơn sẽ tiết kiệm đáng kể chi phí in ấn, vận chuyển và bảo quản hóa đơn.
Mục tiêu của ngành Thuế là sẽ phủ sóng hóa đơn điện tử tới 100% doanh nghiệp đang quản lý. Do vậy, để hoàn thành chỉ tiêu này, cơ quan Thuế đang thực hiện các biện pháp tuyên truyền về những lợi ích của hóa đơn điện tử đến cộng đồng doanh nghiệp; hỗ trợ miễn phí về kỹ thuật và giải đáp ngay những vướng mắc trong quá trình thực hiện cho doanh nghiệp nhằm khuyến khích doanh nghiệp chủ động tham gia đăng ký thực hiện hóa đơn điện tử.
Là một trong những doanh nghiệp được Tổng cục Thuế lựa chọn là doanh nghiệp thí điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực, Công ty Thái Sơn đã xây dựng nên phần mềm hóa đơn điện tử xác thực E-Invoice, nhằm phục vụ chính doanh nghiệp mình và đưa ra giải pháp hóa đơn tối ưu cho các doanh nghiệp khác.
Phần mềm hóa đơn điện tử xác thực E-Invoice của công ty Thái Sơn có tích hợp đầy đủ các tính năng cho quy trình tạo lập và xác thực hóa đơn theo yêu cầu của Tổng cục Thuế. Phần mềm E-Invoice hỗ trợ đầy đủ các mẫu hóa đơn: 01GTKT, 02GTTT, 07KPTQ, … theo quy chuẩn của Tổng cục Thuế.
Ngoài ra phần mềm còn nhiều tiện ích cho doanh nghiệp khi lập hóa đơn và kết nối với các phần mềm có sẵn của doanh nghiệp như phần mềm bán hàng, phần mềm kế toán, phần mềm CRM, phần mềm ERP..., các tính năng cho phép doanh nghiệp thống kê, báo cáo, xuất dữ liệu ra các chương trình khai thuế như HTKK, TVAN.. giảm thời gian lập tờ khai thuế.
Trên đây là một vài chia sẻ của E-invoice về vấn đề giải pháp hóa đơn điện tử xác thực Hi vọng bài viết sẽ mang đến cho Quý doanh nghiệp và khách hàng những thông tin hữu ích và cần thiết nhất. 
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15, Đặng Thùy Trâm, Cầu Giấy, TP Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 - 1900 4768
• Website: Einvoice.vn