Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, doanh nghiệp thường gặp phải trường hợp phát hiện ra sai sót sau khi hóa đơn đã được lập và cấp mã mà không biết xử lý như thế nào. Việc xử lý hóa đơn có sai sót sau khi cấp mã được quy định tại Điều 17 Nghị định 119/2018/NĐ-CP và giải thích rõ hơn tại Điều 15 dự thảo thông tư hướng dẫn Nghị định 119 của Bộ Tài chính.

Xử lý sai sót trong hóa đơn đã được cấp mã.

1. Quy định về lập, cấp mã và gửi hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Tùy thuộc vào hình thức sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế mà cách lập hóa đơn điện tử sẽ khác nhau. Quy trình chung thường là doanh nghiệp lập hóa đơn và ký số, ký điện tử, sau đó gửi trực tiếp cho cơ quan thuế hoặc gửi cho tổ chức cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử để được cấp mã.

• Nếu doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân thuộc trường hợp Tổng cục Thuế cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử không thu tiền: Sử dụng tài khoản được cấp khi đăng ký để đăng nhập vào Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc truy cập vào trang thông tin điện tử của tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử do Tổng cục Thuế ủy thác.
• Nếu doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân thuộc trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử: Truy cập vào trang thông tin điện tử của tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử hoặc sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử của đơn vị.

Sau khi doanh nghiệp lập hóa đơn, ký số và gửi hóa đơn, hệ thống cấp mã hóa đơn của Tổng cục Thuế tự động thực hiện cấp mã hóa đơn và gửi trả kết quả cấp mã hóa đơn cho người gửi.
Khi sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, doanh nghiệp cần chú ý đảm bảo các yêu cầu về thông tin đăng ký, định dạng về hóa đơn điện tử và không thuộc trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
Sau khi được cấp mã, bên bán có trách nhiệm gửi hóa đơn cho bên mua theo phương thức gửi thỏa thuận giữa hai bên.

2. Doanh nghiệp cần làm gì khi phát hiện sai sót sau khi hóa đơn được cấp mã?

Việc phát hiện ra sai sót sau khi hóa đơn được cấp mã là vấn đề mà khá nhiều doanh nghiệp gặp phải trong quá trình sử dụng. Doanh nghiệp cần tiến hành xử lý hóa đơn sai sót đã được cấp mã căn cứ vào quy định tại Điều 17 Nghị định 119/2018/NĐ-CP và hướng dẫn chi tiết của bộ Tài Chính tại dự thảo thông tư hướng dẫn thi hành Nghị định 119 vừa được đăng tải.
Theo đó, tùy thuộc vào từng trường hợp mà doanh nghiệp có cách xử lý khác nhau. Cụ thể:

• Trường hợp người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót nhưng chưa gửi cho người mua thì người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế (theo Mẫu số 04 ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP) về việc hủy hóa đơn điện tử và lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót.
• Trường hợp người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót và đã gửi cho người mua thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót.
• Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hoá đơn điện tử và lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót. Hóa đơn điện tử thay thế phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.
• Người bán, người mua ký số, ký điện tử trên hóa đơn điện tử thay thế. Sau đó, người bán gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử thay thế, đồng thời hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế.

Lập biên bản thỏa thuận và hóa đơn thay thế.

• Trường hợp cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót thì thông báo cho người bán để người bán kiểm tra sai sót. Trong thời gian 02 ngày kể từ ngày cơ quan thuế ra thông báo, người bán thực hiện thông báo hoặc giải trình với cơ quan thuế (theo Mẫu số 04 ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP) về việc hủy hoặc giải trình hoá đơn điện tử.
• Trường hợp người bán thông báo hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót: người bán lập hóa đơn điện tử thay thế.
• Sau 02 ngày kể từ ngày cơ quan thuế ra thông báo, nếu người bán không thông báo hoặc giải trình thì cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống và tiếp tục thông báo cho người bán để yêu cầu người bán thực hiện lập hóa đơn điện tử mới.

>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử, Tra cứu hóa đơn điện tử.

• Trường hợp cơ sở kinh doanh áp dụng hình thức chiết khấu thương mại mà số tiền chiết khấu của hàng hóa đã bán được tính điều chỉnh trên hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ (của lần mua cuối cùng hoặc kỳ tiếp sau): người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh ghi rõ số số hóa đơn cần điều chỉnh, số tiền, tiền thuế điều chỉnh.
• Người bán ký điện tử trên hóa đơn và gửi cơ quan thuế để cấp mã sau đó gửi người mua. Căn cứ vào hóa đơn điện tử điều chỉnh, người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh thu mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào.
• Cơ quan thuế gửi thông báo về việc hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót đến doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh theo địa chỉ email đã đăng ký và thông báo trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
• Cơ quan thuế thông báo hóa đơn điện tử đã hủy trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế. Hóa đơn điện tử đã hủy không có giá trị sử dụng nhưng vẫn được lưu trữ để phục vụ tra cứu hóa đơn.

3. Lựa chọn đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín

Trên thực tế, rất nhiều doanh nghiệp lựa chọn hình thức sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thông qua tổ chức cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử. Việc hợp tác với tổ chức cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín mang lại cho doanh nghiệp nhiều lợi ích như được tư vấn, hỗ trợ, giải đáp kịp thời những vướng mắc trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử hay áp dụng các tính năng vượt trội của phần mềm hóa đơn điện tử để nâng cao hiệu quả hoạt động.
Công ty phát triển công nghệ Thái Sơn có thể coi là đơn vị đầu ngành cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử & hóa đơn điện tử có mã xác thực tại Việt Nam. Với gần 20 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực cung cấp phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp, Thái Sơn không chỉ tích lũy, nâng cao được năng lực công nghệ mà còn có sự hiểu biết sâu sắc về nghiệp vụ, đặc thù của đa dạng ngành nghề, mô hình kinh doanh khác nhau, từ đó phát triển phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice không chỉ đáp ứng yêu cầu nghiệp vụ của Tổng Cục thuế mà còn đưa ra giải pháp tối ưu cho bài toán của doanh nghiệp.

E-Invoice giúp tối ưu hiệu quả doanh nghiệp.

Minh chứng cho sự uy tín của Thái Sơn chính là những tên tuổi đã và đang tin tưởng sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice như Grab, Lazada, Honda, Golden Gate, CJ CGV…
Để biết thêm thông tin chi tiết về E-Invoice, quý khách vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15- Đặng Thùy Trâm – Hoàng Quốc Việt – Cầu Giấy – Hà Nội
• Hotline: 19004767 hoặc 19004768
• Tel: 024.3754.5222
• Website: https://einvoice.vn/
• Fanpage: Hóa đơn điện tử Einvoice.