Hóa đơn đỏ là gì? Cách viết hóa đơn đỏ ra sao? Cần lưu ý những gì khi viết hóa đơn đỏ để có thể đảm bảo tính pháp lý cho hóa đơn của doanh nghiệp? Tất cả sẽ được giải đáp chi tiết trong bài viết dưới đây.

Hóa đơn đỏ là gì?

1. Hóa đơn đỏ là gì?

Hóa đơn đỏ, còn được gọi là hóa đơn giá trị gia tăng, là loại hóa đơn được ban hành chính thức bởi Bộ Tài chính.
Hóa đơn đỏ thường được áp dụng cho các đơn vị kinh doanh, tổ chức, cá nhân thực hiện kê khai và tính thuế theo phương pháp khấu trừ trong các hoạt động như: Hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ nội địa; hoạt động vận tải quốc tế; hoạt động xuất vào khu phi thuế quan; hoạt động xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ ra nước ngoài,...
Hiện nay, một số người dùng thường nhầm lẫn hóa đơn đỏ với hóa đơn bán hàng. Song, đây là hai loại hóa đơn hoàn toàn khác nhau. Cách phân biệt đơn giản nhất là hóa đơn bán hàng thường chỉ có màu trắng còn hóa đơn đỏ thường có màu đỏ hoặc màu hồng.

2. Một số lưu ý trước khi viết hóa đơn đỏ

Trước khi tìm hiểu cách viết hóa đơn đỏ chuẩn xác, người viết cần phải ghi nhớ một số lưu ý quan trọng dưới đây:
- Khi lập hóa đơn đỏ (hóa đơn GTGT) cần phải ghi đầy đủ và chính xác các tiêu thức quy định trên hóa đơn.
- Nội dung hóa đơn GTGT phải ghi rõ giá bán chưa có thuế giá trị gia tăng, phụ thu và các phí tính ngoài giá bán (nếu có); ghi rõ tổng giá thanh toán đã có thuế GTGT.
- Hóa đơn GTGT phải ghi đúng nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Người viết không được tẩy xóa, sửa chữa khi biết hóa đơn GTGT; chỉ được dùng cùng một màu mực, loại mực không phai và tuyệt đối không dùng mực đỏ.
- Hóa đơn GTGT phải được lập theo số thứ tự liên tục từ bé đến lớn.
- Các các trường hợp hóa đơn GTGT theo loại hình hóa đơn giấy thì cần phải lập thành nhiều liên, nội dung giữa các liên phải đảm bảo tính thống nhất. Hóa đơn GTGT điện tử thì không cần phải lập nhiều liên.

3. Cách viết hóa đơn đỏ chuẩn xác hiện nay

Để lập hóa đơn đỏ chuẩn xác, hợp pháp thì người lập hóa đơn phải tuân thủ theo hướng dẫn dưới đây:

3.1. Viết đúng tiêu thức ngày/tháng/năm trên hóa đơn đỏ

Đối với thời điểm lập hóa đơn bán hàng hóa thì phải là ngày chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho bên mua. Không phân biệt đã thu tiền hay chưa thu tiền.
Đối với thời điểm lập hóa đơn cung ứng dịch vụ thì phải là ngày hoàn tất việc cung ứng dịch vụ. Không phân biệt đã thu được tiền hay chưa. Trường hợp bên cung ứng dịch vụ thực hiện thu tiền trước thì ngày lập hóa đơn phải là ngày thu tiền trước đó.
Lưu ý rằng, riêng với trường hợp kinh doanh dịch vụ thì hóa đơn GTGT được bỏ qua tiêu thức “đơn vị tính”.
Một số trường hợp bán hàng, cung ứng dịch vụ khác, đã được quy định riêng thì người lập chỉ việc căn cứ vào quy định của Thông tư số 68/2019/TT-BTC về thời điểm lập hóa đơn.

3.2. Không cần viết thông tin bên bán trên hóa đơn đỏ

Vì thông tin bên bán đã được thể hiện sẵn trên hóa đơn rồi do đó tiêu thức này người lập hóa đơn không cần phải viết hay điền nữa.

3.3. Viết đầy đủ thông tin bên mua hàng hóa, dịch vụ

Đối với thông tin người mua hàng, người lập hóa đơn cần điền đầy đủ thông tin vào các tiêu thức sau:
- Họ tên người mua hàng: Phải là họ tên của người trực tiếp đến mua và thực hiện giao dịch này.
- Tên đơn vị: Là tên công ty của bên mua. Tên này phải trùng khớp với tên trên giấy phép đăng ký kinh doanh của bên mua.
- Địa chỉ: Là địa chỉ của công ty bên mua. Địa chỉ này cũng phải trùng khớp với thông tin trên giấy phép đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp.
- Mã số thuế.
- Hình thức thanh toán: Người viết hóa đơn dùng ký hiệu TM, CK hoặc TM/CK tùy trường hợp. Trong đó:

• TM: Là hình thức thanh toán bằng tiền mặt
• CK: Là hình thức thanh toán bằng chuyển khoản
• TM/CM: Là hình thức thanh toán chưa xác định

Lưu ý rằng: những trường hợp hóa đơn có giá trị trên 20.000.00 đồng thì bắt buộc bên mua phải lựa chọn hình thức thanh toán CK thì mới được áp dụng khấu trừ thuế GTGT và tính vào chi phí hợp lý của doanh nghiệp.
>> Tham khảo: Có phải xuất hóa đơn với hàng tặng không thu tiền hay không?

3.4. Hoàn tất bảng kê chi tiết hàng hóa, dịch vụ bán ra

Tại bảng kê chi tiết, người viết hóa đơn phải điền đầy đủ thông tin vào cột: Số thứ tự; Tên hàng hóa, dịch vụ; Đơn vị tính; Số lượng; Đơn giá; và Thành tiền.
Trong phần này, người viết hóa đơn cần lưu ý rằng:
- Nếu hàng hóa, dịch vụ được quy định mã thì bắt buộc phải ghi cả mã số vào.
- Các hàng hóa, dịch vụ cần phải đăng ký quyền sử dụng, quyền sở hữu thì người viết cần phải ghi các loại số hiệu, ký hiệu đặc trưng  dùng khi đăng lý pháp luật vào hóa đơn đỏ.
- Trường hợp là hóa đơn điều chỉnh thì phải ghi rõ điều chỉnh sai sót gì, tăng hay giảm, ký hiệu, ngày/tháng/năm.
Sau khi đã hoàn tất, nếu bảng kê vẫn còn thừa dòng thì gạch chéo toàn bộ phần còn trống đó, bắt đầu từ trái qua phải.

3.5. Viết đúng phần tổng cộng

Để đảm bảo tính chính xác cho tính đơn đỏ, người viết cần phải hết sức lưu ý, đảm bảo tính chuẩn xác cho phần tổng cộng tại các tiêu thức:
- Cộng tiền hàng.
- Thuế suất GTGT.
- Tổng cộng tiền thanh toán: Là tổng cộng của hai tiêu thức “Cộng tiền hàng” và “thuế suất GTGT”.
- Số tiền viết bằng chữ: Viết lại số liệu tại dòng “Tổng cộng tiền thanh toán” bằng chữ.

3.6. Bắt buộc ký tên trên hóa đơn đỏ

Việc ký tên tại hóa đơn đỏ là bắt buộc. Do đó, hai bên bán mua phải hoàn tất các tiêu thức sau:
- Người mua hàng: Ai trực tiếp thực hiện giao dịch thì người đó sẽ ký. Nếu trường hợp khách hàng không tới mua trực tiếp thì bên bán phải ghi rõ bán hàng qua điện thoại, qua mạng hay qua fax.
- Người bán hàng: Người lập hóa đơn đỏ sẽ là người trực tiếp ký.
- Thủ trưởng đơn vị: Giám đốc của đơn vị phải trực tiếp ký sống, đóng dấu, ghi đầy đủ họ tên. Trường hợp ủy quyền cho người khác ký thì cũng phải thực hiện đầy đủ yêu cầu trên.
Như vậy, bài viết này đã hướng dẫn bạn cách viết hóa đơn đỏ chuẩn xác nhất hiện nay.
Mọi thắc mắc hay muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/