Nắm vững các quy định về xuất hóa đơn đầu ra là một trong những yêu cầu cơ bản đối với nhân viên kế toán. Hóa đơn đầy đủ thông tin, hợp lệ, hợp pháp sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế được nhiều sai phạm không đáng có. Dưới đây là một số quy định quan trọng về nội dung, thời điểm, thứ tự,... khi xuất hóa đơn đầu ra.

Những quy định quan trọng khi xuất hóa đơn đầu ra.

1. Quy định về nội dung hóa đơn đầu ra

Theo quy định tại Điều 16, Thông tư 39/2014/TT-BTC và Điều 3, Thông tư 39/2014/TT-BTC, người bán phải lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ sử dụng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu hoặc hàng hóa, dịch vụ để cho, biếu tặng, trả thay lương cho người lao động.
Khi lập hóa đơn, kế toán lưu ý nội dung trên hóa đơn cần đảm bảo:

• Phản ánh đúng nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
• Không tẩy xóa, sửa chữa để thay đổi nội dung.
• Sử dụng cùng một loại màu mực không phai, không sử dụng mực đỏ.
• Chữ và số trên hóa đơn phải liên tục, không ngắt quãng, không viết đè lên nhau, gạch chéo phần còn trống (nếu có).
• Trường hợp hóa đơn tự in, đặt in được lập bằng máy tính nếu có phần còn trống thì không cần gạch chéo.

Lưu ý: Trường hợp bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ dưới 200.000 đồng thì không phải lập hóa đơn (trừ khi người mua yêu cầu) mà lập bảng kê bán lẻ. Sau đó, cuối ngày người bán lập một hóa đơn GTGT/hóa đơn bán hàng ghi số tiền bán hàng hóa, dịch vụ trong ngày.
Quy định về nội dung, cách lập một số tiêu thức trên hóa đơn đầu ra như sau:

1.1. Tiêu thức “Tên, địa chỉ, mã số thuế”

Tên, địa chỉ, mã số thuế của cả người mua và người bán:

• Cần ghi đúng tiêu thức “Mã số thuế” của hai bên.
• Tên và địa chỉ của người bán, người mua phải đầy đủ hoặc nếu quá dài có thể viết tắt một số từ thông dụng theo quy định, nhưng phải đảm bảo xác định đúng người bán, người mua.
• Nếu tổ chức bán hàng có đơn vị trực thuộc có mã số thuế trực tiếp bán hàng thì ghi tên, địa chỉ, mã số thuế của đơn vị trực thuộc.

1.2. Tiêu thức “Số thứ tự, tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá. thành tiền”

Đối với các tiêu thức này, kế toán ghi theo thứ tự tên hàng hóa dịch vụ bán ra, gạch chéo phần còn trống (nếu có):

• Nếu người bán quy định mã hàng hóa, dịch vụ để quản lý thì kế toán cần ghi cả mã hàng hóa, tên hàng hóa.
• Các loại hàng được quy định phải đăng ký quyền sử dụng, quyền sở hữu thì khi lập hóa đơn cần ghi các loại số hiệu, ký hiệu đăng trưng của hàng hóa, dịch vụ nếu pháp luật có yêu cầu.
• Hóa đơn tự tin được lập bằng máy tính tiền nếu có phần bỏ trống không cần gạch chéo.

Một số nội dung cần lưu ý khi xuất hóa đơn đầu ra.

1.3. Mục chữ ký, đóng dấu

Trường hợp bên bán, thủ trưởng đơn vị không ký thì cần ủy quyền cho người khác ký vào bên bán, ghi rõ họ tên và đóng dấu.
Đối với bên mua: Mua hàng qua điện thoại, qua mạng Internet,... thì người mua không nhất thiết phải ký,...
>> Có thể bạn quan tâm: Bộ chứng từ hóa đơn đầu vào gồm những gì?

1.4. Đồng tiền ghi trên hóa đơn

Đồng tiền quy định ghi trên hóa đơn là đồng Việt Nam. Nếu người bán thu về ngoại tệ thì theo quy định, tổng số tiền thanh toán sẽ được ghi bằng nguyên tệ, phần chữ ghi bằng tiếng Việt.

2. Quy định về liên hóa đơn

Theo quy định tại Điểm c, Khoản 1, Điều 4, Thông tư 39/2014/TT-BTC, liên của hóa đơn là các tờ trong cùng một số hóa đơn. Mỗi số hóa đơn phải có ít nhất 2 liên và tối đa không quá 9 liên. Trong đó:

• Liên 1: Lưu
• Liên 2: Giao cho người mua.
• Liên 3 trở đi: Được đặt tên theo công dụng cụ thể mà người tạo hóa đơn quy định. Nếu là hóa đơn do cơ quan thuế cấp lẻ thì liên 3 sẽ là liên lưu tại cơ quan thuế.

Mỗi số hóa đơn phải có ít nhất 2 liên.

Nội dung giữa các liên của cùng một số hóa đơn phải đảm bảo thống nhất với nhau. Nếu có sự sai lệch nội dung giữa các liên của một số hóa đơn sẽ bị liệt kê vào sử dụng hóa đơn bất hợp pháp theo Điều 23 của Thông tư 39/2014/TT-BTC.

3. Quy định về xuất hóa đơn đầu ra theo thứ tự liên tục từ nhỏ đến lớn

Căn cứ theo Điểm d, Khoản 1, Điều 16, Thông tư 39/2014/TT-BTC, hóa đơn phải được lập theo số thứ tự liên tục từ nhỏ đến lớn, hóa đơn phải được viết từ số nhỏ tới số lớn, theo trình tự từ quyển nhỏ tới quyển lớn, ngoại trừ trường hợp doanh nghiệp có nhiều đơn vị, cửa hàng, chi nhánh trực thuộc sử dụng chung một mẫu hóa đơn.
Đối với doanh nghiệp có nhiều đơn vị trực thuộc trực tiếp bán hàng hoặc nhiều cơ sở nhận ủy nhiệm sử dụng chung một hình thức hóa đơn thì cần phải có sổ theo dõi, phân bố số lượng hóa đơn cho từng đơn vị trực thuộc, từng cơ sở trực thuộc. Các đơn vị, cơ sở này cần sử dụng hóa đơn theo thứ tự từ nhỏ đến lớn trong phạm vi số hóa đơn được phân bổ.
>> Có thể bạn quan tâm: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.

4. Thời điểm lập hóa đơn

Căn cứ theo Khoản 2, Điều 16, Thông tư 39/2014/TT-BTC, thời điểm xuất hóa đơn GTGT như sau:

• Ngày lập hóa đơn đối với hoạt động bán hàng hóa: Thời điểm chuyển giao quyền sở hữu/quyền sử dụng, không phân biệt đã thu tiền hay chưa.
• Ngày lập hóa đơn đối với hoạt động cung ứng dịch vụ là ngày hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu tiền hay chưa.
• Ngày lập hóa đơn đối với hoạt động cung cấp điện, nước, dịch vụ viễn thông, truyền hình: Chậm nhất không quá 7 ngày tính từ ngày ghi chỉ số điện, nước tiêu thụ hoặc kết thúc kỳ quy ước cung cấp dịch vụ viễn thông, truyền hình.
• Ngày lập hóa đơn đối với hoạt động xây dựng, lắp đặt: Thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục/khối lượng công trình xây dựng, lắp đặt đã hoàn thành, không phân biệt đã thu tiền hay chưa.
• Hoạt động bán xăng dầu tại các cửa hàng bán lẻ: Thời điểm lập hóa đơn được thực hiện định kỳ theo hợp đồng giữa hai bên kèm theo bảng kê hoặc chứng từ khác có xác nhận, chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng phát sinh hoạt động mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
• Ngày lập hóa đơn đối với hoạt động xuất khẩu: Là ngày xác nhận hoàn tất thủ tục hải quan trên tờ khai hải quan (Theo Khoản 7, Điều 3, Thông tư 119/2014/TT-BTC).

Thời điểm xuất hóa đơn đầu ra.

Trên đây là 4 quy định về xuất hóa đơn đầu ra mà kế toán cần nắm vững. Khi thực hiện xuất hóa đơn, kế toán cần tuân thủ theo các quy định về nội dung, liên hóa đơn, thứ tự lập hóa đơn, thời điểm xuất hóa đơn,... để đảm bảo hóa đơn hợp lệ, hợp pháp.
Ngoài ra, mọi thắc mắc về cách xuất hóa đơn điện tử cho ngành xây dựng cũng như muốn tư vấn thêm về phần mềm hóa đơn điện tử, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/
• Fanpage: Hóa đơn điện tử Einvoice.