Nắm vững các nguyên tắc xuất hóa đơn đầu ra là điều quan trọng đối với kế toán nhằm hạn chế các sai phạm không đáng có cho doanh nghiệp. Việc lập sai hóa đơn có thể khiến doanh nghiệp vướng phải các rắc rối về mặt pháp lý. Vì vậy, trước khi thực hiện các nghiệp vụ xuất hóa đơn, kế toán cần nắm được các quy định hiện hành về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

3 nguyên tắc xuất hóa đơn đầu ra kế toán cần lưu ý.

1. 3 Nguyên tắc xuất hóa đơn đầu ra

Các nguyên tắc xuất hóa đơn đầu ra được quy định cụ thể tại Thông tư 39/2014/TT-BTC, Thông tư 119/2014/TT-BTC và Thông tư 26/2015/TT-BTC.

Nguyên tắc 1: Nội dung hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ

Theo quy định, các tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh chỉ được lập và giao cho người mua hàng hóa dịch vụ các loại hóa đơn theo hướng dẫn lại Thông tư trên. Người bán lưu ý phải lập hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng với mục đích biếu tặng, quảng cáo, hãng mẫu, hàng hóa/dịch vụ sử dụng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động.
Nội dung trên hóa đơn đầu ra phải đảm bảo:

• Phản ánh đúng nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
• Không tẩy xóa, sửa chữa trên hóa đơn.
• Sử dụng cùng một loại màu mực, sử dụng mực không phai, không sử dụng mực đỏ.
• Chữ và số phải được viết liên tục, không ngắt quãng, không viết đè lên phần chữ in sẵn.
• Gạch chéo phần còn trống. Nếu hóa đơn tự in hoặc đặt in được lập bằng máy tính thì không phải gạch chéo phần trống.
• Trường hợp người mua không lấy hóa đơn, kế toán cần ghi chú rõ ràng “người mua không lấy hóa đơn”.

Nguyên tắc 2: Nội dung giữa các liên của hóa đơn phải trùng khớp

Đối với các hóa đơn được lập một lần thành nhiều liên, một nguyên tắc xuất hóa đơn đầu ra quan trọng là nội dung trên hóa đơn phải được thống nhất giữa các liên có cùng một số. Riêng đối với hóa đơn thu cước dịch vụ viễn thông, hóa đơn tiền điện nước, thu phí ngân hàng, vé vận tải hành khách, các loại tem - vé - thẻ,... khi lập hóa đơn được phép thay thế liên 1 bằng bảng kê chi tiết các hóa đơn thực tế đã lập.

Các liên của hóa đơn phải có nội dung trùng khớp.

Nguyên tắc 3: Hóa đơn được lập theo số thứ tự liên tục từ nhỏ đến lớn

Trường hợp tổ chức kinh doanh có nhiều đơn vị trực thuộc, nhiều cơ sở nhận ủy nhiệm và cùng sử dụng hình thức hóa đơn đặt in, có cùng ký hiệu theo phương thức phân chia cho từng cơ sở trong hệ thống thì phải phân bổ số lượng hóa đơn cho từng cơ sở. Các cơ sở trong hệ thống phải sử dụng hóa đơn theo thứ tự từ nhỏ đến lớn trong phạm vi hóa đơn được phân bổ.
Nếu tổ chức kinh doanh có nhiều cơ sở bán hàng hoặc nhiều cơ sở được ủy nhiệm và cùng sử dụng một loại hóa đơn tự in hoặc hóa đơn điện tử có cùng ký hiệu theo phương thức truy xuất ngẫu nhiên từ 1 máy chủ thì tổ chức kinh doanh phải có quyết định phương án cụ thể về việc truy xuất ngẫu nhiên của các cơ sở bán hàng và đơn vị được ủy nhiệm. Trong đó, thứ tự của hóa đơn được được tính từ nhỏ đến lớn đối với hóa đơn truy xuất toàn hệ thống của tổ chức kinh doanh.

2. Thời điểm xuất hóa đơn đầu ra

Căn cứ theo Khoản 2, Điều 16, Thông tư 39/TT-BTC, thời điểm xuất hóa đơn GTGT được quy định cụ thể như sau:

Thời điểm xuất hóa đơn khi bán hàng hóa

Thời điểm xuất hóa đơn GTGT được xác định là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu/sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu tiền hay chưa.

Thời điểm xuất hóa đơn khi cung ứng dịch vụ

Thời điểm lập hóa đơn là ngày hoàn thành việc cung ứng dịch vụ, bất kể đã thu tiền hay chưa. Nếu doanh nghiệp cung ứng dịch vụ thu tiền trước hoặc trong khi cung ứng dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là ngày thu tiền.

Kế toán cần lưu ý thời điểm xuất hóa đơn đầu ra với từng trường hợp cụ thể.

Thời điểm xuất hóa đơn cung cấp điện, nước sinh hoạt, dịch vụ viễn thông, dịch vụ truyền hình

Thời điểm lập hóa đơn chậm nhất không quá 7 ngày kể từ ngày ghi chỉ số điện, nước tiêu thụ trên đồng hồ hoặc ngày kết thúc kỳ quy ước đối với việc cung cấp dịch vụ viễn thông, truyền hình.

Thời điểm xuất hóa đơn xây dựng, xây lắp

Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình hoặc hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa.
>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử.

Thời điểm xuất hóa đơn xăng dầu

Trường hợp bán xăng dầu tại các cửa hàng bán lẻ cho người mua là các tổ chức, cá nhân kinh doanh, cung cấp dịch vụ ngân hàng, chứng khoán, thời điểm lập hóa đơn được thực hiện định kỳ theo hợp đồng giữa hai bên, kèm theo bảng kê hoặc chứng từ khác có xác nhận của hai bên, chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng phát sinh hoạt động cung cấp xăng dầu.

Thời điểm xuất hóa đơn hàng xuất khẩu

Theo quy định, đối với hàng xuất khẩu, doanh nghiệp cần sử dụng hóa đơn thương mại. Thời điểm xuất hóa đơn được xác định như thời điểm bán hàng hóa ở bên trên.
Trên đây là một số các nguyên tắc xuất hóa đơn đầu ra. Kế toán cần nắm vững các quy định về nội dung thể hiện trên hóa đơn, giữa các liên của hóa đơn, thứ tự xuất hóa đơn và thời điểm xuất hóa đơn để tránh gặp phải các sai phạm về hóa đơn.
Ngoài ra, mọi thắc mắc về cách viết hóa đơn giá trị gia tăng hay muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, bạn vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Trụ sở chính: Số 15 Đặng Thùy Trâm - Cầu Giấy - Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 - 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/
• Fanpage: Hóa đơn điện tử Einvoice.