Quản lý hóa đơn, chứng từ cho một nhà hàng đã là điều không đơn giản, quản lý hóa đơn cho một chuỗi nhà hàng thì khó khăn còn nhân lên gấp nhiều lần. “Liều thuốc” giải phóng các nhà hàng và chuỗi nhà hàng khỏi tình trạng “ngập” hóa đơn chính là phần mềm hóa đơn điện tử.

1. Tình trạng bất cập khi sử dụng hóa đơn giấy tại các nhà hàng

Tại các nhà hàng, mỗi ngày có đến hàng trăm khách hàng ghé thăm ăn uống, sử dụng dịch vụ. Với phương thức truyền thống, dữ liệu thông tin khách hàng cần lưu trữ, xử lý lớn khiến nhà hàng gặp nhiều khó khăn, tốn nhiều thời gian, công sức trong việc lập và quản lý hóa đơn. Bên cạnh đó, khi khách hàng muốn lấy hóa đơn thường sẽ phải mất thời gian chờ đợi, thậm chí vài ngày và có khi phải đi lại nhiều lần để lấy hay chỉnh sửa lại thông tin bị sai sót trên hóa đơn. Với trải nghiệm không mấy dễ chịu này, đây cũng là một trong những nguyên nhân khiến dịch vụ của nhà hàng mất điểm trong mắt khách hàng.
Đối với một chuỗi nhà hàng, ngoài việc quản lý tình hình kinh doanh của từng cơ sở kinh doanh, doanh nghiệp hoặc người chủ còn phải quan tâm đến tình hình của toàn chuỗi và được phản ánh trực tiếp trên các số liệu hóa đơn. Việc sử dụng hóa đơn giấy khiến cho công tác tổng hợp, thống kê báo cáo tốn nhiều thời gian và dễ xảy ra sai sót.

Sử dụng hóa đơn giấy nhà hàng và chuỗi nhà hàng gặp nhiều khó khăn.

2. Lợi ích mà hóa đơn điện tử mang lại cho các nhà hàng

Từ khi hóa đơn điện tử bắt đầu được đưa vào áp dụng thực tế, số lượng các doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử không ngừng tăng qua các năm, không chỉ bởi Chính phủ khuyến khích hay bắt buộc mà còn bởi những tiện ích thiết thực dễ nhìn thấy mà hóa đơn điện tử đem lại cho doanh nghiệp.
Đối với các nhà hàng và chuỗi nhà hàng cũng vậy, sử dụng hóa đơn điện tử đem đến nhiều lợi ích từ việc tiết kiệm chi phí cho đến việc thuận tiện trong quản lý doanh thu và tăng chất lượng dịch vụ cho khách hàng.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.

2.1. Tiết kiệm chi phí in ấn và bảo quản hóa đơn

Chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử, các doanh nghiệp kinh doanh lĩnh vực nhà hàng tiết kiệm được tối đa chi phí in ấn và bảo quản hóa đơn. Với số lượng hàng trăm hóa đơn mỗi ngày của một địa điểm kinh doanh, khoản chi phí tiết kiệm được của các nhà hàng và chuỗi nhà hàng cũng khá đáng kể, đem lại hiệu quả tức thì ngay khi áp dụng hóa đơn điện tử.

Sử dụng hóa đơn điện tử giúp nhà hàng tiết kiệm chi phí.

2.2. Quy trình tạo lập hóa đơn điện tử nhanh chóng, an toàn và bảo mật

Sử dụng hóa đơn điện tử, chuỗi nhà hàng có thể rút ngắn thời gian tạo lập hóa đơn. Mọi thông tin của khách hàng được bảo mật và việc truy cập dữ liệu được phân quyền rõ ràng. Trường hợp nhà hàng xảy ra sự cố ngoài ý muốn như thất lạc, cháy hỏng sổ sách thì dữ liệu vẫn đã đang được lưu trữ trên phần mềm hóa đơn điện tử, đảm bảo các công việc có liên quan về hóa đơn của nhà hàng không bị gián đoạn.

2.3. Thuận lợi cho công tác quản lý chuỗi nhà hàng

Công tác quản lý hóa đơn được tiến hành một cách thuận lợi qua phần mềm hóa đơn điện tử. Thay vì phải xử lý thủ công với hàng tá loại giấy tờ, sổ sách như trước đây, phần mềm có thể tự động chuyển dữ liệu hóa đơn của mỗi chi nhánh, cửa hàng về văn phòng trung tâm kiểm tra đối soát để quản lý tổng thể hoạt động của toàn chuỗi. Tình hình tài chính cũng theo đó mà được kiểm soát chặt chẽ, chính xác với số liệu rõ ràng theo thời gian thực. Điều này đặc biệt quan trọng khi doanh nghiệp phải quản lý một hay nhiều chuỗi nhà hàng.
Bên cạnh đó, chuỗi nhà hàng nếu sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực sẽ không cần lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn bởi mọi thông tin đều được Tổng cục Thuế lưu trữ qua hệ thống điện tử.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

Hóa đơn điện tử mang đến nhiều lợi ích cho chuỗi nhà hàng.

2.4. Tăng trải nghiệm của khách hàng với hóa đơn điện tử

Với hóa đơn điện tử, thời gian chờ đợi lấy hóa đơn của khách hàng cũng được giảm xuống.
Phần mềm hóa đơn điện tử giúp lưu trữ thông tin khách hàng một cách hệ thống. Thay vì phải yêu cầu khách hàng cung cấp lại toàn bộ thông tin mỗi lần xuất hóa đơn như trước đây, thì nay, chỉ cần vài click, nhân viên của nhà hàng đã có đầy đủ thông tin từ những lần sử dụng dịch vụ trước của khách để tạo lập hóa đơn. Với những khách hàng ở xa hay không lấy hóa đơn trực tiếp tại nhà hàng, khách hàng cũng không phải đi lại để lấy hóa đơn mà có thể nhận hóa đơn qua email, SMS và chủ động tra cứu online hóa đơn của mình. Đây là tiện ích mà hóa đơn giấy trước đây không thể đem lại.
Với xu hướng tất yếu trong thời kỳ công nghệ số cùng những lợi ích mà hóa đơn điện tử đem lại thì không có lý do nào mà các chủ doanh nghiệp các chuỗi nhà hàng lại trì hoãn sử dụng hóa đơn điện tử.
>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử đóng vai trò thế nào trong chuyển đổi số hệ thống kế toán.

3. Hóa đơn điện tử E – Invoice – Giải pháp tối ưu cho chuỗi nhà hàng

Hóa đơn điện tử E-Invoice với nhiều tính năng tiện ích sẽ giúp các chủ nhà hàng “thổi bay” những bất cập và vướng mắc đã từng gặp phải với phương thức hóa đơn truyền thống.
Phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice được Cơ quan Thuế thẩm định và đang được triển khai tại nhiều chuỗi nhà hàng lớn như 20 chuỗi nhà hàng với hàng trăm cửa hàng của nhiều thương hiệu như SUMO BBQ, GOGI, KichiKichi, iSushi, Daruma … thuộc tập đoàn Golden Gate, chuỗi gần 200 cửa hàng KFC trên toàn quốc, chuỗi nhà hàng Thế giới Hải sản, Lotteria, Warp & Roll, Pizza Ngon…

Hóa đơn điện tử E – Invoice tối ưu giúp chuỗi nhà hàng quản lý dễ dàng, tiết kiệm chi phí.

Với kinh nghiệm trên 15 năm triển khai phần mềm khai hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp, Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn cung cấp cho các doanh nghiệp khối nhà hàng phần mềm hóa đơn điện tử E – Invoice với nhiều tiện ích như:

• Thống kê doanh thu của từng cửa hàng, chi nhánh trong hệ thống, thống kê doanh thu theo thực đơn (từng món ăn) và thống kê doanh thu theo khách hàng.
• Dễ dàng kiểm soát và quản lý số liệu doanh thu của từng chi nhánh; nắm bắt được doanh thu của từng món ăn cũng như từng khách hàng từ đó phân loại khách hàng một cách dễ dàng.
• Khách hàng có thể thuận tiện lấy hóa đơn tại cửa hàng đã ăn hoặc có thể tới cửa hàng gần nơi mình nhất trong chuỗi nhà hàng đó.  Ví dụ trong chuỗi nhà hàng của Golden Gate thì khách hàng ăn ở SUMO Hà Nội nhưng muốn lấy hóa đơn ở SUMO Hải Phòng, GoGi Hạ Long đều có thể lấy được hóa đơn.
• Tích hợp với phần mềm bán hàng POS để khi từ phần mềm bán hàng POS có thể nhấn in hóa đơn sẽ gọi đến phần mềm E-Invoice giảm thao tác cho thu ngân.
• Phân cấp quyền sử dụng: Thu ngân được quyền xuất hóa đơn, quản lý có quyền xử lý hóa đơn, lấy báo cáo để gửi về văn phòng.

Hóa đơn điện tử E-Invoice đang từng ngày từng giờ có tác động tích cực tới hoạt động của các nhà hàng và chuỗi nhà hàng. Không quá khi nói, giờ đây hoá đơn điện tử đã trở thành xu hướng, công cụ cấp thiết trong kinh doanh nhà hàng.
Mọi thông tin chi tiết về phần mềm hóa đơn điện tử, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ cá nhân vui lòng xin hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Trụ sở chính: Số 15 Đặng Thùy Trâm - Cầu Giấy - Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 - 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/