Theo Công văn 3078/CT-NVT ngày 15/5/2026 của Cục Thuế, từ ngày 15/5/2026, chức năng xác thực sinh trắc học được triển khai đối với thủ tục đăng ký mới hoặc thay đổi thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT. Quy định áp dụng với doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh khi thay đổi thông tin người đại diện hoặc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, nhằm tăng cường xác thực và bảo mật dữ liệu với cơ quan thuế.

Mục lục: 1. Xác thực sinh trắc học mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT là gì và những ai bắt buộc phải thực hiện? 2. Hướng dẫn xác thực sinh trắc học khi đăng ký hoặc thay đổi thông tin sử dụng HĐĐT trên eTax Mobile 3. Thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử dùng mẫu nào? 4. Lưu ý quan trọng để tránh hồ sơ hóa đơn điện tử bị từ chối khi xác thực sinh trắc học

1. Xác thực sinh trắc học mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT là gì và những ai bắt buộc phải thực hiện?

Xác thực sinh trắc học là bước xác minh danh tính của người có trách nhiệm pháp lý khi thực hiện thủ tục đăng ký mới hoặc thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử thông qua ứng dụng eTax Mobile.

Theo kế hoạch triển khai của Cục Thuế, từ ngày 15/5/2026, sau khi gửi tờ khai mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT đến cơ quan thuế, người nộp thuế sẽ không chỉ hoàn tất ở bước nộp hồ sơ như trước đây mà còn phải thực hiện thêm bước xác thực sinh trắc học trên hệ thống. Đây là yêu cầu mới nhằm đảm bảo hồ sơ được xác nhận chính xác bởi đúng chủ thể có thẩm quyền pháp lý.

Việc bổ sung xác thực sinh trắc học giúp nâng cao độ chính xác trong định danh, tăng cường bảo mật, hạn chế gian lận và đảm bảo tính minh bạch trong quá trình đăng ký hoặc thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử.

Theo thông báo từ cơ quan thuế, các đối tượng bắt buộc phải thực hiện xác thực sinh trắc học gồm:

• Chủ doanh nghiệp.
• Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.
• Chủ hộ kinh doanh

Như vậy, thủ tục này không thể hoàn toàn ủy quyền cho kế toán hoặc bộ phận hành chính nếu người có trách nhiệm pháp lý chưa trực tiếp hoàn tất bước xác thực trên eTax Mobile. Việc chủ động chuẩn bị từ sớm sẽ giúp doanh nghiệp, hộ kinh doanh tránh nguy cơ hồ sơ bị gián đoạn hoặc từ chối khi đăng ký, thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử.

2. Hướng dẫn xác thực sinh trắc học khi đăng ký hoặc thay đổi thông tin sử dụng HĐĐT trên eTax Mobile

Để hoàn tất thủ tục đăng ký mới hoặc thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử theo mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT, người nộp thuế cần thực hiện xác thực sinh trắc học trên ứng dụng eTax Mobile theo quy trình mới. Dưới đây là các bước cơ bản cần thực hiện:

Bước 1: Đăng nhập ứng dụng eTax Mobile

Trường hợp 1: Người đại diện doanh nghiệp, tổ chức hoặc chủ hộ kinh doanh đăng nhập vào ứng dụng eTax Mobile bằng tài khoản định danh điện tử VNeID mức 2.

Thao tác thực hiện: 

• Chọn “Đăng nhập bằng tài khoản Định danh điện tử”:

• Chọn Loại tài khoản: Cá nhân.
• Nhấn Xác nhận.
• Đồng ý chia sẻ thông tin để hoàn tất đăng nhập vào hệ thống Thuế điện tử:

Việc sử dụng tài khoản VNeID mức 2 giúp hệ thống xác minh chính xác danh tính của người đại diện theo pháp luật hoặc chủ thể có trách nhiệm pháp lý trước khi thực hiện các thủ tục liên quan đến hóa đơn điện tử.

Sau khi lựa chọn đăng nhập bằng tài khoản định danh điện tử VNeID mức 2, người dùng tiếp tục thực hiện các bước sau:

• Tích chọn mục: “Tôi đã đọc và hiểu rõ nội dung mục đích; quyền, nghĩa vụ của chủ thể dữ liệu và đồng ý với các nội dung này”:

• Nhấn Xác nhận chia sẻ.
• Hệ thống sẽ chuyển sang màn hình yêu cầu nhập passcode.
• Nhập passcode để xác minh tài khoản:

Sau khi hoàn tất, hệ thống eTax Mobile sẽ hiển thị giao diện chức năng chính và bổ sung thêm mục Hóa đơn điện tử.

Trường hợp 2: Đại diện tổ chức đăng nhập bằng mã số thuế và mật khẩu do cơ quan thuế cấp

Ngoài hình thức đăng nhập bằng VNeID mức 2, người đại diện tổ chức cũng có thể đăng nhập eTax Mobile bằng mã số thuế và mật khẩu do cơ quan thuế cấp nếu đã có căn cước công dân.

Lưu ý: Hình thức này áp dụng đối với người nộp thuế đã được cập nhật CCCD trên hệ thống.

Các bước thực hiện:

• Nhập mã số thuế 12 số là số CCCD (thay cho MST 10 số trước đây).
• Nhập mật khẩu do cơ quan thuế cấp.
• Nhấn “Đăng nhập”:

Sau khi đăng nhập thành công, hệ thống sẽ hiển thị màn hình chức năng chính và bổ sung thêm mục Hóa đơn điện tử để người dùng tiếp tục thực hiện thủ tục xác thực.

Bước 2: Kiểm tra tờ khai chờ xác thực

Sau khi hoàn tất đăng nhập, người nộp thuế truy cập chức năng “Tờ khai chờ xác thực” để kiểm tra hồ sơ đăng ký hoặc thay đổi thông tin hóa đơn điện tử đang chờ xác minh.

Hệ thống sẽ hiển thị tờ khai chờ xác thực đối với các trường hợp:

• Đại diện tổ chức kê khai trực tiếp trên eTax Mobile hoặc cổng thủ tục hành chính.
• Đại diện hộ kinh doanh kê khai trực tiếp trên eTax Mobile hoặc cổng thủ tục hành chính.
• Đại diện tổ chức kê khai thông qua hệ thống TVAN:

Tình trạng xử lý hồ sơ:

• Nếu hồ sơ còn thời hạn xác thực: Hệ thống hiển thị nút Sinh trắc học/Xác thực OTP cùng nút Hủy.
• Nếu hồ sơ quá hạn xác thực: Quá 1 ngày làm việc kể từ thời điểm người nộp thuế nhận email thông báo, hệ thống sẽ:

• Gửi email thông báo quá hạn đến địa chỉ email đăng ký trên mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT.
• Đồng thời cập nhật trạng thái quá hạn trên hệ thống hóa đơn điện tử.

Lưu ý: Người nộp thuế cần theo dõi email thường xuyên và hoàn tất xác thực đúng thời hạn để tránh hồ sơ bị gián đoạn, từ chối hoặc phải thực hiện lại từ đầu. Việc xử lý kịp thời sẽ giúp doanh nghiệp, tổ chức và hộ kinh doanh duy trì liên tục hoạt động đăng ký, thay đổi thông tin hóa đơn điện tử theo quy định mới.

Bước 3: Thực hiện xác thực sinh trắc học

Sau khi truy cập tờ khai chờ xác thực, người đại diện theo pháp luật hoặc chủ thể có trách nhiệm pháp lý tiến hành xác thực sinh trắc học theo hướng dẫn trên hệ thống.

Các bước thực hiện gồm:

• Nhấn nút “Sinh trắc học”.
• Hệ thống hiển thị màn hình “Xác nhận xác thực ảnh khuôn mặt”.
• Tích chọn mục: “Tôi đã đọc và hiểu rõ nội dung mục đích, quyền và nghĩa vụ của chủ thể dữ liệu, đồng ý với các nội dung này”.
• Nhấn Xác nhận chia sẻ:

• Nhập passcode:

Sau khi hoàn tất, hệ thống sẽ thông báo chia sẻ thông tin thành công và chuyển sang bước xác thực khuôn mặt.

Tiến hành quét khuôn mặt

Người dùng thực hiện xác thực khuôn mặt theo hướng dẫn trực tiếp trên ứng dụng eTax Mobile. Hệ thống sẽ đối chiếu dữ liệu sinh trắc học với thông tin từ Bộ Công an:

Kết quả xác thực:

Trường hợp thông tin không khớp với dữ liệu Bộ Công an:

• Hệ thống hiển thị thông báo “Xác thực sinh trắc học không thành công”.
• Cung cấp nút “Xác thực lại” để người dùng thực hiện lại quy trình.

Trường hợp thông tin khớp thành công:

• Hệ thống hiển thị thông báo “Xác thực sinh trắc học thành công”.
• Xuất hiện nút “Gửi tờ khai”:

Bước 4: Gửi tờ khai đến hệ thống hóa đơn điện tử

Sau khi xác thực thành công, người nộp thuế:

• Nhấn nút “Gửi tờ khai”:

Hệ thống sẽ:

• Hiển thị thông báo Gửi tờ khai thành công.
• Tự động chuyển mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT đến hệ thống hóa đơn điện tử của cơ quan thuế để xử lý

Lưu ý: Người dùng cần thực hiện đầy đủ toàn bộ quy trình từ xác thực khuôn mặt đến gửi hồ sơ để tờ khai được ghi nhận hợp lệ. Nếu chỉ hoàn tất bước sinh trắc học nhưng chưa gửi tờ khai, hồ sơ vẫn chưa hoàn tất và có thể bị gián đoạn xử lý. Việc thực hiện đúng quy trình sẽ giúp doanh nghiệp, tổ chức và hộ kinh doanh đảm bảo thủ tục đăng ký hoặc thay đổi thông tin hóa đơn điện tử diễn ra nhanh chóng, an toàn và đúng quy định.

3. Thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử dùng mẫu nào?

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP), khi doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh thay đổi thông tin đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, người nộp thuế phải gửi lại cơ quan thuế Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT.

Một số trường hợp chính:

• Nếu thay đổi thông tin người đại diện pháp luật, chủ hộ kinh doanh hoặc chủ sở hữu: phải thực hiện lại thủ tục theo quy trình có xác thực sinh trắc học.
• Nếu thay đổi các thông tin khác: xác thực qua OTP/email theo hướng dẫn từ hệ thống thuế.

Hồ sơ được nộp qua:

• Cổng thông tin điện tử của Cục Thuế.
• Hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.

Như vậy, khi có thay đổi thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, người nộp thuế cần chủ động cập nhật và gửi lại Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT để đảm bảo hồ sơ hợp lệ, tránh gián đoạn trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử.

4. Lưu ý quan trọng để tránh hồ sơ hóa đơn điện tử bị từ chối khi xác thực sinh trắc học

Xác thực sinh trắc học là bước bắt buộc đối với các trường hợp thuộc diện áp dụng khi đăng ký mới hoặc thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử. Hồ sơ chỉ được xem là hoàn tất khi người nộp thuế vừa gửi tờ khai mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT, vừa hoàn thành xác thực trên eTax Mobile.

Người nộp thuế cần đặc biệt lưu ý thời hạn xác thực. Nếu quá 01 ngày làm việc kể từ khi nhận thông báo mà chưa hoàn tất sinh trắc học hoặc OTP, hồ sơ có thể bị từ chối và phải thực hiện lại từ đầu.

Trong thực tế, dù kế toán hoặc đơn vị hỗ trợ có thể chuẩn bị hồ sơ, nhưng chủ doanh nghiệp, người đại diện pháp luật hoặc chủ hộ kinh doanh vẫn phải trực tiếp thực hiện bước xác thực. Vì vậy, doanh nghiệp nên chủ động phối hợp nội bộ từ sớm để tránh chậm trễ.

Doanh nghiệp nên chuẩn bị ngay:

• Kiểm tra tài khoản eTax Mobile.
• Đảm bảo người đại diện pháp lý có thể đăng nhập và xác thực.
• Phối hợp trước giữa kế toán và người chịu trách nhiệm pháp lý.
• Theo dõi cập nhật mới từ Cục Thuế.

Việc chủ động chuẩn bị từ sớm sẽ giúp doanh nghiệp, tổ chức và hộ kinh doanh hạn chế rủi ro hồ sơ bị gián đoạn, tiết kiệm thời gian xử lý và đảm bảo các thủ tục hóa đơn điện tử được thực hiện thuận lợi khi quy định mới chính thức áp dụng. 

Theo nội dung thông báo, Thái Sơn sẽ tiếp tục cập nhật kịp thời tới Quý Đối tác/Khách hàng các thông tin và kế hoạch triển khai chính thức từ Cục Thuế trong thời gian tới. Doanh nghiệp và hộ kinh doanh nên thường xuyên theo dõi các hướng dẫn mới để chủ động thích ứng, đảm bảo quá trình sử dụng hóa đơn điện tử và thực hiện hồ sơ thuế điện tử luôn thông suốt, đúng quy định.

Dương Thúy