Làm kế toán, hàng ngày phải đối mặt với những con số, những khoản thu chi lên tới hàng tỷ đồng và những tập chứng từ, hóa đơn dày cộp cần giải quyết sẽ không thể nào tránh khỏi những sai sót không đáng có. Đặc biệt, sai sót khi lập hóa đơn cho khách hàng luôn là nỗi lo thường trực không chỉ của bộ phận kế toán mà còn là nỗi lo chung của tất cả các doanh nghiệp.

 1. Cập nhật mới nhất về những quy định xử lí hóa đơn lập sai 

Hướng dẫn xử lý hóa đơn lập sai.

Nếu như trước đây, Bộ Tài chính quy định hết sức nghiêm ngặt về cách thức xử lý hóa đơn lập sai, thì hiện nay, Thông tư 26/2015/TT-BTC ban hành ngày 27/02/2015 đã có những thay đổi lớn trong việc điều chỉnh sai sót của hoá đơn giúp giảm thiểu công việc cho bộ phận kế toán rất nhiều.
Theo như quy định tại Thông tư 39/2014/TT-BTC , Điều 20 quy định về xử lý đối với hóa đơn đã lập như sau:
“Điều 20. Xử lý đối với hóa đơn đã lập

• Trường hợp lập hóa đơn chưa giao cho người mua, nếu phát hiện hóa đơn lập sai, người bán gạch chéo các liên và lưu giữ số hóa đơn lập sai.
• Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn đã lập và giao cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế nếu phát hiện sai phải hủy bỏ, người bán và người mua lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn đã lập sai. Biên bản thu hồi hóa đơn phải thể hiện được lý do thu hồi hóa đơn. Người bán gạch chéo các liên, lưu giữ số hóa đơn lập sai và lập lại hóa đơn mới theo quy định.
• Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập biên bản hoặc có thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót. Hóa đơn ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng…, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn số…, ký hiệu…. Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh, người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào. Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).
• Hướng dẫn xử lý đối với hóa đơn đã lập trong một số trường hợp cụ thể thực hiện theo Phụ lục 4 ban hành kèm theo Thông tư này.”

 Ảnh minh họa.

Căn cứ theo quy định trên thì tùy từng trường hợp, từng tình trạng của hóa đơn, bộ phận kế toán sẽ đưa ra phương án xử lý tương ứng theo quy định tại từng khoản của Điều 20. Riêng với hóa đơn đã kê khai thuế mà có sai sót thì bắt buộc phải lập hóa đơn điều chỉnh.
>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử.
Tuy nhiên, trên thực tế, nhiều khi những sai sót trên hóa đơn chỉ rất nhỏ như sai tên, địa chỉ của người mua mà không hề ảnh hưởng đến giá trị hàng hóa hay tiền thuế GTGT phải nộp. Trong trường hợp này nếu bộ phận kế toán phải lập hẳn một hóa đơn điều chỉnh để chỉnh sửa thông tin sai sót đó thì khi kiểm tra, đối chiếu các hóa đơn lại với nhau sẽ phức tạp hơn rất nhiều.
Bên cạnh đó, cục thuế ở các tỉnh thành, địa phương lại có những quy định, công văn hướng dẫn khác nhau về việc xử lý đối với hóa đơn đã lập khi có sai sót về tên, địa chỉ, mã số thuế . Đơn cử như trường hợp của Cục thuế Thành phố Hồ Chí Minh và Cục thuế Thành phố Hà Nội:

Ảnh minh họa. 

Công văn 4099/CT - TTHT ngày 02/06/2014 của Cục thuế Thành phố Hồ Chí Minh hướng dẫn xử lý hóa đơn đã lập nếu có sai sót về tên, địa chỉ như sau:
“Công ty và khách hàng lập biên bản điều chỉnh nội dung đã ghi sai, đồng thời Công ty lập hóa đơn điều chỉnh, trên hóa đơn ghi rõ nội dung đã ghi sai; nội dung điều chỉnh; số hóa đơn, ký hiệu, ngày tháng năm của hóa đơn đã lập cần điều chỉnh; hóa đơn điều chỉnh này bên bán kê khai trên bảng kê đầu ra, bên mua kê khai trên bảng kê đầu vào trên phần mềm hỗ trợ kê khai thuế HTKK của kỳ lập hóa đơn điều chỉnh (không điều chỉnh về doanh thu và tiền thuế GTGT nên, các chỉ tiêu này trên các bảng kê ghi bằng không (0).”
Công văn 48838/CT - HTr ngày 23/09/2014 của Cục thuế Thành phố Hà Nội hướng dẫn việc xử lý đối với hóa đơn đã lập sai tên đơn vị, địa chỉ như sau:
“Người bán và người mua lập biên bản ghi nhận sự việc, trong biên bản ghi rõ sai sót, đồng thời ký và ghi rõ họ tên của người đại diện theo pháp luật (hoặc người được ủy quyền), đóng dấu (nếu có) trên biên bản. Người bán và người mua được sử dụng hoá đơn đã lập kèm theo biên bản về sai sót mã số thuế trên hoá đơn để làm chứng từ kế toán và kê khai thuế. Người bán và người mua phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của việc điều chỉnh sai sót về mã số thuế của người mua trên hoá đơn.”
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử, Tra cứu hóa đơn điện tử.
Với những quy định khác biệt như vậy, các doanh nghiệp dưới sự quản lý của các Cục thuế khác nhau sẽ khó có thể thống nhất được phương án xử lý khi hóa đơn giao dịch giữa hai bên có sự sai sót. Các doanh nghiệp khi áp dụng các phương thức xử lý cũng khó có thể xác định được là doanh nghiệp mình đã xử lý đúng hay chưa?
Nhận thấy rõ bất cập khi không thống nhất được cách thức xử lý hóa đơn lập sai, Bộ Tài chính đã ban hành Thông tư 26/2015/TT - BTC để kịp thời tháo gỡ vấn đề này. Việc xử lý hóa đơn ghi sai tên, địa chỉ nhưng ghi đúng mã số thuế của người mua, được quy định rõ ràng trong Thông tư 26/2015/TT-BTC tại Điều 3, Khoản 7 Sửa đổi, bổ sung Điều 16 Thông tư 39/2014/TT-BTC như sau:
“b) Sửa đổi, bổ sung điểm b Khoản 2 Điều 16 như sau:
Trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng ghi đúng mã số thuế người mua thì các bên lập biên bản điều chỉnh và không phải lập hóa đơn điều chỉnh. Các trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót khác thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 20 Thông tư số 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính.”
Như vậy, theo như quy định mới của Bộ Tài chính những hóa đơn ghi sai tên, địa chỉ người mua nhưng ghi đúng mã số thuế người mua thì không cần phải lập hóa đơn điều chỉnh mà chỉ cần lập biên bản điều chỉnh ghi nhận sự việc, trong biên bản ghi rõ sai sót, đồng thời ký và ghi rõ họ tên của người đại diện theo pháp luật. Người bán và người mua được sử dụng hoá đơn đã lập kèm theo biên bản về sai sót trên hoá đơn để làm chứng từ kế toán và kê khai thuế.
Trường hợp hóa đơn có sai sót về mã số thuế hay tiền hàng, tiền thuế thì doanh nghiệp vẫn phải lập hóa đơn điều chỉnh để chỉnh sửa sai sót theo quy định tại Điều 20 Thông tư 39/2014/TT-BTC.
Quý khách hàng đang gặp khó khăn hoặc có những thắc mắc liên quan đến hóa đơn và sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử có thể liên hệ với E-invoice tại địa chỉ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Trụ sở chính: Số 15 Đặng Thùy Trâm - Cầu Giấy - Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 - 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/
• Fanpage: Hóa đơn điện tử Einvoice.