Lưu ý về hóa đơn điện tử doanh nghiệp không thể bỏ qua

20/02/2019 09:28

Nghị định 119/2018/NĐ-CP được xem là đòn bẩy thúc đẩy các doanh nghiệp chuyển từ hình thức hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử. Dưới đây là một số nội dung cần lưu ý về hóa đơn điện tử:

>>> Hóa đơn điện tử xuất kèm bảng kê – Hợp lệ hay không?

>>> Danh sách doanh nghiệp rủi ro về thuế được thông báo hàng tháng

>>> Quy định về cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo từng lần phát sinh năm 2019

Điều kiện để các doanh nghiệp được sử dụng hóa đơn điện tử

Để có thể khởi tạo và sử dụng hóa đơn điện tử, người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cần đảm bảo một số điều kiện được quy định rõ tại Khoản 2 Điều 4 Thông tư 32/2011/TT-BTC như sau:

  1. Đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế hoặc có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
  2. Có địa điểm, thiết bị truyền tin, mạng thông tin, các đường truyền tải thông tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử.
  3. Có đội ngũ nhân viên có khả năng và trình độ đạt yêu cầu để thực hiện khởi tạo, lập, sử dụng hóa đơn theo quy định.
  4. Đã đăng ký và sở hữu chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.
  5. Có phần mềm bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hóa đơn điện tử được đồng bộ hóa vào cơ sở dữ liệu kế toán ngay tại thời điểm lập hóa đơn.
  6. Có quy trình lưu trữ, sao lưu và khôi phục dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm:
  • Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu.
  • Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sứ cố, đảm bảo sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin (như USB, đĩa nhớ, ổ cứng) hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.

Lưu ý về hóa đơn điện tử doanh nghiệp không thể bỏ qua

Doanh nghiệp cần đáp ứng một số điều kiện để được phép sử dụng hóa đơn điện tử

Trong đó, 5 nội dung đầu tiên là điều kiện bắt buộc nên doanh nghiệp cần lưu ý về hóa đơn điện tử để thực hiện đúng theo quy định. Trường hợp gặp vướng mắc ở bất kì điều kiện nào, doanh nghiệp có thể tham vấn từ các đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử hoặc hợp tác trực tiếp với các đơn vị đó.

Lưu ý về hóa đơn điện tử đối với các doanh nghiệp kinh doanh hàng hóa, dịch vụ

Những lưu ý về hóa đơn điện tử áo dụng trong kinh doanh hàng hóa, dịch vụ được quy định tại Điều 12 Nghị định 119/2018/NĐ-CP, cụ thể như sau:

  • Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. 
  • Doanh nghiệp kinh doanh ở các lĩnh vực: điện lực; xăng dầu; bưu chính viễn thông; vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy; nước sạch; tài chính tín dụng; bảo hiểm; y tế; kinh doanh thương mại điện tử; kinh doanh siêu thị; thương mại và các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã hoặc sẽ thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, xây dựng hạ tầng công nghệ thông tin, có hệ thống phần mềm kế toán, phần mềm lập hóa đơn điện tử đáp ứng lập, tra cứu hóa đơn điện tử, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử theo quy định và đảm bảo việc truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đến người mua và đến cơ quan thuế thì được sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế (trừ trường hợp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).
  • Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác thuộc trường hợp rủi ro cao về thuế thì sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

Lưu ý về hóa đơn điện tử doanh nghiệp không thể bỏ qua

Nghị định 119 quy định cách áp dụng HĐĐT trong kinh doanh hàng hóa, dịch vụ

  •  Hộ, cá nhân kinh doanh thực hiện sổ sách kế toán, sử dụng thường xuyên từ 10 lao động trở lên và có doanh thu năm trước liền kề từ 03 tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, công nghiệp, xây dựng hoặc có doanh thu năm trước liền kề từ 10 tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế. Hộ, cá nhân kinh doanh không thuộc diện bắt buộc nhưng có thực hiện sổ sách kế toán, có yêu cầu thì cũng được áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định.
  • Hộ, cá nhân kinh doanh trong lĩnh vực nhà hàng, khách sạn, bán lẻ thuốc tân dược, bán lẻ hàng tiêu dùng, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng tại một số địa bàn có   thuận lợi thì triển khai thí điểm hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế từ năm 2018. Trên cơ sở kết quả triển khai thí điểm sẽ triển khai trên toàn quốc.
  • Hộ, cá nhân kinh doanh không đáp ứng điều kiện phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế nhưng cần có hóa đơn để giao cho khách hàng hoặc trường hợp doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác được cơ quan thuế chấp nhận cấp hóa đơn điện tử để giao cho khách hàng thì được cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo từng lần phát sinh và phải khai, nộp thuế trước khi cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh

Bên cạnh những nội dung trên, Nghị định 119/2018/NĐ-CP còn cung cấp các thông tin cần lưu ý về hóa đơn điện tử quan trọng khác như nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử, các loại hóa đơn điện tử, nội dung bắt buộc và thời điểm lập hóa đơn điện tử… Quý doanh nghiệp có thể tra cứu chi tiết nội dung Nghị định 119/2018/NĐ-CP tại đây

Để được hỗ trợ và giải đáp những vướng mắc khi triển khai hóa đơn điện tử một cách tốt nhất, doanh nghiệp nên hợp tác với đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử uy tín.

Giới thiệu nhà cung cấp hóa đơn điện tử chuyên nghiệp, tin cậy

Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn tự hào là nhà phát hành phần mềm hóa đơn được Tổng cục Thuế thẩm định và chứng nhận từ năm 2011 đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ cần thiết liên quan. Với chất lượng và tính năng ưu việt, phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice của Thái Sơn đã và đang được nhiều doanh nghiệp lớn như Honda Việt Nam, hệ thống rạp chiếu phim CJ CGV, KFC Việt Nam, chuỗi nhà hàng Golden Gate, …tin tưởng và sử dụng.

Lưu ý về hóa đơn điện tử doanh nghiệp không thể bỏ qua

Hóa đơn điện tử E-Invoice được nhiều doanh nghiệp hàng đầu tin tưởng sử dụng

Bên cạnh đó, đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm của Thái Sơn luôn sẵn sàng giải đáp những nội dung đáng lưu ý về hóa đơn điện tử và trực tiếp giúp đỡ doanh nghiệp giải quyết các vướng mắc khi triển khai hóa đơn điện tử.

Nếu cần tư vấn thêm về hóa đơn điện tử, Quý khách hàng vui lòng liên hệ:

Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn

Địa chỉ: Số 11 Đặng Thùy Trâm – Hoàng Quốc Việt – Cầu Giấy – Hà Nội
Hotline: 19004767 hoặc 19004768
Tel: 024.3754.5222
Website: https://einvoice.vn
Fanpage: Hóa đơn điện tử E-Invoice

>>> Hướng dẫn chi tiết cách tra cứu hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp mới sử dụng

>>> Doanh nghiệp có được phép sử dụng hóa đơn điện tử để kê khai thuế?