Nghị định 119/2018/NĐ-CP được xem là bước tiến quan trọng thúc đẩy các doanh nghiệp trong nước tiến hành thay thế hình thức hóa đơn giấy bằng hóa đơn điện tử. Bên cạnh quy định về các đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ, Nghị định cũng quy định rõ các trường hợp hóa đơn điện tử hợp pháp và không hợp pháp.

1. Hóa đơn điện tử hợp pháp

Từ ngày 1/11/2018, Nghị định 119/2018/NĐ-CP đã chính thức có hiệu lực thi hành. Theo đó, tất cả các doanh nghiệp đều bắt buộc chuyển sang hình thức hóa đơn điện tử trước ngày 1/11/2020.
Ngoài các nội dung quan trọng như hạn chuyển đổi sang hình thức hóa đơn điện tử, quy định ngành nghề áp dụng hóa đơn điện tử, Nghị định 119 còn nêu rõ những điều kiện để hóa đơn điện tử hợp pháp, cụ thể như sau:

1.1. Hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử từ trước với cơ quan thuế để đảm bảo nguyên tắc

• Có thể nhận biết được hóa đơn in từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
• Không bắt buộc có chữ ký số.
• Khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn (hoặc sao chụp hóa đơn hay tra thông tin từ Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế về hóa đơn) được khởi tạo từ máy tính tiền được xác định là có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế.

 Hóa đơn điện tử để hợp pháp cần đảm bảo các yêu cầu.

1.2. Hóa đơn điện tử có nội dung phù hợp với quy định

• Tên, ký hiệu, ký hiệu mẫu số và số hóa đơn.
• Tên, địa chỉ và mã số thuế của bên bán.
• Tên, địa chỉ và mã số thuế của bên mua (nếu bên mua có mã số thuế).
• Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa và dịch vụ, thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng trong trường hợp là hóa đơn giá trị gia tăng.
• Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán.
• Chữ ký số, chữ ký điện tử của người mua (nếu có).

1.3. Thời điểm lập hóa đơn điện tử.

• Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
• Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước và nội dung khác liên quan (nếu có).

1.4. Thời điểm lập hóa đơn điện tử:

• Đối với bán hàng hóa: là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu hay chưa thu tiền.
• Đối với cung cấp dịch vụ: là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ hoặc thời điểm lập hóa đơn cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu hay chưa thu tiền.
• Đối với trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ: lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa - dịch vụ được giao tương ứng.

1.5. Hóa đơn đảm bảo định dạng theo chuẩn của bộ Tài chính.

1.6. Hóa đơn đảm bảo tính toàn vẹn của thông tin.

2. Hóa đơn điện tử không hợp pháp

Doanh nghiệp có thể xác định hóa đơn điện tử không hợp pháp dựa vào việc hóa đơn đó không đáp ứng những quy định về hóa đơn hợp pháp ở trên, hoặc hóa đơn thuộc những trường hợp sử dụng trái phép được quy định tại Khoản 9, Khoản 10 Điều 3 Nghị định 119/2018/NĐ-CP, cụ thể là:

• Sử dụng hóa đơn điện tử khi không đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế; gửi hóa đơn điện tử cho người mua khi chưa có mã của cơ quan thuế đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế; gửi hóa đơn điện tử không mã của cơ quan thuế cho người mua sau khi có thông báo ngừng sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.
• Lập khống hóa đơn điện tử; dùng hóa đơn điện tử của hàng hóa, dịch vụ này để chứng minh cho hàng hóa, dịch vụ khác; lập hóa đơn điện tử phản ánh giá trị thanh toán thấp hơn thực tế phát sinh; dùng hóa đơn điện tử quay vòng khi vận chuyển hàng hóa trong khâu lưu thông.

3. Tra cứu tính hợp pháp của hóa đơn điện tử

Ngoài cách so sánh với các quy định về hóa đơn điện tử hợp pháp và không hợp pháp, doanh nghiệp cũng có thể truy cập website tra cứu hóa đơn của cơ quan Thuế Tracuuhoadon.gdt.gov.vn để xác định tính hợp pháp của hóa đơn điện tử.

Có thể dễ dàng tra cứu tính hợp pháp của hóa đơn điện tử qua Internet

Dữ liệu của trang web được tập hợp từ các báo cáo, thông báo của các đơn vị phát hành hóa đơn theo quy định. Tuy nhiên, doanh nghiệp chỉ có thể tra cứu các hóa đơn đã được phát hành từ 2 ngày trở lên.
Sau khi điền đầy đủ thông tin cần tra cứu, nếu kết quả trả về có đầy đủ thông tin người bán hàng hóa dịch vụ và thông tin hóa đơn thì hóa đơn đó là hợp pháp. Nếu kết quả trả về chỉ có thông tin ở mục “Thông tin người bán hàng hóa, dịch vụ” thì hóa đơn không hợp pháp.

4. Phần mềm hóa đơn điện tử của đơn vị nào đáng tin cậy cho doanh nghiệp?

Để tránh những vấn đề phát sinh về tính pháp lý của hóa đơn điện tử, doanh nghiệp nên sử dụng các phần mềm hóa đơn điện tử do các công ty cung cấp uy tín phát hành.
Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn được công nhận là một trong những nhà cung cấp tiên phong triển khai phần mềm hóa đơn điện tử nhằm hô trợ quản lý cho doanh nghiệp. Với những tính năng nổi trội và ưu việt, phần mềm hóa đơn điện tử của Thái Sơn, E - Invoice đã và đang được rất nhiều tập đoàn, doanh nghiệp hàng đầu như Honda, Samsung, KFC, CGV, Unicharm, Grab, Viettinbank…. tin tưởng sử dụng.
Để tìm hiểu thêm về tính năng sản phẩm và hỗ trợ triển khai phần mềm, vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 - Đặng Thùy Trâm – Hoàng Quốc Việt – Cầu Giấy – Hà Nội
• Hotline: 19004767 hoặc 19004768
• Tel: 024.3754.5222
• Website: Einvoice.vn