Hóa đơn hàng mẫu là một loại hóa đơn đặc biệt, được sử dụng khi doanh nghiệp cung cấp hàng hóa mẫu cho khách hàng nhằm mục đích giới thiệu, quảng bá sản phẩm. Việc lập và sử dụng hóa đơn hàng mẫu cần tuân thủ các quy định của pháp luật để đảm bảo tính hợp lệ và tránh các rủi ro pháp lý.

1. Đặc điểm của hóa đơn hàng mẫu

Hàng mẫu được hiểu là sản phẩm được sử dụng làm mẫu để sản xuất, chế biến, gia công hoặc mua bán hoặc hàng hóa được nhập khẩu để làm mô hình nghiên cứu sản xuất, kinh doanh hoặc chế biến. Nắm rõ đặc điểm của hóa đơn hàng mẫu giúp kế toán lập hóa đơn đúng quy định và quản lý hóa đơn hiệu quả.

1.1. Đặc điểm chung của hóa đơn hàng mẫu

Việc lập hóa đơn cho hàng mẫu cần tuân thủ các nguyên tắc chung về hóa đơn, chứng từ giống như các hóa đơn mua bán khác, cụ thể:

- Hóa đơn được thể hiện dưới hình thức hóa đơn điện tử, trừ trường hợp được sử dụng hóa đơn giấy theo quy định.

- Hóa đơn do người cung cấp hàng mẫu lập và gửi cho người mua (hoặc người nhận).

- Có đầy đủ các nội dung bắt buộc của hóa đơn, được lưu trữ trên hệ thống đảm bảo an toàn, bảo mật và có thể truy cập được theo quy định của pháp luật.

- Tổ chức, cá nhân phải quản lý và sử dụng hóa đơn theo đúng quy định của pháp luật. 

- Mọi hành vi vi phạm quy định về hóa đơn đối với hóa đơn hàng mẫu đều bị xử lý theo quy định của pháp luật.

1.2. Đặc thù riêng của hóa đơn hàng mẫu

Bên cạnh các nguyên tắc chung cần tuân thủ thì hóa đơn hàng mẫu có các đặc thù riêng như sau:

- Giá trị hóa đơn: Hàng mẫu thường được cung cấp không thu tiền, do đó giá trị ghi trên hóa đơn thường là 0 đồng hoặc một giá trị tượng trưng rất nhỏ.

- Mục đích sử dụng: Hóa đơn ghi rõ mục đích sử dụng là "hàng mẫu", "hàng biếu tặng không thu tiền" 

- Thông tin người mua/nhận: Nếu người nhận hàng mẫu là tổ chức, cần ghi đầy đủ thông tin tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có). Nếu là cá nhân, cần ghi rõ tên và địa chỉ.

- Loại hóa đơn: Doanh nghiệp có thể sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) hoặc hóa đơn bán hàng tùy thuộc vào đối tượng nhận hàng mẫu và mục đích sử dụng.

- Đa phần không phải là hóa đơn GTGT: Hàng mẫu thường không chịu thuế GTGT. Doanh nghiệp cần có hồ sơ, chứng từ chứng minh mục đích sử dụng hàng mẫu.

1.3. Nội dung hóa đơn hàng mẫu

Mục đích chính của hàng mẫu là để khách hàng đánh giá, trải nghiệm sản phẩm hoặc dùng làm mẫu trong quá trình sản xuất nhằm đảm bảo chất lượng đầu ra cho sản phẩm. Tuy nhiên, hóa đơn hàng mẫu vẫn phải có đầy đủ các nội dung quy định của một hóa đơn, chứng từ điển hình.

Nội dung của hóa đơn hàng mẫu gồm:

- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán (doanh nghiệp).

- Tên, địa chỉ của người mua/nhận (khách hàng).

- Tên hàng hàng mẫu.

- Đơn vị tính, số lượng, đơn giá (thường là 0 đồng).

- Trên hóa đơn cần ghi chú rõ ràng: "Hàng mẫu không thanh toán".

- Ký tên, đóng dấu của người bán, người mua (nếu có)

Tùy từng trường hợp cụ thể và thỏa thuận giữa các bên mà nội dung hóa đơn có thể thêm các nội dung khác. Các nội dung được thêm có thể là nội dung làm rõ yếu tố hàng mẫu.

2. Lưu ý gì khi lập hóa đơn hàng mẫu cần?

Lập hóa đơn hàng mẫu có vẻ đơn giản, nhưng lại ẩn chứa những điểm cần lưu ý. Để đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật và tránh sai sót gây thiệt hại cho doanh nghiệp hoặc người mua, người nhận thì khi lập hóa đơn hàng mẫu cần lưu ý:

(1) Ghi rõ mục đích của hóa đơn

- Trên hóa đơn, cần ghi rõ "Hàng mẫu không thanh toán" hoặc "Hàng tặng khuyến mãi", theo đó giúp dễ dàng phân biệt với hóa đơn bán hàng thông thường khi hạch toán và kê khai thuế.

(2) Kiểm tra tính hợp lệ

- Đảm bảo hóa đơn hàng mẫu được lập đúng theo quy định của pháp luật. Tránh các sai sót có thể dẫn đến tranh chấp hoặc xử phạt.

(3) Lập hóa đơn hàng mẫu dưới dạng hóa đơn điện tử

- Hóa đơn hàng mẫu được lập dưới dạng hóa đơn điện tử chỉ khi doanh nghiệp bán/cung cấp không sử dụng hóa đơn điện tử mới có thể lập hóa đơn giấy theo quy định.

(4) Tuân thủ quy định về thuế

- Trường hợp hàng mẫu thuộc hàng hóa phải chịu thuế GTGT cần tuân thủ các quy định về thuế. Nếu hàng mẫu có giá trị lớn, có thể phát sinh thuế thu nhập doanh nghiệp.

(5) Lưu trữ hóa đơn an toàn, đúng thời gian quy định

- Doanh nghiệp cần lưu trữ đầy đủ hóa đơn, chứng từ liên quan đến hàng mẫu và theo thời gian quy định của luật kế toán.

3. Khi nào không cần xuất hóa đơn hàng mẫu?

Việc xuất hóa đơn hàng mẫu có ý nghĩa quan trọng không chỉ đảm bảo tính minh bạch trong quản lý tài chính, mua bán hàng hóa mà công giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro pháp lý liên quan đến thuế và kế toán. Ngoài ra, việc xuất hóa đơn hàng mẫu cũng thể hiện sự chuyên nghiệp giúp doanh nghiệp tạo dựng uy tín với khách hàng và đối tác.

Tuy nhiên, trong một vài trường hợp kế toán không cần phải xuất hóa đơn hàng mẫu. Ví dụ:

- Hàng mẫu dùng thử: Hàng mẫu dùng thử, không có ý định bán có thể không cần lập hóa đơn.

- Hàng mẫu tặng kèm sản phẩm: Hàng mẫu tặng kèm khi mua sản phẩm, dùng kích thích mua hàng, giá trị hàng dùng mẫu thường được tính vào giá của sản phẩm chính bán cho khách hàng.  

Trên đây là một vài thông tin về hóa đơn hàng mẫu mà kế toán cần lưu ý. Hóa đơn hàng mẫu tuy có đặc thù riêng về giá trị và mục đích sử dụng, nhưng vẫn phải tuân thủ các nguyên tắc chung về hóa đơn.

Để áp dụng một cách chính xác và hiệu quả, tránh những sai sót có thể xảy ra liên quan đến hóa đơn, chứng từ kế toán cần thường xuyên cập nhật các quy định mới nhất của cơ quan thuế. 

Thu Hương