Do chưa nắm vững các quy định pháp luật về chuyển đổi hóa đơn điện tử nên nhiều doanh nghiệp còn hoang mang, lúng túng, chậm trễ tiến hành chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử. Song thực tế, việc chuyển đổi hóa đơn điện tử không chỉ đơn giản, dễ dàng mà còn giúp gia tăng rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp.

Doanh nghiệp bắt buộc áp dụng HĐĐT từ ngày 01/07/2022.

1. Nhiều doanh nghiệp địa phương lúng túng trong chuyển đổi HĐĐT

Mới đây, ngày 19/10/2020, Chính Phủ đã cho ban hành Nghị định số 123/2020/NĐ-CP nhằm quy định về hóa đơn, chứng từ. Trong đó, Nghị định có nội dung quy định sẽ chuyển đổi thời hạn bắt buộc các đơn vị kinh doanh phải áp dụng chuyển đổi hóa đơn điện tử, từ ngày 01/11/2020 sang ngày 01/07/2022.
Dù thời hạn cuối cùng bắt buộc các doanh nghiệp phải áp dụng hóa đơn điện tử (từ ngày 01/07/2022) đã được làm rõ nhưng vẫn còn nhiều vấn đề, thắc mắc khác tồn tại. Thực trạng này đã vàng đang khiến các tổ chức, doanh nghiệp còn chần chừ, lúng túng khi chuyển đổi hóa đơn điện tử.
Cụ thể, nhiều đơn vị kinh doanh thắc mắc rằng khi chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử rồi thì hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in chưa sử dụng hết của doanh nghiệp sẽ xử lý như thế nào? Liệu có được phép sử dụng song song hóa đơn điện tử với hóa đơn giấy không?
Hay như nhiều doanh nghiệp còn phân vân không biết chuyển đổi hóa đơn điện tử cần phải đáp ứng những điều kiện cơ sở vật chất như thế nào, tiến hành các thủ tục ra sao.
Thực tế, tất cả những lúng túng trên đều xuất phát từ việc các tổ chức, doanh nghiệp chưa thật sự nắm vững các quy định về hóa đơn điện tử cũng như là các lợi ích mà hóa đơn điện tử mang lại.

2. Doanh nghiệp cần nắm vững quy định pháp luật hiện hành khi sử dụng HĐĐT

Một số quy định doanh nghiệp cần nắm vững khi chuyển đổi HĐĐT.

Để chuyển đổi cũng như sử dụng hóa đơn điện tử một cách đơn giản, dễ dàng, các đơn vị kinh doanh cần phải nắm vững được những quy định liên quan tới vấn đề này. Cụ thể là nắm vững một số văn bản pháp luật có liên quan sau:
- Nghị định số 123/2020/NĐ-CP. Đây là Nghị định về hóa đơn, chứng từ, do Chính Phủ ban hành ngày 19/20/2020. Với Nghị định này, người dùng sẽ cập nhật được thời hạn cuối cùng bắt buộc phải hoàn thành chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử.
- Nghị định số 119/2018/NĐ-CP. Đây là Nghị định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, do Chính Phủ ban hành ngày 12/9/2018. Nội dung Nghị định này sẽ phản ánh rõ các quy định về sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ; nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan quản lý thuế các cấp và các cơ quan, tổ chức có liên quan đến việc quản lý, sử dụng HĐĐT; quyền, nghĩa vụ và trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong việc quản lý, sử dụng HĐĐT.
- Thông tư số 68/2019/TT-BTC. Đây là Thông tư hướng dẫn chi tiết một số nội dung về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định tại Nghị định số 119/2018/NĐ-CP. Cụ thể bao gồm: nội dung hóa đơn điện tử, thời điểm lập hóa đơn điện tử, định dạng hóa đơn điện tử, áp dụng hóa đơn điện tử, cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử, quản lý sử dụng hóa đơn điện tử, xây dựng quản lý cơ sở dữ liệu hóa đơn điện tử và tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.
- Nghị định số 125/2020/NĐ-CP. Đây là Nghị định quy định xử phạt vi phạm hành chính về thuế và hóa đơn, được Chính Phủ ban hành ngày 19/10/2020 và chính thức có hiệu lực từ 05/12/2020. Chi tiết hơn, Nghị định này quy định về sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ; nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan quản lý thuế các cấp và các cơ quan, tổ chức có liên quan đến việc quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử; quyền, nghĩa vụ và trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong việc quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử.
Khi đã nắm vững các quy định pháp luật về hóa đơn bên trên, việc chuyển đổi và sử dụng hóa đơn điện tử sẽ trở nên đơn giản, dễ dàng hơn bao giờ hết.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.

3. Vì sao các doanh nghiệp nên chuyển đổi HĐĐT càng sớm càng tốt?

Trong Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, mới ban hành gần đây nhất, Chính Phủ đã chủ trương: “Khuyến khích cơ quan, tổ chức, cá nhân đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin áp dụng quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử của Nghị định này trước ngày 01 tháng 7 năm 2022.”

Chính phủ khuyến khích DN chuyển đổi HĐĐT càng sớm càng tốt.

Thực tế, việc sớm chuyển đổi hóa đơn điện tử trước thời hạn 01/07/2022 không chỉ là việc làm tuân thủ đúng chủ chương của Chính Phủ, mà đây còn là cách giúp tiết kiệm chi phí và gia tăng nhiều lợi ích kinh doanh cho các doanh nghiệp.
Bởi, nhiều nghiên cứu đã chỉ ra rằng, giải pháp hóa đơn điện tử giống như chiếc chìa khóa vàng, giúp các doanh nghiệp tiết kiệm tới 80% chi phí cho mỗi hóa đơn; giảm thiểu đến 90% các tranh chấp liên quan hóa đơn; đồng thời mở ra nhiều cơ hội cho doanh nghiệp nâng cao vị thế cạnh tranh, nhất là trong giai đoạn chuyển đổi số như hiện nay.
Ngoài ra, trong quá trình hoạt động, phương thức hóa đơn điện tử sẽ giúp các  doanh nghiệp giảm tải được nhiều thủ tục và chi phí không cần thiết: in ấn, vận chuyển hóa đơn, kho lưu trữ hóa đơn,... Các nỗi lo về nguy cơ thất lạc, mất, cháy, hỏng hóa đơn sẽ hoàn toàn được xóa bỏ. Bởi, tất cả các dữ liệu hóa đơn điện tử sau khi xuất sẽ được lưu trữ đồng bộ trên hệ thống hóa đơn số của doanh nghiệp, đồng thời sao chép ra các vật mang tin theo đúng quy định của pháp luật.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn điện tử.
Do đó, việc nhanh chóng hoàn thành chuyển đổi sang hóa đơn điện tử chính là quyết định sáng suốt, đúng đắn và cần thiết của tất cả đơn vị kinh doanh
Nếu bạn và doanh nghiệp còn phân vân chưa biết lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử nào uy tín, chuyên nghiệp thì có thể tham khảo ngay phần mềm E-invoice của nhà cung cấp HĐĐT ThaisonSoft.
Với 18 năm kinh nghiệm phát triển và triển khai phần mềm hóa đơn điện tử cho nhiều doanh nghiệp lớn (FDI), ThaisonSoft hiện là một trong những nhà cung cấp HĐĐT hàng đầu được Cục thuế TP hà Nội lựa chọn; phần mềm E-invoice hiện đã phục vụ trên 100.000 doanh nghiệp và được phổ biến nhất trong khối doanh nghiệp FDI với các thương hiệu hàng đầu: Aeon Mall, SamSung, CocaCola, Golden Gate, CGV,…
Mọi thắc mắc hay muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm - Cầu Giấy - Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 - 1900 4768
• Tel: 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/
• Fanpage: Hóa đơn điện tử Einvoice.