Việc áp dụng đồng bộ hóa đơn điện tử giữa doanh nghiệp và cơ quan thuế sẽ giúp ngành thuế xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu toàn diện, giúp cơ quan thuế thuận lợi hơn trong công tác quản lý và thanh tra, kiểm tra, hoàn thuế, phân tích rủi ro.

1. Trách nhiệm xây dựng cơ sở dữ liệu của cơ quan chức năng

Ngoài mục đích tạo ra hành lang pháp lý giúp doanh nghiệp, hộ kinh doanh, tổ chức kinh tế… có thể áp dụng hóa đơn điện tử thay thế cho hóa đơn giấy trong thực tiễn, Nghị định 119/2018/NĐ-CP còn hướng tới một mục tiêu quan trọng khác là xây dựng cơ sở dữ liệu. Nghị định 119 quy định rõ tại Khoản 1 - Khoản 2 Điều 25 về trách nhiệm của cơ quan chức năng trong việc xây dựng cơ sở dữ liệu.
Cụ thể, Tổng cục Thuế có trách nhiệm tổ chức xây dựng, quản lý và phát triển cơ sở dữ liệu,  hạ tầng kỹ thuật của hệ thống thông tin về hóa đơn, tổ chức thực hiện nhiệm vụ thu thập, xử lý thông tin, quản lý cơ sở dữ liệu hóa đơn và bảo đảm duy trì, vận hành, bảo mật, đảm bảo an toàn, an ninh hệ thống thông tin về hóa đơn.

Tổng cục Thuế có trách nhiệm xây dựng cơ sở dữ liệu về hóa đơn. 

Cơ sở dữ liệu hóa đơn điện tử cần phải đáp ứng khung cơ sở dữ liệu, các tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về công nghệ thông tin, chuyên ngành và phải được lưu trữ tại Việt Nam.
Việc xây dựng, quản lý, khai thác sử dụng, cập nhật cơ sở dữ liệu về hóa đơn phải đảm bảo tính chính xác, khoa học, khách quan, kịp thời. Tổng cục Thuế phải phối hợp với cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan để trao đổi thông tin, kết nối mạng trực tuyến.
Bên cạnh đó, khi xây dựng được cơ sở dữ liệu thì Tổng cục Thuế phải có trách nhiệm xây dựng quy trình nghiệp vụ ,kiểm soát để vận hành, duy trì, kế hoạch bảo trì và cập nhập nội dung cho cơ sở dữ liệu, sao lưu dữ liệu phòng trước hợp sự cố.

2. Trách nhiệm chia sẻ, kết nối thông tin, dữ liệu

Nghị định 119 cũng quy định các tổ chức, đơn vị: Cục quản lý thị trường, Tổng cục quản lý đất đai, Tổng cục quản lý tài nguyên khoáng sản, cơ quan công an, giao thông, y tế và các cơ quan khác có liên quan kết nối chia sẻ thông tin, dữ liệu liên quan cần thiết trong lĩnh vực quản lý của đơn vị với Tổng cục Thuế để xây dựng cơ sở dữ liệu hóa đơn điện tử.
Bên cạnh đó, các doanh nghiệp, tổ chức sản xuất kinh doanh ở các lĩnh vực: điện lực, xăng dầu, bưu chính viễn thông; vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy; nước sạch; tài chính tín dụng, bảo hiểm, y tế; kinh doanh thương mại điện tử; kinh doanh siêu thị, thương mại sử dụng hóa đơn điện tử trong bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ thì có trách nhiệm cung cấp dữ liệu hóa đơn điện tử được sử dụng trong quá trình buôn bán.

Doanh nghiệp và các cơ quan có trách nhiệm chia sẻ thông tin, kết nối dữ liệu. 

Tổ chức tín dụng, ngân hàng thương mại, tổ chức có khả năng thanh toán định kỳ cần cung cấp dữ liệu điện tử về giao dịch thanh toán qua các tài khoản của các tổ chức, cá nhân cho cơ quan thuế theo định dạng dữ liệu chuẩn của Tổng cục Thuế.
>> Tham khảo: Quy định áp dụng hóa đơn điện tử trong xuất nhập khẩu.

3. Doanh nghiệp nên sớm áp dụng hóa đơn điện tử

Khi dữ liệu về hóa đơn điện tử được đồng bộ giữa doanh nghiệp và cơ quan thuế, thông tin của doanh nghiệp sẽ được kết nối chặt chẽ với cơ quan thuế quản lý. Điều này mang lại lợi ích song song cho cả doanh nghiệp và cơ quan thuế. Cơ quan thuế có thể đánh giá chính xác hơn về tình hình sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp, nhận định nguy cơ và các doanh nghiệp thuộc diện rủi ro về thuế, khắc phục tình trạng làm giả hóa đơn, sử dụng hóa đơn điện tử. Từ đó, doanh nghiệp cũng có thể sản xuất, kinh doanh và cạnh tranh trong môi trường minh bạch, công bằng hơn.
Chính vì vậy, việc áp dụng sớm hóa đơn điện tử thay vì chờ đến hạn cuối 1/11/2020 là rất cần thiết. Để quá trình áp dụng hóa đơn điện tử diễn ra thuận lợi, doanh nghiệp nên hợp tác với các đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử giàu kinh nghiệm. Lựa chọn sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử từ nhà cung cấp uy tín cũng giúp doanh nghiệp đảm bảo mô hình hóa đơn điện tử mang lại hiệu quả cao nhất.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.
Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn là một trong những đơn vị cung cấp giải pháp tổng thể về hóa đơn điện tử hàng đầu tại Việt Nam. Với hơn 20 năm kinh nghiệm hoạt động, Thái Sơn hiểu rõ làm thế nào để xây dựng mô hình triển khai và giải pháp hóa đơn điện tử phù hợp nhất với quy mô, lĩnh vực của doanh nghiệp.
Sản phẩm của Thái Sơn - phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice được Tổng cục Thuế chứng nhận đáp ứng mọi yêu cầu nghiệp vụ, đảm bảo khả năng hoạt động ổn định, hiệu quả cho doanh nghiệp.

Mô hình hóa đơn điện tử E-Invoice của Thái Sơn.

Bên cạnh đó, đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm của Thaisonsoft sẵn sàng hỗ trợ 24/7 mọi thắc mắc của doanh nghiệp. Bất cứ khi nào có vấn đề trong quá trình sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử, khách hàng có thể dễ dàng liên lạc với bộ phận kỹ thuật để được nhanh chóng giải quyết.
Đó chính là lý do vì sao Thái Sơn và E-Invoice được rất nhiều doanh nghiệp trong nước tin tưởng hợp tác, trong đó có thể kể đến các tên tuổi lớn như Honda, CJ CGV, Samsung, Grab, Unicharm, Golden Gate…
Để tìm hiểu thêm thông tin về E-Invoice, quý khách vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 - Đặng Thùy Trâm – Hoàng Quốc Việt – Cầu Giấy – Hà Nội
• Hotline: 19004767 hoặc 19004768
• Tel: 024.3754.5222
• Website: https://einvoice.vn/