Theo quy định, doanh nghiệp được phép sử dụng hóa đơn giấy tự in, đặt in từ nay cho đến 31/10/2020. Tuy nhiên trên thực tế,  so với hóa đơn điện tử, hóa đơn giấy không mang lại những giá trị tích cực cho doanh nghiệp mà thậm chí còn gây ra một số bất lợi nhất định.

1. Thời hạn áp dụng hóa đơn điện tử

Một trong những nội dung quan trọng của Nghị định 119/2018/NĐ-CP là tất cả các doanh nghiệp bắt buộc phải hoàn thành việc chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử trước ngày 1/11/2020. Cũng theo đó, trong khoảng thời gian từ 1/11/2018 cho đến 31/10/2020:

• Trường hợp cơ quan thuế thông báo cơ sở kinh doanh chuyển đổi áp dụng hóa đơn điện có mã nhưng cơ sở kinh doanh chưa đủ điều kiện về công nghệ thông tin để áp dụng thì được tiếp tục sử dụng hóa đơn theo hình thức cũ nhưng phải gửi mẫu theo Phụ lục 03 và tờ khai thuế giá trị gia tăng đến cơ quan thuế.
• Cơ sở kinh doanh mới thành lập trong thời gian này nếu được cơ quan thuế yêu cầu sử dụng hóa đơn điện tử thì phải áp dụng hóa đơn điện tử. Trường hợp chưa đủ điều kiện để áp dụng hóa đơn điện tử thì được phép sử dụng hóa đơn giấy theo quy định tại Nghị định 51/2010/NĐ-CP.

Thời hạn chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử. 

Nếu doanh nghiệp đã đặt in; thông báo phát hành hóa đơn, hóa đơn in tự in hoặc đặt mua hóa đơn của cơ quan thuế trước ngày 01/11/2018 thì được tiếp tục sử dụng số hóa đơn đó đến ngày 31/10/2020 theo quy định của Nghị định 51/2010/NĐ-CP.

2. Tình hình áp dụng hóa đơn điện tử tại các doanh nghiệp

Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đã chính thức có hiệu lực hơn 5 tháng và đạt được nhiều kết quả đáng ghi nhận. Nhiều doanh nghiệp hưởng ứng và triển khai thành công hóa đơn điện tử trên khắp cả nước. Đặc biệt, các thành phố lớn như Hà Nội hay TP.HCM đang hướng tới việc hoàn thành mục tiêu phủ sóng hóa đơn điện tử 100% tại các doanh nghiệp trong năm 2019.
Tuy nhiên trên thực tế, vẫn còn không ít doanh nghiệp đang tiếp tục sử dụng hóa đơn giấy thay vì chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử. Điều này được lý giải bởi tâm lý muốn “tận dụng” việc sử dụng hóa đơn giấy tự in, đặt in trước khi những hóa đơn này không còn sử dụng được. Bên cạnh đó, một số doanh nghiệp do chưa nắm bắt được đầy đủ thông tin về hóa đơn điện tử thường lo ngại chi phí triển khai cao, nhiều thủ tục, dẫn đến việc lo ngại, chần chừ không áp dụng hóa đơn điện tử.

3. Sử dụng hóa đơn giấy - Lợi bất cập hại

Thực chất việc sử dụng hóa đơn giấy không mang lại ích lợi mà thậm chí còn có thể gây ra nhiều bất lợi cho các doanh nghiệp sử dụng.
Thứ nhất, sử dụng hóa đơn giấy khiến doanh nghiệp tụt hậu, mất đi lợi thế cạnh tranh so với những doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử. Khi sử dụng hóa đơn điện tử, khách hàng có thể nhanh chóng nhận được hóa đơn điện tử, không mất thời gian chờ đợi thông qua hình thức gửi tức thời bằng SMS hay email, website. Trong khi đó, để nhận được hóa đơn giấy, khách hàng sẽ phải chờ nhiều ngày, thủ tục nhận hóa đơn rườm rà, nặng nề.

Sử dụng hóa đơn giấy thực chất là lợi bất cập hại. 

Thứ hai, chi phí mà doanh nghiệp cần để duy trì hình thức hóa đơn giấy thực chất lớn hơn rất nhiều so với chi phí doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử. Mặc dù tiếp tục sử dụng các hóa đơn đã đặt in, tự in từ trước giúp doanh nghiệp tiết kiệm được một khoản phí in ấn hóa đơn, doanh nghiệp vẫn sẽ mất các khoản phí phát sinh như chi phí vận chuyển, lưu trữ và bảo quản hóa đơn. Đặc biệt, doanh nghiệp sẽ cần phải đầu tư nhiều nhân lực hơn để quản lý hóa đơn, dẫn đến lãng phí tài nguyên con người và ảnh hưởng tới doanh thu của doanh nghiệp.
Cuối cùng, khi sử dụng hóa đơn giấy, doanh nghiệp phải đối mặt với các nguy cơ thất lạc, cháy hỏng hóa đơn. Bên cạnh đó, khi xảy ra sự cố với hóa đơn, doanh nghiệp không có cách nào để khắc phục hiệu quả. Việc không thể đảm bảo tối đa tính bảo mật và an toàn của hóa đơn về lâu dài sẽ ảnh hưởng đến uy tín và hình ảnh của doanh nghiệp trong mắt khách hàng.

4. Hóa đơn điện tử chính là giải pháp hoàn hảo cho doanh nghiệp

Hóa đơn điện tử có thể coi là giải pháp hoàn hảo cho tất cả những vấn đề của hóa đơn giấy. Không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí liên quan đến hóa đơn điện tử như khởi tạo, phát hành, vận chuyển, lưu trữ…, hóa đơn điện tử còn đảm bảo an toàn, bảo mật tối đa, giảm thiểu khả năng hóa đơn bị làm giả.
Bên cạnh những giá trị hữu hình, doanh nghiệp còn có thể nhận được những giá trị vô hình khác như cơ hội khi cung cấp cho khách hàng dịch vụ hiện đại, tiện ích, nhanh chóng, góp phần nâng cao giá trị thương hiệu của doanh nghiệp cũng như tăng năng suất, hiệu quả công việc.
 

HĐĐT mang lại những lợi ích vượt trội cho doanh nghiệp so với hóa đơn giấy.
 

Vì vậy, doanh nghiệp nên sớm hợp tác với các đơn vị cung cấp phần mềm để triển khai hóa đơn điện tử thay vì chờ đến hạn cuối. Điều này cũng giúp doanh nghiệp tránh được tình trạng ồ ạt đăng ký hóa đơn điện tử khi thời điểm 1/1/2020 đến gần, dẫn đến các rủi ro không đáng có.
Công ty phát triển Công nghệ Thái Sơn là một trong những đơn vị uy tín hàng đầu tại Việt Nam cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử tổng thể. Phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice được chính Tổng cục Thuế chứng nhận đáp ứng mọi yêu cầu về nghiệp vụ.
Với những tính năng vượt trội và đội ngũ nhân viên hỗ trợ nhiệt tình 24/7, E-Invoice của Thái Sơn đã và đang được các doanh nghiệp lớn như Honda, CJ CGV, KFC, Golden Gate, Unicharm… tin tưởng sử dụng.
Để biết thêm thông tin chi tiết về phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice, Quý khách hàng vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 - Đặng Thùy Trâm – Hoàng Quốc Việt – Cầu Giấy – Hà Nội
• Hotline: 19004767 hoặc 19004768
• Tel: 024.3754.5222
• Website: https://einvoice.vn/