Thời gian chuyển đổi sang hóa đơn điện tử không còn nhiều, thời điểm này là thời điểm phù hợp để doanh nghiệp có thể chuẩn bị đầy đủ về cơ sở vật chất, nhân lực và làm quen dần với hóa đơn điện tử. Trong quá trình tìm hiểu và áp dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần chú ý những điều sau:

1. Cập nhật thông tin mới về hóa đơn điện tử

Thực tế, nhiều doanh nghiệp chạy đua sử dụng hóa đơn điện tử nhưng chưa thực sự tìm hiểu kĩ càng về hóa đơn điện tử và các quy định xung quanh mà pháp luật định ra.
Được xem là tự bạch đầy đủ nhất của hóa đơn điện tử, doanh nghiệp không thể bỏ qua thông tư Thông tư 32/2011/TT-BTC. Ngoài ra, để hiểu rõ về hóa đơn điện tử doanh nghiệp cần tìm hiểu kĩ các thông tin trong Nghị định 119/2018/NĐ-CP. Nghị định này được xem là đòn bẩy thúc đẩy các doanh nghiệp chuyển từ hình thức hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử. 

2. Thời hạn khai tử hóa đơn giấy

Doanh nghiệp cần lưu ý về thời hạn cuối cùng trước khi chính thức chuyển sang hóa đơn điện tử. Muộn nhất là ngày 31/10/2020 doanh nghiệp phải hoàn thành việc chuyển đổi hóa đơn điện tử. 

Thời hạn chuyển đổi hóa đơn điện tử.

Để việc chuyển đổi này được thuận lợi, doanh nghiệp nên tìm hiểu và áp dụng sớm. Hiện nay là thời điểm thích hợp để doanh nghiệp bắt tay vào chuẩn bị cơ sở dữ liệu, thiết bị và đào tạo nhân lực để tiếp nhận và làm quen với hóa đơn điện tử. Ngoài ra, doanh nghiệp còn cần đánh giá lại nhu cầu sử dụng hóa đơn điện tử kết hợp đưa ra các yêu cầu đặc thù và khả năng đáp ứng của nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử. Đây là căn cứ để doanh nghiệp lựa chọn nhà cung cấp uy tín.

3. Điều kiện để doanh nghiệp được sử dụng hóa đơn điện tử

Để khởi tạo hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần đảm bảo đáp ứng các điều kiện theo luật định. Đây là các thông tin mà doanh nghiệp cần phải lưu ý và thực hiện đầy đủ trước khi sử dụng hóa đơn điện tử.
Các thông tin liên quan đến điều kiện để sử dụng hóa đơn điện tử được quy định cụ thể trong Khoản 2 Điều 4 Thông tư 32/2011/TT-BTC. Một trong số các điều kiện để doanh nghiệp được sử dụng hóa đơn điện tử là phải có phần mềm bán hàng hóa, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán để đảm bảo dữ liệu của hóa đơn điện tử được tự động chuyển vào phần mềm kế toán. Đây chính là lợi ích mà nhiều doanh nghiệp đang tìm kiếm để tối ưu khả năng làm việc của nhân viên.
Ngoài ra còn các điều kiện như doanh nghiệp phải có địa điểm, thiết bị liên quan, doanh nghiệp phải đăng ký sở hữu chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật…
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

4. Hai loại hóa đơn điện tử được áp dụng

Hóa đơn điện tử cũng có đủ các loại gồm: Hóa đơn GTGT, Hóa đơn bán hàng và các loại Tem, Vé, Phiếu thu, Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển… 

Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử.

Hóa đơn điện tử được chia làm 2 nhóm sử dụng theo điều 12 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP
Nhóm 1: Sử dụng loại không có mã xác thực của cơ quan thuế 
Nhóm 2: Sử dụng loại có mã xác thực của cơ quan thuế
Doanh nghiệp cần tìm hiểu để lập hóa đơn có mã xác thực theo đúng quy định pháp luật.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.

5. Tiêu chí chọn lựa nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử

Lựa chọn nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử đạt các tiêu chí sau đây sẽ giúp doanh nghiệp tự tin áp dụng triển khai hóa đơn điện tử.
Nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín, được nhiều doanh nghiệp lớn lựa chọn và triển khai. Với tiêu chí này đã giúp bạn xua đi lo lắng, liệu nhà cung cấp có đảm bảo chất lượng hay không? Có gặp vấn đề gì trong quá trình sử dụng hay không?
Về vấn đề lựa chọn nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử, Ông Nguyễn Văn Phụng – Vụ trưởng Vụ Quản lý thuế doanh nghiệp lớn – Tổng Cục thuế đã từng nhận định: “các doanh nghiệp lựa chọn nhà cung cấp cũng cần phải có tiêu chuẩn của người cung cấp hoá đơn điện tử. Đồng thời phải đảm bảo năng lực hạ tầng, nhân lực đáp ứng được yêu cầu không chỉ có chuyên môn kế toán, có đội ngũ hỗ trợ…” 

6. Phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice – Thái Sơn

Với kinh nghiệm triển khai cho nhiều doanh nghiệp lớn trong nước như Honda, Coca-Cola, Samsung, Lotte, Grab, Unicharm, Golden Gate…, Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn đã và đang là một trong những đơn vị hàng đầu tại Việt Nam cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử toàn diện cho doanh nghiệp.

Einvoice được sử dụng phổ biến.

Phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice của Thái Sơn không chỉ đáp ứng toàn bộ yêu cầu nghiệp vụ của Tổng cục Thuế mà còn cho phép tích hợp, đồng bộ dữ liệu với hệ thống phần mềm doanh nghiệp. Tự động cập nhật phiên bản mới khi có thay đổi về nghiệp vụ, các chính sách của cơ quan thuế, E-Invoice giúp doanh nghiệp kịp thời nắm bắt thông tin và nghiệp vụ hiện hành. Với nhiều ưu điểm vượt trội cùng chính sách chăm sóc khách hàng 24/7, E-Invoice xứng đáng là sự lựa chọn tin cậy của mọi doanh nghiệp. 
Để được tư vấn thêm về E-Invoice, Quý khách vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15, Đặng Thùy Trâm – Hoàng Quốc Việt – Cầu Giấy – Hà Nội
• Hotline: 19004767 hoặc 19004768
• Tel: 024.3754.5222
• Website: https://einvoice.vn/