Nghị định 119/2018/NĐ-CP được ban hành tháng 9/2018 quy định cụ thể và mở rộng hơn về nhóm đối tượng bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử. Việc chuyển đổi toàn bộ sang hóa đơn điện tử chỉ còn là vấn đề thời gian, tuy nhiên nhiều doanh nghiệp hiện vẫn chưa áp dụng và còn nhiều băn khoăn.

1. Lợi ích doanh nghiệp nhận được khi dùng hóa đơn điện tử

Bộ Tài chính đặt mục tiêu đến năm 2020, khoảng 90% doanh nghiệp hay 90% hàng hóa lưu thông trên thị trường được áp dụng hóa đơn điện tử. Điều cần làm với các doanh nghiệp vẫn đang dùng hóa đơn giấy là phải chuẩn bị ngay để tránh rơi vào thế bị động khi có văn bản mới quy định việc bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử với doanh nghiệp mình.

1.1. Hóa đơn điện tử ra đời đã khắc phục được những nhược điểm cố hữu của hóa đơn giấy

Ngay cả khi chưa có các Nghị định quy định bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử, số lượng doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử đều đã tăng nhanh qua các năm. Điều đó bởi lẽ những lợi ích hóa đơn điện tử đem lại cho doanh nghiệp là vô cùng thiết thực và dễ nhận thấy:

Chuyển sang dùng hóa đơn điện tử đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp.

1.2. Tiết kiệm thời gian

Với việc sử dụng hóa đơn điện tử, giảm phần việc thủ công, các công ty, tổ chức đã rút ngắn được thời gian thực hiện các thủ tục hành chính liên quan, như: thời gian đăng ký phát hành hóa đơn, thời gian đặt in hóa đơn, thời gian xuất và gửi hóa đơn cho khách hàng, chờ cơ quan Thuế xác minh hóa đơn hay các công việc kế toán khác có liên quan.
>> Tham khảo: Báo cáo hóa đơn điện tử.

1.3. Tiết kiệm chi phí

Với hóa đơn điện tử, doanh nghiệp chỉ cần thực hiện các thao tác đơn giản trên máy tính là có thể tạo lập, xuất hay chỉnh sửa và gửi trực tiếp hóa đơn cho khách hàng qua nhiều phương tiện điện tử khác nhau. Thông tin về từng hóa đơn cũng được lưu trữ khoa học trên hệ thống máy chủ, tiện lợi cho việc tra cứu.
Chính bởi vậy, hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp giảm tối đa chi phí in ấn, vận chuyển, lưu trữ. Chi phí mà doanh nghiệp bỏ ra trên từng số hóa đơn cũng vì thế mà giảm đi đáng kể. Càng phát hành nhiều hóa đơn, số tiền doanh nghiệp tiết kiệm được so với hình thức hóa đơn giấy lại càng lớn.

1.4. Tăng chất lượng sản phẩm dịch vụ

Sử dụng hóa đơn điện tử cũng là mang thêm giá trị tiện ích cho khách hàng, bởi khách hàng có thể nhận được hóa đơn nhanh chóng cũng như chủ động được việc tra cứu hóa đơn nếu cần thiết.

1.5. Dễ dàng quản lý, giảm tình trạng hóa đơn giả

Hóa đơn điện tử không chỉ giúp cơ quan Thuế dễ dàng quản lý mà chính doanh nghiệp và cán bộ chuyên trách cũng thấy được tiện ích này khi dữ liệu được sắp xếp và lưu trữ một cách khoa học trên hệ thống hóa đơn điện tử. Đồng thời với việc ký số lên hóa đơn điện tử và sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan Thuế, việc mua bán hóa đơn giá trị gia tăng trên thị trường giảm và doanh nghiệp cũng được hưởng lợi từ một thị trường minh bạch.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

2. Những việc doanh nghiệp cần triển khai ngay để tránh bị động khi buộc phải dùng hóa đơn điện tử

Để chuyển đổi sang hóa đơn điện tử, doanh nghiệp sẽ cần đáp ứng một số điều kiện nhất định và theo một quy trình đơn giản.

Doanh nghiệp cần sẵn sàng để không đi sau trong xu thế hóa đơn điện tử.

Doanh nghiệp cần đầu tư và chuẩn bị:

Cơ sở hạ tầng về công nghệ thông tin: Phần mềm hóa đơn điện tử hiện nay khá nhỏ gọn, tiện dụng, cài đặt đơn giản và yêu cầu về hạ tầng CNTT cũng rất đơn giản, hầu như văn phòng nào cũng đã có sẵn như: máy tính, mạng internet…
Phần mềm hóa đơn điện tử: về lý thuyết, doanh nghiệp có thể tự xây dựng phần mềm, tuy nhiên, trên thực tế, các công ty lựa chọn sử dụng sản phẩm của một tỏ chức trung gian được cấp phép, để tiết kiệm thời gian, chi phí phát triển cũng như được hưởng lợi từ chất lượng phần mềm, hệ thống hỗ trợ khách hàng của nhà cung ứng.
Nếu lựa chọn sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử của nhà cung ứng, quy trình tiếp theo để phát hành hóa đơn điện tử sẽ có cán bộ chuyên trách hỗ trợ và tư vấn cho doanh nghiệp về các bước thực hiện, đăng ký với cơ quan Thuế và biểu mẫu kèm theo như:

• Khởi tạo hóa đơn điện tử
• Đăng ký chứng thư số
• Ký số hóa đơn điện tử mẫu
• Thông báo phát hành hóa đơn điện tử
• Các thủ tục cần thiết khác

Để thuận tiện trong quá trình sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần lựa chọn sản phẩm chất lượng, phù hợp thực tế doanh nghiệp và đơn vị cung ứng uy tín, hỗ trợ chuyên nghiệp.
Phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice do Công ty Phát triển công nghệ Thái Sơn xây dựng đáp ứng được nhu cầu của các doanh nghiệp với ngành nghề kinh doanh, loại hình và quy mô khác nhau. Với kinh nghiệm phục vụ hơn 100.000 khách hàng là các tổ chức doanh nghiệp, hiện Thái Sơn đang là đối tác triển khai hóa đơn điện tử cho các thương hiệu lớn như: Honda, EON, KFC, SAMSUNG, LAZADA, Golden Gate, CJ CGV, Unicharm, Grab Taxi…
Nếu cần tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử, vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Hoàng Quốc Việt – Cầu Giấy – Hà Nội
• Hotline: 19004767 hoặc 19004768
• Tel : 024.3754.5222
• Website: https://einvoice.vn/