Hóa đơn giả hay còn gọi là hóa đơn bất hợp pháp, bao gồm hóa đơn chưa được cấp phép phát hành bởi Tổng Cục Thuế, hóa đơn không có giá trị sử dụng, hóa đơn hết giá trị sử dụng hoặc hóa đơn chưa có giá trị sử dụng. Hiện nay, việc ngăn chặn hóa đơn giả không chỉ là vấn đề nan giải và tương đối phức tạp của các doanh nghiệp mà còn là vấn đề đau đầu của các cơ quan quản lý.

Hóa đơn giả hiện đang là vấn đề nan giải tại nhiều doanh nghiệp.

1. Tại sao lại xuất hiện tình trạng hóa đơn giả?

Hóa đơn được biết đến là một loại giấy tờ được phát hành trong quá trình giao dịch thương mại do bên bán phát hành và có giá trị làm bằng chứng cho việc chuyển nhượng hàng hóa giữa hai bên. Thông thường, các thông tin trên tờ hóa đơn sẽ bao gồm: Thông tin về hóa đơn và xác nhận giao dịch thực hiện, thông tin về người bán, thông tin về hàng hóa, dịch vụ cung ứng và thông tin về người mua.
Bởi lý do hóa đơn sẽ là bằng chứng quan trọng và sát thực nhất giữa bên mua và bên bán cũng như là chứng từ quản lý, đối chiếu tại các cơ quan chức năng, do vậy một số doanh nghiệp, cơ sở kinh doanh đã sử dụng các loại hóa đơn giả để đánh lừa người mua hàng cũng như qua mặt các cơ quan quản lý nhằm mục đích trục lợi bất chính hay gian lận về hoạt động kinh doanh, mua bán.
>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.

2. Làm thế nào để ngăn chặn tình trạng hóa đơn đỏ cho doanh nghiệp?

Có thể dễ dàng nhận thấy hiện nay, tình trạng gia tăng các hành vi, hoạt động bất hợp pháp liên quan đến hóa đơn giao dịch, hóa đơn thuế như lập hóa đơn không đúng với thực tế hoạt động, mua bán, lập hóa đơn khống, sử dụng hóa đơn quay vòng, hóa đơn chưa đăng ký phát hành… đang tồn tại khá phổ biến, gây ảnh hưởng không nhỏ tới hoạt động của tổ chức, cá nhân. Để ngăn chặn tình trạng này, bên cạnh việc yêu cầu các doanh nghiệp, cá nhân nâng cao tính cảnh giác khi thực hiện các giao dịch hóa đơn, chứng từ thì việc đổi mới phương thức quản lý, giao nhận hóa đơn là việc làm đặc biệt cần thiết để ngăn chặn tình trạng hóa đơn giả tại các doanh nghiệp. Vậy các giải pháp cụ thể ở được đưa ra ở đây là gì?

Giải pháp nào cho bộ phận kế toán để ngăn chặn hóa đơn giả?

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

2.1. Kiểm tra – đối chiếu kỹ các thông tin trên hóa đơn

Kiểm tra, đối chiếu thông tin hóa đơn là việc làm đầu tiên và bắt buộc phải thực hiện khi các doanh nghiệp hoặc đơn vị mua hàng tiếp nhận hóa đơn. Việc làm này ngoài mục đích xác nhận lại các thông tin chủ đạo như tên mặt hàng, chủng loại, số lượng, giá thành sản phẩm thì một trong những yếu tố quan trọng không thể bỏ qua, đó là các thông tin về phía đơn vị bán hàng bao gồm tên doanh nghiệp, mã số thuế, thông tin địa chỉ… Hiện nay, để có thể xác nhận được thông tin hóa đơn doanh nghiệp, bên mua hàng có thể áp dụng phương thức tra cứu trực tiếp từ cổng thông tin điện tử của Tổng Cục Thuế.
Tại đây, các thông tin liên quan đến mẫu hóa đơn, mã số thuế, các thông tin doanh nghiệp sẽ được công khai để giúp các đơn vị có thể thuận tiện trong việc tìm hiểu cũng như xác nhận các thông tin cần thiết. Tuy nhiên, phương pháp này chưa thực sự là một phương pháp tối ưu bởi không phải bất cứ lúc nào sau khi nhận hóa đơn, bên mua hàng cũng có thể tra cứu thông tin được ngay lập tức hay để tra cứu được cũng sẽ mất một khoảng thời gian đối chiếu nhất định.

2.2. Sử dụng hóa đơn điện tử xác thực

Bên cạnh các hoạt động ngăn chặn hóa đơn giả trực tiếp tại các doanh nghiệp, Tổng Cục thuế cũng đã triển khai xây dựng và đưa vào sử dụng hệ thống hóa đơn điện tử xác thực với kỳ vọng sẽ ngăn chặn được tối đa tình trạng gian lận, sử dụng hóa đơn bất hợp pháp trong các giao dịch thương mại. Hóa đơn điện tử xác thực hay còn gọi là hóa đơn điện tử có mã xác thực là một loại hóa đơn được cấp mã xác thực và số xác thực thông qua hệ thống xác thực của cơ quan thuế. Theo đó, trên mỗi tờ hóa đơn điện tử xác thực sẽ có một mã xác thực và khi kiểm tra thông qua mã này, khách hàng sẽ có thể tra cứu được thông tin chi tiết của đơn vị xuất hóa đơn, thậm chí cả việc doanh nghiệp còn hoạt động hay không.
Ngoài ra, hóa đơn điện tử xác thực được cấp và sử dụng tại doanh nghiệp cũng sẽ được đảm bảo tính hợp pháp của cơ quan thuế và không thể bị làm giả bằng hình thức điện tử. Thêm một ưu điểm nổi bật nữa của hóa đơn điện tử xác thực đó là khi sử dụng loại hóa đơn này, các doanh nghiệp sẽ tiết kiệm chi phí in ấn, vận chuyển, bảo quản, lưu trữ và quản lý hóa đơn, đặc biệt là đối với những đơn vị phân phối, phải xuất nhiều hóa đơn trong ngày, từ đó giảm được chi phí chung cho toàn xã hội.

Hóa đơn điện tử xác thực – giải pháp ngăn chặn hóa đơn giả cho doanh nghiệp.

3. Phần mềm Einvoice - xây dựng hệ thống hóa đơn điện tử xác thực nhanh chóng, an toàn, thuận tiện

Là một trong những doanh nghiệp được Tổng cục Thuế lựa chọn để thí điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực, Công ty Thái Sơn đã xây dựng nên phần mềm hóa đơn điện tử xác thực E-Invoice, nhằm phục vụ chính doanh nghiệp mình và đưa ra giải pháp hóa đơn tối ưu cho các doanh nghiệp khác.
Phần mềm E-INVOICE là giải pháp chuyên dụng cho việc tạo lập và xuất hóa đơn điện tử xác thực đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ của hóa đơn điện tử xác thực. Ngoài ra phần mềm E-INVOICE còn tích hợp quy trình khép kín từ gửi hóa đơn điện tử xác thực cho khách hàng đến các quy trình xác nhận với khách hàng nhận hóa đơn điện tử ngay trên phần mềm. Các tính năng mở rộng có thể tích hợp với các giải pháp quản lý có sẵn tại doanh nghiệp như phần mềm kế toán, phần mềm CRM, phần mềm quản lý khác…
Ngoài ra, để được tư vấn thêm về hóa đơn điện tử và đăng ký sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, quý độc giả vui lòng liên hệ theo địa chỉ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Trụ sở chính: Số 15 Đặng Thùy Trâm - Cầu Giấy - Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 - 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/