Quản lý hóa đơn chưa bao giờ là điều dễ dàng, nhất là ở các doanh nghiệp vẫn dùng hóa đơn đặt in với khối lượng giao dịch hóa đơn trong ngày lớn. Để giải quyết thực trạng này thì việc nhanh chóng đưa vào sử dụng hệ thống hóa đơn tự in (hay còn là hóa đơn điện tử) là điều cần thiết hơn bao giờ hết. Vậy phần mềm hóa đơn tự in là gì và nó giúp gì cho công việc quản lý hóa đơn?

1. Phần mềm hóa đơn tự in là gì?

Phần mềm hóa đơn tự in hay còn gọi là phần mềm hóa đơn điện tử là một ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động in – xuất hóa đơn tại các doanh nghiệp. Cũng như những ứng dụng giao dịch đơn giản khác trong thương mại, với phần mềm hóa đơn tự in, người chịu trách nhiệm về hóa đơn chỉ cần nhập liệu các thông số cần thiết và thực hiện các thao tác đã định sẵn.
Để sử dụng phần mềm này, doanh nghiệp sẽ không cần phải tốn quá nhiều thời gian, công sức cho việc đăng ký, phát hành hóa đơn theo cách thức cũ. Thêm vào đó, chi phí cho quá trình in – xuất cũng giảm đi đáng kể khi các hình thức vận chuyển hóa đơn được công nghệ hóa với đa dạng phương thức hơn như: chuyển hóa đơn qua email, fax hay tin nhắn điện thoại.

2. Phần mềm hóa đơn tự in giúp gì cho việc quản lý hóa đơn

2.1. Quản lý hóa đơn xuất, hóa đơn đến

Thay vì phải đầu tư nhân sự ngồi tổng hợp, ghi chép các hoạt động giao dịch hóa đơn thì giờ đây, với phần mềm hóa đơn tự in, bộ phần kế toán sẽ không cần phải thực hiện các thao tác thủ công này. Tất cả các hoạt động trao đổi, mua bán có phát sinh hóa đơn đều sẽ được phần mềm lưu lại một cách hệ thống, rõ ràng. Do vậy, bạn sẽ không phải bận tâm về việc kiểm kê hay lo lắng thiếu sót hóa đơn của doanh nghiệp

Phần mềm hóa đơn tự in giúp quản lý, tra cứu thông tin hóa đơn dễ dàng.

2.2. Dễ dàng tra cứu thông tin hóa đơn

Nhờ tính năng lưu lại tất cả các dữ liệu trên phần mềm một cách hệ thống, rõ ràng, do đó người phụ trách sẽ có thể dễ dàng tra cứu, kiểm kê thông tin nhanh chóng chính xác. Việc làm này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian cho nhân sự thực hiện mà còn giúp tiết kiệm được một khoản chi phí đáng kể cho công tác lưu trữ hóa đơn tại các đơn vị.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử, Tra cứu hóa đơn điện tử.

2.3. Lưu giữ hóa đơn an toàn, bảo mật

Vì được lưu trữ trên hệ thống điện tử, do đó các hóa đơn giao dịch sẽ không thể bị mất mát, hỏng hóc khi xảy ra sự cố. Đồng thời, vì phần mềm hóa đơn được mã hóa trên hệ thống riêng của doanh nghiệp, do đó sẽ tránh được việc lộ các thông tin hóa đơn cần bảo mật.
Thông tin có thể bạn quan tâm:
Phần mềm hóa đơn điện tử xác thực E – Ivoice: Giải pháp chuyên dụng cho tạo lập và xuất hóa đơn điện tử xác thực
Phần mềm E-INVOICE là giải pháp chuyên dụng cho việc tạo lập và xuất hóa đơn điện tử xác thực đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ của hóa đơn điện tử xác thực. Ngoài ra phần mềm E-INVOICE còn tích hợp quy trình khép kín từ gửi hóa đơn điện tử xác thực cho khách hàng đến các quy trình xác nhận với khách hàng nhận hóa đơn điện tử ngay trên phần mềm. Các tính năng mở rộng có thể tích hợp với các giải pháp quản lý có sẵn tại doanh nghiệp như phần mềm kế toán, phần mềm CRM, phần mềm quản lý khác…
Để nhận được tư vấn đầy đủ và đăng ký dùng thử phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, quý độc giả vui lòng liên hệ theo địa chỉ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Trụ sở chính: Số 15 Đặng Thùy Trâm - Cầu Giấy - Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 - 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/