Hóa đơn điện tử đã dần trở nên phổ biến trong khối doanh nghiệp, nhất là trong bối cảnh tất cả các tổ chức kinh doanh cần hoàn tất chuyển đổi sang hình thức này chậm nhất là ngày 01/11/2020. Tuy nhiên, liệu có phải các doanh nghiệp đều đã nắm được nguyên tắc tra cứu, sử dụng thông tin hóa đơn điện tử?

 Sử dụng thông tin hóa đơn điện tử theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP.

1. Tra cứu, sử dụng thông tin hóa đơn điện tử thế nào cho hợp lệ?

Nghị định 119/2018/NĐ-CP ngày 12/09/2018 hiện đang là văn bản pháp lý chính thức mới nhất quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Chính phủ đã dành nội dung Điều 28 trong Nghị định này để đề cập đến nguyên tắc tra cứu, sử dụng thông tin hóa đơn điện tử, theo đó:

• Bên sử dụng thông tin thực hiện truy cập, truy vấn Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để tra cứu thông tin về hóa đơn.
• Tổng cục Thuế thực hiện công khai các trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử bất hợp pháp, sử dụng bất hợp pháp hóa đơn điện tử trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để các tổ chức, cá nhân có thể tra cứu.
• Để tra cứu thông tin hóa đơn điện tử, bên sử dụng thông tin nhập thông tin hóa đơn điện tử cần tra cứu tại Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để tra cứu hóa đơn điện tử.
• Trường hợp cơ quan nhà nước, người có thẩm quyền quy định có nhu cầu tra cứu thông tin về tình hình quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử của người bán là tổ chức, cá nhân kinh doanh để thực hiện các thủ tục cấp giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa, về xác minh tính hợp pháp của hàng hóa đang lưu thông trên thị trường và các thủ tục hành chính khác thì cơ quan thuế có trách nhiệm cung cấp thông tin hóa đơn điện tử cho các cơ quan, người có thẩm quyền có liên quan.

2. Tra cứu thông tin hóa đơn điện tử phục vụ kiểm tra hàng hóa lưu thông trên thị trường

Một số doanh nghiệp có đôi chút lo ngại khi chuyển sang dùng hóa đơn điện tử vì không rõ nếu không xuất trình hóa đơn giấy để cơ quan chức năng kiểm tra trong quá trình vận chuyển như trước đây thì thủ tục này sẽ được thực hiện như thế nào với hóa đơn điện tử?

Tra cứu thông tin hóa đơn điện tử phục vụ kiểm tra khi lưu thông hàng hóa.

Về vấn đề này, Điều 29 Nghị định 119/2018/NĐ-CP có quy định:

• Khi kiểm tra hàng hóa lưu thông trên thị trường, đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử, cơ quan nhà nước, người có thẩm quyền truy cập Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để tra cứu thông tin về hóa đơn điện tử phục vụ yêu cầu quản lý, không yêu cầu cung cấp hóa đơn giấy. Các cơ quan có liên quan có trách nhiệm sử dụng các thiết bị để truy cập tra cứu dữ liệu hóa đơn điện tử.
• Trường hợp bất khả kháng do sự cố, thiên tai gây ảnh hưởng đến việc truy cập mạng Internet dẫn đến không tra cứu được dữ liệu hóa đơn, nếu:
  • Trường hợp người vận chuyển hàng hóa có chứng từ giấy (bản sao bằng giấy không cần ký tên, đóng dấu của người mua, người bán) chuyển từ hóa đơn điện tử thì xuất trình chứng từ giấy chuyển cho cơ quan nhà nước, người có thẩm quyền đang thực hiện kiểm tra hàng hóa. Cơ quan nhà nước, người có thẩm quyền đang thực hiện kiểm tra căn cứ chứng từ giấy chuyển từ hóa đơn điện tử để lưu thông hàng hóa và tiếp tục thực hiện tra cứu dữ liệu hóa đơn điện tử để phục vụ công tác kiểm tra theo quy định;
  • Trường hợp người vận chuyển hàng hóa không có chứng từ giấy chuyển từ hóa đơn điện tử thì cơ quan nhà nước, người có thẩm quyền đang thực hiện kiểm tra truy cập Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để kiểm tra, xác nhận hóa đơn điện tử của doanh nghiệp.

3. Hướng dẫn tra cứu thông tin hóa đơn điện tử tại Cổng thông tin điện tử Tổng cục Thuế

Để tra cứu thông tin hóa đơn điện tử, doanh nghiệp chỉ cần truy cập Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế tại địa chỉ http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/tc1hd.html. Sau đó nhập các trường thông tin cần thiết như Mã số thuế người bán hàng hóa dịch vụ, Mẫu số, Ký hiệu hóa đơn, Số hóa đơn, Hóa đơn bưu chính viễn thông (nếu có) để nhận được kết quả trả về.
 

Giao diện website tra cứu thông tin hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp cần lưu ý là chỉ những hóa đơn có đầy đủ tính pháp lý, hợp pháp mới có thể sử dụng để xuất trình chứng minh nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa trong quá trình lưu thông.

4. Phần mềm hóa đơn điện tử chuyên nghiệp, tin cậy

Trước thời hạn bắt buộc hoàn thành chuyển đổi sang hóa đơn điện tử, các doanh nghiệp hãy lựa chọn cho mình một phần mềm hóa đơn điện tử chuyên nghiệp, tin cậy để triển khai.
Là một trong những đơn vị tiên phong trong lĩnh vực cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử, Công ty Phát triển công nghệ Thái Sơn luôn đồng hành cùng doanh nghiệp trong quá trình chuyển giao, sử dụng, giải đáp các thắc mắc của doanh nghiệp từ cách đăng ký hóa đơn, tra cứu thông tin hóa đơn điện tử đến các vấn đề phát sinh.

Phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice đáp ứng đầy đủ yêu cầu của Tổng cục Thuế.

Phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice của Thái Sơn đáp ứng được đầy đủ các yêu cầu nghiệp vụ của Tổng cục Thuế, đồng thời đem đến cho doanh nghiệp những tính năng cao cấp như:

• Hỗ trợ truyền nhận dữ liệu giữa các chi nhánh công ty, giữa tổng công ty và các công ty con
• Phê duyệt hóa đơn, gửi hóa đơn đi xác thực theo lô nhiều hóa đơn cùng một lúc
• Quản lý gửi và xác nhận hóa đơn cho khách hàng qua email, SMS
• Tính năng cổng ký tiện dụng: một chữ ký số dùng được  cho nhiều điểm xuất hóa đơn
• Tích hợp truyền nhận dữ liệu từ các hệ thống CRM, ERP, phần mềm kế toán và các phần mềm có sẵn tại doanh nghiệp
• Công nghệ xác thực hóa đơn trực tuyến, chống làm giả hóa đơn.

E-Invoice hiện đang được triển khai tại nhiều khách hàng và được đánh giá cao, trong đó có những tên tuổi hàng đầu như Coca-Cola, Samsung, Honda, Lotte, KFC, Unicharm, Grab…
Nếu cần tư vấn thêm về phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice và quá trình triển khai, Quý khách vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Trụ sở chính: Số 15 Đặng Thùy Trâm - Cầu Giấy - Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 - 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/
• Fanpage: Hóa đơn điện tử Einvoice.