Hóa đơn điện tử là gì ? Khái niệm về hóa đơn điện tử

Ngày đăng: 13:48 - 02/07/2018 Lượt xem: 765 Cỡ chữ

Hóa đơn điện tử là giải pháp tối ưu thay thế hóa đơn giấy trong thời đại công nghệ 4.0. Ngoài mang lại lợi ích thiết thực như tiết kiệm thời gian, chi phí, hỗ trợ thủ tục hành chính Thuế thì hóa đơn điện tử còn tạo ra quy trình thanh toán hiện đại cho khách hàng, góp phần nâng cao thương hiệu doanh nghiệp.

Hóa đơn điện tử là gì?

Theo quy định tại điều 3 Thông Tư 32/2011/TT-BTC đã giải thích khái niệm về “hóa đơn điện tử” như sau: “Hóa đơn điện tử được quy định là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ. Đối với việc khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý hóa đơn điện tử sẽ thông qua phương tiện điện tử và đáp ứng các quy định của Bộ Tài Chính.”

Cũng tại Điều 3 Nghị Định 119/2018/NĐ-CP quy định về hóa đơn điện tử trong bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ có giải thích thuật ngữ hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số, ký điện tử theo quy định thông qua phương tiện điện tử.

Như vậy tại Nghị định 119, khái niệm Hóa đơn điện tử đã được giải thích cụ thể hơn bao gồm các thao tác khi sử dụng. Kèm theo đó là giải thích cụ thể hơn về trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế đều được cho là hóa đơn điện tử

Điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử

Để sử dụng hóa đơn điện tử, người bán hàng hóa, dịch vụ phải đáp ứng 6 điều kiện tại khoản 2, Điều 4, Thông tư 32 như sau:

Thứ nhất, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan Thuế. Với các tổ chức có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng cũng đạt điều kiện sử dụng.

Thứ hai, doanh nghiệp phải có địa điểm, đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin được kiểm định đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hóa đơn.

Điều kiện thứ ba, doanh nghiệp phải có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng đáp ứng yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập và sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định.

Để chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy, doanh nghiệp cần đáp ứng điều kiện do Bộ Tài Chính đề ra

Để chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy, doanh nghiệp cần đáp ứng điều kiện do Bộ Tài Chính đề ra

Thứ 4, doanh nghiệp có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.

Điểu kiện thứ 5, doanh nghiệp có phần mềm hàng hóa, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ sẽ được tự động chuyển vào phần mềm kế toán ngay tại thời điểm lập hóa đơn.

Điều kiện cuối cùng, doanh nghiệp cần có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu để đáp ứng yêu cầu về chất lượng lưu trữ tối thiểu bao gồm: Hệ thống lưu trữ, quy trình sao lưu và phục hồi khi gặp sự cố.

Có bao nhiêu loại hóa đơn điện tử

Tương tự như hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử có đầy đủ các loại hóa đơn như sau:

  • Hóa đơn giá trị gia tăng: Đây là loại là hóa đơn thông dụng nhất được áp dụng đối với người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. Đối với hóa đơn được khởi tạo từ máy tình tiền và có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế cũng được tính là trong hóa đơn giá trị gia tăng.
  • Hóa đơn bán hàng: Loại hóa đơn này áp dụng đối với người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp. Với trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử tới cơ quan Thuế cũng được chấp nhận là lọa hóa đơn bán hàng.
  • Các loại hóa đơn khác, gồm: Tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung quy định.

Hóa đơn điện tử khác gì với hóa đơn giấy

Hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử vẫn có chung vai trò là một chứng từ thương mại được bên bán cung cấp cho bên mua, trong đó kê khai những thông tin về chủng loại, số lượng, giá, người bán người mua. Tuy nhiên, xét về chi tiết, hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy có nhiều điểm khác nhau nhất định như: Hình thức khởi tạo, cách lập hóa đơn, gửi hóa đơn và xử lý hóa đơn.

Việc phát hành hóa đơn giấy tồn tại nhiều hạn chế như: tốn chi phí in ấn, lưu trữ, vận chuyển. Kèm theo các bất cập về hóa đơn giả, hóa đơn khống do khả năng dễ bị làm giả và trôi nổi trên thị trường. Sử dụng hóa đơn giấy khiến các công việc như lập hóa đơn, xử lý công nợ, báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn mất nhiều thời gian. Đặc biệt là trong công tác lưu trữ hóa đơn, hóa đơn giấy lưu trữ tại nhà kho vừa tốn diện tích lại khó tìm kiếm, tra cứu và dễ hư hỏng hay không đảm bảo được khi có cháy nổ.

Hóa đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích vượt trội hơn so với hóa đơn giấy

Hóa đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích vượt trội hơn so với hóa đơn giấy

Khác hoàn toàn với hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử được tạo lập ngay trên máy tính hoặc thiết bị công nghệ. Dữ liệu hóa đơn sau khi lập xong được truyền dẫn về các phần mềm khác tại doanh nghiệp giúp theo dõi năng suất bán hàng, tình hình kinh doanh tại công ty hoặc tại nhiều chi nhánh khác.

Đặc biệt, hóa đơn điện tử mang lại sự tiện lợi trong việc lưu trữ, khi vừa tiết kiệm được chi phí, lại gia tăng tính bảo mật nhờ dữ liệu được lưu trữ trên hệ thống sever của doanh nghiệp hoặc nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử. Dễ dàng tìm kiếm, tra cứu hoặc truy xuất lại hóa đơn đã được lập khi cần.

Lựa chọn nhà cung cấp phần mềm uy tín

Mấu chốt tạo ra sự thành công trong triển khai sử dụng hóa đơn điện tử là việc lựa chọn được nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín. Phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice của Công ty Thái Sơn đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ hóa đơn điện tử theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Thông tư 32/2011/TT-BTC, Thông tư 39/2014/TT-BTC về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

E-Invoice là người bạn đồng hành của nhiều thương hiệu lớn

E-Invoice là người bạn đồng hành của nhiều thương hiệu lớn

Phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice tích hợp đầy đủ các tính năng cho quy trình tạo lập, gửi hóa đơn cho khách hàng bằng phương tiện điện tử, giúp giảm chi phí in ấn, lưu trữ và vận chuyển hóa đơn, bảo mật an toàn dữ liệu. Đặc biệt, phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice linh hoạt tích hợp truyền nhận dữ liệu với các phần mềm có sẵn của doanh nghiệp như phần mềm SAP, phần mềm ERP, phần mềm CRM, phần mềm bán hàng, phần mềm kế toán,... các tính năng cho phép doanh nghiệp thống kê, báo cáo, xuất dữ liệu ra các chương trình khai thuế như HTKK, TVAN.. giảm thời gian lập tờ khai thuế.

Chính vì vậy, phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice được hơn 100.000 doanh nghiệp lớn nhỏ trong nước lựa chọn triển khai và sử dụng thành công.

Nếu có quan tâm & muốn tìm hiểu thêm về hóa đơn điện tử, vui lòng liên hệ:

Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn

Địa chỉ: Số 11 Đặng Thùy Trâm – Hoàng Quốc Việt – Cầu Giấy – Hà Nội
Hotline: 19004767 hoặc 19004768
Tel: 024.3754.5222
Website: https://einvoice.vn
Fanpage: https://www.facebook.com/einvoicevn/