Để được phép sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần chuẩn bị đủ điều kiện, cơ sở vật chất cần thiết và tiến hành đăng ký với cơ quan thuế. Vậy chính xác bao lâu sau khi đăng ký thì doanh nghiệp được chính thức áp dụng hóa đơn điện tử?

1. Điều kiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Để tiến hành đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh cần đảm bảo đủ các điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử. Những điều kiện này được quy định rõ tại Khoản 2 Điều 4 Thông tư 32/2011/TT-BTC, cụ thể như sau:

• Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
• Có địa điểm, đường truyền tải thông tin, mạng, thiết bị đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử.
• Có đội ngũ triển khai hóa đơn điện tử đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định.
• Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật
• Có phần mềm bán hàng hóa, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hóa đơn.
• Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm:
  • Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu
  • Có quy định sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố, đảm bảo sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.

DN cần đảm bảo một số điều kiện để đăng ký sử dụng HDDT.

2. Thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử

Sau khi đáp ứng tất cả các điều kiện cần thiết để có thể sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ và cá nhân kinh doanh có thể tiến hành thực hiện các thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.
Những thủ tục này được quy định tại Điều 14 (đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và Điều 20 (đối với hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) của Nghị định 119/2018/NĐ-CP (doanh nghiệp cũng có thể tham khảo thêm Dự thảo Thông tư hướng dẫn Nghị định 119 của Bộ Tài chính được đăng tải vừa qua để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử đúng quy định).
Cụ thể, theo Nghị định 119, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã/ không có mã của cơ quan thuế truy cập vào Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để đăng ký sử dụng hóa đơn theo Mẫu số 01 bàn hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP và chờ phản hồi từ cơ quan thuế.

Mẫu số 01 phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP. 

Trong dự thảo Thông tư hướng dẫn thi hành Nghị định 119, Bộ Tài chính còn yêu cầu gửi kèm Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn đối với những hóa đơn đã sử dụng trước thời điểm đăng ký theo quy định tại Nghị định số 51/2010/NĐ-CP và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ và các văn bản hướng dẫn của Bộ Tài chính.
Trường hợp có thay đổi thông tin đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh cần thực hiện thay đổi thông tin và gửi lại cơ quan thuế theo Mẫu số 01 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119.

3. Phát hành bao lâu thì DN được phép sử dụng HDDT?

Căn cứ vào Khoản 2 Điều 14 và Khoản 2 Điều 20 của Nghị định 119/2018/NĐ-CP, cơ quan thuế có trách nhiệm gửi Thông báo (theo Mẫu số 02 phụ lục ban kèm Nghị định) cho doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (có mã hoặc không có mã) qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục thuế trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh.
Như vậy, nếu được cơ quan thuế chấp thuận thì doanh nghiệp được phép sử dụng hóa đơn điện tử sau 01 ngày kể từ ngày đăng ký. Riêng trường hợp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế, nếu yêu cầu không được chấp thuận thì doanh nghiệp, tổ chức kinh tế cần chuyển sang đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh cũng cần lưu ý phải hủy những hóa đơn giấy còn tồn chưa sử dụng (nếu có) khi bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử, Tra cứu hóa đơn điện tử.

4. Lựa chọn đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín

Để thuận lợi hơn trong quá trình triển khai hóa đơn điện tử và đươc giải đáp, hỗ trợ kịp thời vướng mắc, khó khăn, nhiều doanh nghiệp lựa chọn hình thức hợp tác với các đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín.
Thái Sơn tự hào là đơn vị tiên phong cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử tại Việt Nam. Được Tổng cục Thuế thẩm định và chứng nhận từ năm 2011. Phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice của Thái Sơn tích hợp đầy đủ các tính năng ưu việt, là giải pháp tối ưu nâng cao hiệu quả hoạt động cho các doanh nghiệp ở mọi quy mô và ngành nghề.
Trong đó, các tính năng nổi bật nhất có thể kể đến hỗ trợ truyền nhận dữ liệu giữa các chi nhánh, quản lý, gửi và xác nhận hóa đơn thông qua email, SMS, sử dụng một chữ ký số cho nhiều điểm xuất hóa đơn, truyền nhận dữ liệu từ hệ thống CRM, ERP, phần mềm kế toán...
Chính vì vậy, ngày càng nhiều doanh nghiệp lớn tại Việt Nam tin tưởng và sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice, trong đó có thể kể đến những cái tên lớn như Honda, Samsung, Lotte, Grab, CJ CGV, Golden Gate, Coca Cola, Circle K,…

Hóa đơn điện tử E-Invoice là đối tác của nhiều doanh nghiệp lớn trong nước.

Với gần 20 năm kinh nghiệm, 5 văn phòng trên cả nước cùng đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm, phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice và Thái Sơn tự hào đã,đang và sẽ là người bạn đồng hành giúp các doanh nghiệp tại Việt Nam trên con đường phát triển lớn mạnh và vươn tầm thế giới.
Để biết thêm thông tin chi tiết về E-Invoice, quý khách vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 - Đặng Thùy Trâm – Hoàng Quốc Việt – Cầu Giấy – Hà Nội
• Hotline: 19004767 hoặc 19004768
• Tel: 024.3754.5222
• Website: https://einvoice.vn/