Mỗi năm, nhiều doanh doanh nghiệp bạn phải chi nhiều chi phí cho hóa đơn và việc quản lý, bảo quản, lưu trữ hóa đơn giấy truyền thống. Tuy nhiên, đối với những doanh nghiệp đã sử dụng hình thức hóa đơn điện tử,  chi phí cho các nghiệp vụ có liên quan đến hóa đơn đã giảm đáng kể.

1. Nên dùng hóa đơn điện tử càng sớm càng tốt

Theo đánh giá của Bộ Tài chính về tác động của hóa đơn điện tử cho thấy hóa đơn điện tử có vai trò tích cực đối với các doanh nghiệp từ bên bán – bên mua và cả những cơ quan chức năng có liên quan về quản lý hóa đơn như cơ quan thuế.
Hóa đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích cho bên bán và bên mua. Khi sử dụng hóa đơn điện tử trong giao dịch hàng hóa cả hai bên có thể dễ dàng quản lý, kiểm tra hóa đơn doanh nghiệp mình xuất ra. Với việc hóa đơn được lưu trữ trên máy doanh nghiệp có thể tiết kiệm được những chi phí kiểm soát được như: Chi phí in ấn hóa đơn, chi phí chuyển hóa đơn từ người bán đến người mua, tiết kiệm thời gian…

Ảnh minh họa.

Ngoài ra, còn một số chi phí khác mà doanh nghiệp khó có thể chủ động kiểm soát được là chi phí lưu trữ hóa đơn. Trong trường hợp hóa đơn bị mất hay hư hỏng việc tìm lại khó khăn hơn, từ đó doanh nghiệp mất thêm thời gian và chi phí về nhân công tìm kiếm hóa đơn đã lưu trữ muốn sử dụng. Với hóa đơn điện tử doanh nghiệp hoàn toàn có thể khắc phục được những sự cố này bởi các tài liệu thông tin về hóa đơn đều được lưu trên hệ thống. Nếu khách hàng yêu cầu hóa đơn ngay thì doanh nghiệp cũng có thể gửi hóa đơn điện tử ngay lập tức.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.
Với Tổng cục Thuế và những cơ quan chức năng, hóa đơn điện tử giúp các cơ quan quản lý được hóa đơn và nhất là tránh được tình trạng hóa đơn giả, hóa đơn xuất khống như hiện nay.
Bên cạnh đó những thủ tục về phát hành hóa đơn điện tử đơn giản sẽ giúp cơ quan thuế giải quyết được mọi vấn đề sớm hơn cho các doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng hóa đơn; đồng thời hỗ trợ một cách tốt nhất cho doanh nghiệp những vấn đề liên quan đến việc sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp.
Ngoài những điểm lợi ích trên các doanh nghiệp khi sử dụng hóa đơn điện tử chính là đang góp phần bảo vệ môi trường. Bởi dùng hóa đơn giấy là hóa đơn phải in trên giấy nên cần phải sản xuất ra giấy và mực in. Việc sản xuất ra chúng gây không ít ô nhiễm cho môi trường xung quanh và mất nhiều chi phí cho việc xử lý những ô nhiêm đó.

2. Những quy định về việc sử dụng hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử đã có những quy định như Thông tư 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài chính hay công văn 3605/TCT-DNL của Tổng cục Thuế. Mặc dù hóa đơn điện tử bộc lộ được những điểm mạnh tối ưu song vẫn còn rất nhiều đơn vị, doanh nghiệp không triển khai áp dụng nó. Sử dụng hóa đơn điện tử hầu hết là những doanh nghiệp tự nguyện tham gia, không có các doanh nghiệp mới thành lập và doanh nghiệp có rủi ro, doanh nghiệp thuộc đối tượng phải mua hóa đơn của cơ quan thuế.
Theo Bộ Tài chính, các nước trên thế giới đều có xu hướng khuyến khích tiến tới bắt buộc các doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử thay cho hóa đơn giấy trong giao dịch mua bán hàng hóa.
Để khuyến khích doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử, Tổng cục Thuế đã mở nhiều lớp tập huấn sử dụng hóa đơn điện tử cho các doanh nghiệp trên địa bàn thành phố để các doanh nghiệp nắm bắt được các chủ trương chính sách của tổng cục thuế cũng như biết được những lợi ích mà hóa đơn điện tử mang lại. Trong các đợt tập huấn đều có sự tham gia của các nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử để hướng dẫn doanh nghiệp sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử của mình.
>> Tham khảo: Hướng dẫn thông báo phát hành hóa đơn điện tử.
Từ giữa năm 2017 trở đi sẽ là bắt buộc việc sử dụng hóa đơn điện tử đối với các doanh nghiệp. Khi đó, nếu các doanh nghiệp cố tình không áp dụng hoặc áp dụng sai sẽ bị xử phạt hành chính khá nặng tay.
Mới đây ngành Tài chính đã có những đề xuất về hóa đơn bán hàng. Cụ thể, đến năm 2018 các doanh nghiệp thuộc đối tượng vi phạm về quản lý, sử dụng hóa đơn; doanh nghiệp có rủi ro theo thông báo của cơ quan thuế và tổ chức,… sẽ phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế cho hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
Bên cạnh đó, những doanh nghiệp được thành lập theo quy định của pháp luật trong khu công nghiệp, khu kinh tế, khu chế xuất, khu công nghệ cao; Các đơn vị sự nghiệp công lập có sản xuất, kinh doanh; Doanh nghiệp, ngân hàng có mức vốn điều lệ từ 15 tỷ đồng trở lên tính theo số vốn đã thực góp đến thời điểm thông báo phát hành hóa đơn cũng phải sử dụng hóa đơn điện tử và định kỳ thực hiện kết chuyển dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế.

Những ưu điểm nổi bật của phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice.

Thực tế cho thấy hóa đơn điện tử có nhiều mặt tích cực như vậy các doanh nghiệp nên tiến tới áp dụng để bắt kịp với xu hướng và hiện đại hóa công tác quản lý hóa đơn của doanh nghiệp mình. Càng áp dụng hóa đơn điện tử sớm daonh nghiệp chỉ có lợi mà không có hại. Nhất là trong thời đại hiện nay khi kỹ thuật công nghệ thông tin ngày một hiện đại phát triển thì xu hướng sử dụng hóa đơn điện tử sẽ là tất yếu.
Sử dụng hóa đơn điện tử các doanh nghiệp chắc chắn phải kết nối với nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử. Hiện nay, công ty phát triển công nghệ Thái Sơn là đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín và chuyên nghiệp. Phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice của Thái Sơn đáp ứng đầy đủ những tính năng cơ bản như: Xuất hóa đơn, báo cáo, thống kê hóa đơn và biên bản điều chỉnh, hủy hóa đơn...
Mọi thông tin chi tiết về phần mềm hóa đơn điện tử khách hàng liên hệ theo địa chỉ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Trụ sở chính: Số 15 Đặng Thùy Trâm - Cầu Giấy - Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 - 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/
• Fanpage:  Hóa đơn điện tử Einvoice.