Trong quá trình xuất hóa đơn điện tử trên phần mềm E-Invoice, các kế toán sẽ gặp phải trường hợp nhập sai thông tin hóa đơn và cần sửa đổi hoặc hủy bỏ đi. Vậy thao tác sửa thông tin hóa đơn hoặc hủy hóa đơn sai thông tin trên phần mềm E-Invoice như thế nào? Hãy tham khảo bài viết sau để có câu trả lời!

1. Cách sửa thông tin/ hủy hóa đơn chưa kê khai thuế trên phần mềm E-Invoice

Việc xảy ra sai sót trong quá trình nhập thông tin để xuất hóa đơn là việc mà các kế toán thường mắc phải. Thay vì phải loay hoay tẩy xóa hoặc viết lại hóa đơn mới, phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hỗ trợ kế toán sửa đổi thông tin sai trên hóa đơn và hủy hóa đơn bằng những thao tác vô cùng đơn giản như sau:
Khi hóa đơn gốc của bạn chưa thực hiện kê khai thuế, muốn sửa đổi lại thông tin hóa đơn, hoặc hủy hóa đơn, thì bạn thực hiện lập hóa đơn thay thế hoặc xử lý hủy hóa đơn. Để thực hiện, bạn vào trong mục “sử dụng hóa đơn”, tìm mục "danh sách hóa đơn điện tử" và mở hóa đơn điện tử có thông tin bị sai, nhấn vào nút “xử lý hóa đơn”.

Vào mục danh sách hóa đơn điện tử trên phần mềm E-Invoice để tìm hóa đơn cần sửa

Trường hợp 1: Bạn muốn hủy bỏ hóa đơn thì lựa chọn "xóa bỏ", sau đó nhập vào lý do hủy và ngày xử lý hủy rồi nhấn "xử lý" để hoàn tất.

Xóa bỏ hóa đơn điện tử bị sai thông tin

Trường hợp 2: Lập hóa đơn thay thế hóa đơn có thông tin sai: Bạn lựa chọn "thay thế" rồi nhấn xử lý. Màn hình hóa đơn thay thế sẽ hiện ra ngay sau đó, thông tin trên hóa đơn gốc sẽ được tự động đưa vào hóa đơn điều chỉnh. Bạn tiến hành thực hiện các nội dung cần sửa đổi trên hóa đơn ví dụ như hàng hóa dịch vụ, số lượng hàng hóa, số tiền… Sau khi nhập xong thông tin cho hóa đơn thay thế, bạn nhấn ghi và thực hiện xuất hóa đơn, ký số như hóa đơn thông thường. Thông báo mới sẽ tự động hiện ra với nội dung: “tạo hóa đơn mới thành công”.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử, Tra cứu hóa đơn điện tử.

Hướng dẫn xử lý hóa đơn điện tử sai.

Hướng dẫn xử lý hóa đơn điện tử sai

Các bước xử lý hóa đơn sai thông tin bằng cách lập hóa đơn thay thế

Sau khi thực hiện xong xử lý hóa đơn, bạn vào menu, chọn danh sách biên bản hóa đơn để xem, tải hoặc in biên bản gửi cho khách hàng "biên bản thu hồi hóa đơn". Chức năng này của phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice giúp người dùng dễ dàng quản lý được những hóa đơn đã thay đổi nội dung, đồng thời cũng giúp thông báo đến khách hàng việc thay đổi hóa đơn một cách nhanh chóng và chuyên nghiệp.

Biên bản thu hồi hóa đơn để gửi thông báo đến khách hàng

2. Hóa đơn điện tử E-Invoice - Tiết kiệm thời gian/ chi phí cho DN trong thời đại 4.0

Hóa đơn điện tử thay thế cho hóa đơn giấy đem lại nhiều lợi ích cho các doanh nghiệp. Khi sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được nhiều thời gian cũng như chi phí cho việc xuất, lưu trữ, vận chuyển hóa đơn. Cụ thể, hóa đơn điện tử sẽ giúp bộ phận kế toán tiết kiệm thời gian xuất hóa đơn bằng cách tiết giảm tối đa các thủ tục viết tay số tiền, thông tin doanh nghiệp, hàng hóa, xin chữ ký và đóng dấu. Thời gian để xuất được một hóa đơn điện tử hợp lệ nhanh hơn rất nhiều so với hóa đơn giấy truyền thống.
Sau khi xuất, dữ liệu hóa đơn điện tử được lưu lại trên phần mềm. Bất kỳ lúc nào muốn tìm lại hóa đơn để chỉnh sửa thông tin, hủy hoặc tổng hợp để làm báo cáo theo tháng/quý, kế toán chỉ việc kiểm tra trên phần mềm bằng những thao tác đơn giản. Thay vì phải in ra rồi đóng quyển, cất trong tủ hoặc kho riêng, tìm kiếm bằng cách lật giở từng tờ, từng quyển như với hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử hoàn toàn tinh gọn và ưu việt trong vấn đề bảo quản, lưu trữ.

Phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice đã được Tổng cục Thuế thẩm định.

Bài toán vận chuyển nan giải đối với hóa đơn giấy cũng được giải quyết triệt để bằng hóa đơn điện tử. Những hóa đơn điện tử đã xuất sẽ được gửi từ phần mềm đến cho khách hàng qua email, SMS cũng như gửi lên cơ quan Thuế để xin xác thực ngay trong ngày, hoàn toàn không mất phí vận chuyển cũng như rút ngắn thời gian chờ đợi.
Những lợi ích trên cho thấy hóa đơn điện tử ưu việt và phù hợp với nhiều ngành nghề trong thời đại 4.0 hơn hóa đơn giấy. Chính vì thế mà Chính phủ ban hành Nghị định 119/2018/NĐ-CP về hoá đơn điện tử và yêu cầu các doanh nghiệp tiến hành chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử thay cho hóa đơn giấy. Theo nội dung Nghị định 119/2018/NĐ-CP, đến ngày 1/11/2020, các doanh nghiệp phải hoàn thành việc chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử.
Để có thể sớm hoàn thành việc chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử, các doanh nghiệp nên lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử của các đơn vị uy tín. Công ty phát triển công nghệ Thái Sơn cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice sử dụng dễ dàng và tiết kiệm thời gian, chi phí cho doanh nghiệp, đồng thời chống giả mạo hóa đơn hiệu quả.
Với những tính năng ưu việt của mình, phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice đã giúp ích rất nhiều cho các doanh nghiệp lớn như Lotte, Grab, Golden Gate, Honda, CGV, KFC… và nhận được sự tín nhiệm từ các đơn vị nói trên.
Để được tư vấn thêm về hóa đơn điện tử hay trải nghiệm dùng thử MIỄN PHÍ phần mềm E-invoice, bạn vui lòng liên hệ địa chỉ sau:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Trụ sở chính: Số 15 Đặng Thùy Trâm - Cầu Giấy - Hà Nội
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/