Chứng từ xuất nhập khẩu - "Tấm hộ chiếu" cho hàng hóa thông quan thuận lợi

Chứng từ xuất nhập khẩu là một trong những tài liệu không thể thiếu đảm bảo cho hàng hóa được thông quan thuận lợi. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn chứng từ xuất nhập khẩu là gì và tại sao chứng từ xuất nhập khẩu lại là tấm hộ chiếu cho hàng hóa thông quan thuận lợi.

Chứng từ xuất nhập khẩu.

1. Chứng từ xuất nhập khẩu là gì? Vai trò của chứng từ xuất nhập khẩu

Chứng từ xuất nhập khẩu là tập hợp các giấy tờ cần thiết để chứng minh nguồn gốc, số lượng, chất lượng và giá trị của hàng hóa khi xuất khẩu hoặc nhập khẩu. Bộ chứng từ này không chỉ là cơ sở để hải quan các nước tiến hành thủ tục thông quan mà còn là bằng chứng pháp lý cho các giao dịch thương mại quốc tế.

Chứng từ xuất nhập khẩu thường xuất thành từng bộ, đóng vai trò quan trọng trong quá trình xuất nhập khẩu hàng hóa. Cụ thể bộ chứng từ xuất nhập khẩu giúp:

- Xác thực hàng hóa: Chứng từ xuất nhập khẩu chứng minh nguồn gốc, chủ sở hữu, số lượng và chất lượng của hàng hóa.

- Căn cứ mua bán, thanh toán: Chứng từ là căn cứ để thực hiện mua bán, thanh toán quốc tế, đặc biệt là khi sử dụng hình thức thanh toán bằng tín dụng thư.

- Giải quyết tranh chấp: Trong trường hợp xảy ra tranh chấp, chứng từ sẽ là bằng chứng pháp lý để giải quyết.

- Căn cứ áp dụng các chính sách thuế, hải quan: Chứng từ xuất nhập khẩu chứa đựng thông tin hàng hóa. Cơ quan hải quan sẽ căn cứ vào thông tin trên chứng từ để tính thuế nhập khẩu, thuế xuất khẩu và áp dụng các quy định khác.

- Nắm bắt thông tin về hàng hóa: Thông qua chứng từ có thể nắm được mọi thông tin về hàng hóa.

>> Tham khảo: Thủ tục và hồ sơ giảm thuế xuất nhập khẩu cho doanh nghiệp.

2. Các loại chứng từ xuất nhập khẩu

Có rất nhiều các loại chứng từ xuất nhập khẩu khác nhau, phục vụ mục đích khác nhau về thông tin hành hóa và phục vụ quá trình thông quan cho hàng hóa.

Các loại chứng từ xuất nhập khẩu.

Các loại chứng xuất nhập khẩu phổ biến gồm:

- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): là chứng từ quan trọng nhất, ghi rõ thông tin về hàng hóa, giá trị, người mua, người bán.

- Hợp đồng thương mại (Commercial Contract): là văn bản do người mua và người bán cùng lập thỏa thuận chi tiết về các điều khoản mua bán hàng hóa ngoại thương. Trong nhiều trường hợp các bên áp dụng đơn đặt hàng (Purchase Order) mà không lập hợp đồng thương mại. Purchase Order là trường hợp đặc biệt của hợp đồng thương mại.

- Tờ khai hải quan (Customs Declaration Sheet (CDS): Dùng để khai báo thông tin về hàng hóa với cơ quan hải quan.

- Vận đơn (Bill of Lading/Airway Bill): còn gọi là chứng từ vận tải, là hợp đồng vận chuyển giữa chủ hàng và hãng vận tải, chứng minh quyền sở hữu hàng hóa.

- Phiếu đóng gói (Packing List): là tài liệu liệt kê danh mục hàng hóa như thỏa thuận của Hợp đồng thương mại. Phiếu ghi tiết về cách đóng gói hàng hóa, số lượng kiện hàng, trọng lượng, kích thước…

- Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin): Xác định quốc gia xuất xứ của hàng hóa, quan trọng trong việc áp dụng các ưu đãi thuế quan.

- Giấy chứng nhận chất lượng (Certificate of Quality): Chứng minh chất lượng của hàng hóa, đặc biệt quan trọng đối với các mặt hàng cần kiểm soát chất lượng chặt chẽ.

>> Có thể bạn quan tâm: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.

Các loại chứng từ xuất nhập khẩu.

Trên thực tế, người ta phân loại chứng từ xuất nhập khẩu thành các nhóm khác nhau:

- Nhóm chứng từ bắt buộc;

- Nhóm chứng từ thường có;

- Nhóm chứng từ khác.

Hàng hóa xuất nhập khẩu có thể có nhiều loại chứng từ khác tùy thuộc vào một số yếu tố như: loại hàng hóa; quốc gia xuất khẩu, nhập khẩu hàng hóa; yêu cầu của khách hàng (có thêm các chứng từ khác như giấy phép nhập khẩu, chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm,...).

>> Tham khảo: Cách tính thuế xuất nhập khẩu theo giá FOB.

3. Vì sao chứng từ xuất nhập khẩu là tấm hộ chiếu cho hàng hóa thông quan?

Chứng từ xuất nhập khẩu chứa đựng mọi thông tin về hàng hóa. Theo đó, là căn cứ để cơ quan hải quan làm thủ tục thông quan do đó được ví như là tấm hộ chiếu cho hàng hóa thông quan.

Hàng hóa có chứng từ xuất nhập khẩu sẽ đảm bảo:

- Thông quan nhanh chóng: Hàng hóa đầy đủ chứng từ giúp quá trình thông quan diễn ra nhanh chóng, tránh gây ra sự chậm trễ.

- Bảo vệ quyền lợi: Chứng từ đầy đủ là bằng chứng pháp lý giúp bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp trong trường hợp xảy ra tranh chấp.

- Giảm thiểu chi phí: Việc chuẩn bị đầy đủ chứng từ giúp giảm thiểu các chi phí phát sinh do phải bổ sung hoặc sửa chữa chứng từ.

>> Tham khảo: Thuế xuất nhập khẩu có được tính vào chi phí không?

4. Quy trình làm chứng từ xuất nhập khẩu

Quy trình làm chứng từ xuất nhập khẩu sẽ phụ thuộc vào từng loại hàng hóa xuất nhập khẩu cụ thể và uy tín của doanh nghiệp xuất nhập khẩu. Tuy nhiên, đối với những đơn vị, doanh nghiệp mới ra nhập hoạt động xuất nhập khẩu có thể tham khảo quy trình làm chứng từ xuất nhập khẩu chung như sau:

Bước 1: Chuẩn bị bộ chứng từ hàng hóa

Doanh nghiệp chuẩn bị đầy đủ các loại chứng từ hàng hóa cần thiết bao gồm các chứng từ về mua bán, hợp đồng mua bán, chứng từ nguồn gốc xuất xứ hàng hóa. Chứng từ có thể ở dạng văn bản giấy hoặc văn bản điện tử. Trường hợp sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice doanh nghiệp có thể dễ dàng các chứng từ điện tử.

Bước 2: Cài đặt phần mềm khai báo hải quan VNACCS

Doanh nghiệp lựa chọn đơn vị cung cấp phần mềm khai Hải quan điện tử uy tín (Công ty TNHH phát triển Công nghệ Thái Sơn) để khai hải quan.

Bước 3: Đăng ký kiểm tra chuyên ngành (nếu có)

Doanh nghiệp cần phải hoàn tất mọi thủ tục, nộp hồ sơ và khai báo với cơ quan theo như kiểm tra theo quy định nếu hàng hóa xuất nhập khẩu thuộc danh mục hàng hóa cần phải kiểm tra chuyên ngành.

Bước 4: Khai và truyền tờ khai hải quan

Doanh nghiệp sử dụng phần mềm khai hải quan điện tử khai và truyền tờ khai đến cơ quan Hải quan nhanh chóng, thuận tiện.

Bước 5: Lấy lệnh giao hàng

Lệnh giao hàng là loại chứng từ bên công ty vận chuyển phát hành nhằm lưu hàng hóa và giao hàng đến người nhận. Đây là loại chứng từ rất quan trọng để có thể làm thủ tục ở cảng khi kiểm hàng hóa, chuyển hàng và lấy mẫu kiểm tra chuyên ngành.

Bước 6: Chuẩn bị bộ hồ sơ hải quan

Doanh nghiệp chuẩn bị bộ hồ sơ hải quan gồm các loại chứng từ xuất nhập khẩu. Cần lưu ý xem tờ khai thuộc luồng nào (luồng xanh, tờ khai luồng vàng hay tờ khai luồng đỏ) để thực hiện thủ tục hải quan phù hợp.

Lưu ý:

- Tờ khai luồng xanh: loại tờ khai hệ thống đã được thông quan. Bạn cần phải nộp thuế cũng như đến hải quan để có thể giám sát, hoàn tất các thủ tục.

- Tờ khai luồng vàng là loại tờ khai hải quan sẽ kiểm tra bộ hồ sơ giấy.

- Tờ khai luồng đỏ là loại tờ khai hải quan kiểm tra bộ hồ sơ giấy, sau đó kiểm tra hàng hóa thực tế.

Phân luồng tờ khai hải quan.

Để hàng hóa được phân vào luồng xanh, giảm các chứng từ không cần thiết và đẩy nhanh tốc độ thông quan thì doanh nghiệp cần có các yếu tố như: tuân thủ đầy đủ các quy định hải quan và thông quan trước khi nhập cảnh; hàng hóa đã được xác minh và kiểm tra tại cảng xuất khẩu hoặc các điểm trước đó; lịch sử xuất nhập hàng hóa trước đó an toàn, thuận lợi.

>> Tham khảo: Tìm hiểu về cách tính thuế xuất nhập khẩu theo giá CIF.

Bước 7: Làm thủ tục tại Chi cục Hải quan

Để tiết kiệm thời gian, bạn có thể nhờ bên dịch vụ khai báo hải quan hoặc bên xuất nhập khẩu để thực hiện – vừa tiết kiệm chi phí và các thủ tục hoàn thiện nhanh chóng.

Lưu ý khi làm chứng từ xuất nhập khẩu hàng hóa:

- Cập nhật quy định: Các quy định về chứng từ xuất nhập khẩu có thể thay đổi theo thời gian và tùy thuộc vào từng quốc gia do đó cần cập nhật các quy định mới nhất.

- Trường hợp chưa rõ các thủ tục giấy tờ xuất nhập khẩu, doanh nghiệp cần liên hệ với đơn vị, cá nhân có kinh nghiệm để được tư vấn chuyên môn.

Trên đây là thông tin chứng từ xuất nhập khẩu và giải đáp tại sao chứng từ xuất nhập khẩu quan trọng và được coi là tấm hộ chiếu cho hàng hóa thông quan thuận lợi. Doanh nghiệp lưu ý nắm rõ các quy định, thủ tục thông quan để đảm bảo hoạt động xuất nhập khẩu thuận lợi, tránh rủi ro gây thiệt hại về tài chính, uy tín.

Ngoài ra, quý doanh nghiệp có nhu cầu tìm hiểu về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, vui lòng liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN