Tổng hợp quy định mới về chứng từ khấu trừ thuế TNCN năm 2024

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là tài liệu đóng vai trò quan trọng trong việc xác minh nộp thuế TNCN của người lao động. Loại chứng từ này được cấp do các cơ quan có thẩm quyền và cùng là tài liệu bắt buộc trong hồ sơ cá nhân tự quyết toán thuế với Cơ quan Thuế. Các Quy định mới về chứng từ khấu trừ thuế TNCN 2024 dưới đây sẽ giúp người lao động và doanh nghiệp nắm được kiến thức về loại chứng từ này.

Những trường hợp được cấp chứng từ thuế TNCN.

1. Trường hợp nào được cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN?

Theo Khoản 2, Điều 25, Thông tư 111/2013/TT-BTC:

“a) Tổ chức, cá nhân trả các khoản thu nhập đã khấu trừ thuế theo hướng dẫn tại khoản 1, Điều này phải cấp chứng từ khấu trừ thuế theo yêu cầu của cá nhân bị khấu trừ. Trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thì không cấp chứng từ khấu trừ.”

Như vậy, việc cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân là yêu cầu bắt buộc đối với tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập đã khấu trừ số thuế phải nộp vào thu nhập của cá nhân trước khi thực hiện chi trả thu nhập nếu có yêu cầu từ cá nhân người bị khấu trừ thuế.

Mặt khác, theo Điểm b, Khoản 2, Điều 25, Thông tư 111/2013/TT-BTC, chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân được cấp trong một số trường hợp sau:

- Trường hợp cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc hợp đồng lao động dưới 03 tháng: Cá nhân có quyền yêu cầu được cấp chứng từ khấu trừ cho mỗi lần khấu trừ thuế hoặc cấp một chứng từ khấu trừ cho nhiều lần khấu trừ thuế trong một kỳ tính thuế.

- Trường hợp cá nhân ký hợp đồng lao động từ (03) tháng trở lên: Tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập chỉ cấp cho một cá nhân một chứng từ khấu trừ thuế trong một kỳ tính thuế.

>> Tham khảo: Mẫu báo cáo chứng từ khấu trừ thuế TNCN gửi Cơ quan Thuế.

2. Quy định mới về chứng từ khấu trừ thuế TNCN năm 2024

Nhiều quy định mới về chứng từ thuế TNCN.

Năm 2024, cá nhân và tổ chức chi trả thu nhập cần lưu ý một số quy định mới về chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân:

2.1. Bắt buộc chuyển đổi sang chứng từ thuế TNCN điện tử

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, từ ngày 1/07/2022, các đơn vị bắt buộc phải chuyển đổi sang sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử, ngừng sử dụng các loại chứng từ thuế TNCN tự in, chứng từ đặt in còn tồn trước đó.

2.2. Nội dung trên chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Căn cứ theo Khoản 1, Điều 32, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân gồm các thông tin sau:

- Tên chứng từ khấu trừ thuế TNCN, ký hiệu mẫu, ký hiệu chứng từ khấu trừ thuế, số thứ tự.

- Tên, địa chỉ và MST của người nộp.

- Tên, địa chỉ và MST của người nộp thuế (nếu có).

- Quốc tịch (nếu không thuộc quốc tịch Việt Nam).

- Khoản thu nhập, thời điểm chi trả thu nhập, tổng thu nhập chịu thuế, số tiền thuế đã được khấu trừ và số thu nhập còn được nhận.

- Thời gian lập chứng từ (Ngày/tháng/năm).

- Họ tên và chữ ký của người chi trả thu nhập.

Lưu ý: Đối với chứng từ khấu trừ thuế điện tử thì phải thực hiện ký số trên chứng từ.

>> Có thể bạn quan tâm: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.

2.3. Thời điểm lập chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân

Theo Điều 31, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thời điểm lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN như sau:

- Tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, có trách nhiệm lập chứng từ, biên lai để giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế hoặc người phải nộp các khoản phí, lệ phí: Tại thời điểm khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.

- Tổ chức thu phí, lệ phí có trách nhiệm lập chứng từ, biên lai để giao cho người nộp các khoản phí, lệ phí: Tại thời điểm thực hiện thu thuế, phí, lệ phí.

Lưu ý: Thời điểm lập và thời điểm cấp chứng từ thuế TNCN có thể khác nhau và căn cứ theo thời điểm cá nhân có yêu cầu gửi đến tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập.

3. Hướng dẫn đăng ký sử dụng chứng từ điện tử khấu trừ thuế TNCN

Cách đăng ký chứng từ điện tử khấu trừ thuế TNCN.

Hiện tại, có 1 số cách đăng ký sử dụng chứng từ điện tử khấu trừ thuế TNCN như sau:

Cách 1: Gửi hồ sơ đăng ký theo mẫu 02/PH-BLG đến cơ quan Thuế

Việc đăng ký sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN được hướng dẫn theo Công văn 7563/CTTPHCM-TTHT năm 2022 do Cục thuế TP Hồ chí Minh ban hành:

- Tổ chức chi trả thu nhập có nhu cầu sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN phải nộp hồ sơ cho cơ quan thuế quản lý thông qua Cổng thông tin thuế điện tử của Tổng cục Thuế.

- Hồ sơ đăng ký: Thông báo phát hành chứng từ khấu trừ: Mẫu 02/PH-BLG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP để thực hiện phát hành chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử.

Lưu ý: Trường hợp các tổ chức trả thu nhập là văn phòng đại diện mà chưa có chữ ký số thì văn phòng đại diện có thể đăng ký chữ ký số cấp một lần để tiết kiệm chi phí và có hiệu lực sử dụng trong vòng 05 ngày.

>> Tham khảo: Cách tính và thời điểm xác định thu nhập tính thuế TNCN bán cổ phần.

Cách 2: Gửi hồ sơ đăng ký theo mẫu 01/ĐKTĐ – HĐĐT

Đối với các tổ chức đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, tại mục loại hóa đơn sử dụng, đơn vị có thể chọn “Các loại hóa đơn khác” hoặc “Các chứng từ được in, phát hành, sử dụng và quản lý như hóa đơn”.

Trên đây là một số quy định quan trọng về chứng từ khấu trừ thuế TNCN năm 2024. Các tổ chức chi trả thu nhập, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí cần lưu ý các trường hợp được cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN, các quy định về chứng từ chứng từ điện tử khấu trừ thuế TNCN về thời hạn, cách đăng ký.

Ngoài ra, quý doanh nghiệp có nhu cầu tìm hiểu về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, vui lòng liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN