Trong quá trình lưu thông, các cơ quan kiểm tra cần có sự kết nối với cơ quan thuế để có thể dễ dàng kiểm tra, xác minh tính đúng đắn, hợp lệ của hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử khi chứng minh nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa.

Làm thế nào để dễ dàng kiểm tra hóa đơn điện tử?

1. Giải đáp cách kiểm tra hóa đơn điện tử chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa quá trình lưu thông

Trong một buổi Hội nghị đối thoại với 600 doanh nghiệp do Bộ Tài chính phối hợp cùng Phòng thương mại và công nghiệp VN (VCCI) tổ chức ngày 29/11/2017, ông Nguyễn Hữu Hậu, phụ trách tài chính kế toán Công ty Tân Tiến có thắc mắc rằng: “Công ty hiện nay đang thực hiện hóa đơn điện tử, thế nhưng trong quá trình vận chuyển hàng đi bán, chúng tôi in tờ hóa đơn điện tử ra để đi đường được hay không, hay in phiếu xuất kho”.
Trước câu hỏi trên, ông Cao Anh Tuấn, Phó tổng cục trưởng Tổng cục Thuế đã giải đáp rằng các doanh nghiệp hiện nay chưa chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử nhiều nên các cơ quan thuế địa phương cần tạo điều kiện để các doanh nghiệp đẩu mạnh chuyển đổi; mặt khác, đã là hóa đơn điện tử khi chuyển đổi sang chứng từ giấy đều sẽ có bất cập, do đó các cơ quan chức năng tiến hành kiểm tra cần có cách kiểm tra hóa đơn điện tử trong quá trình vận chuyển hàng hóa trên đường đi. Với những trường hợp mạng trục trặc thì có thể dùng hóa đơn điện tử chuyển đổi ra chứng từ giấy để kiểm tra.
Còn Bà Nguyễn Thị Cúc, Chủ tịch Hiệp hội Tư vấn thuế, khi trao đổi về vấn đề này thì bà cho rằng: Các cơ quan quản lý, kiểm tra cần được kết nối với cơ quan thuế để thực hiện việc kiểm tra hóa đơn điện tử trong quá trình lưu thông hàng hóa, thông qua các thiết bị điện tử như: iPad, smartphone,...

2. Quy định nguyên tắc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Hiện nay, khi sử dụng hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy, người dung cần phải nắm được các quy định liên quan đến chuyển đổi hóa đơn điện tử, trước hết là nguyên tắc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.
Để nắm được nguyên tắc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy, bạn và doanh nghiệp có thể tham khảo ngay Điều 12 của Thông tư số 32/2011/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành. Cụ thể:
- Những người bán hàng được chuyển đổi HĐĐT sang hóa đơn giấy nhằm phục vụ cho mục đích chứng minh nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa hữu hình trong quá trình vận chuyển, lưu thông hàng hóa. Tuy nhiên, khi hóa đơn chuyển đổi với mục đích này thì bên bán chỉ được chuyển đổi duy nhất 01 lần mà thôi. Hóa đơn chuyển đổi này cần phải tuân theo các quy định tại Khoản 2, 3, 4 tại Điều 12 của Thông tư 32/2011/TT-BTC.
- Bên cạnh đó, hai bên mua và bán hàng đều được phép tự chuyển đổi hóa đơn điện tử ra hóa đơn giấy nhằm phục vụ mục đích lưu trữ chứng từ kế toán theo đúng quy định của Luật Kế toán. Các hóa đơn chuyển đổi với mục đích này cũng cần phải đáp ứng quy định tại Khoản 2, 3, 4 của Điều 12 của Thông tư 32/2011/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử, Tra cứu hóa đơn điện tử.

3. Quy định ký hiệu với hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy

Các hóa đơn chuyển đổi sang hóa đơn giấy để đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp thì cần phải đáp ứng yêu cầu về ký hiệu trên hóa đơn theo quy định của pháp luật.
Cụ thể, các hóa đơn chuyển đổi phải thể hiện đúng ký hiệu riêng trên hóa đơn, bao gồm các ký hiệu thông tin như sau:
– Dòng chữ phân biệt giữa hóa đơn chuyển đổi và hóa đơn điện tử gốc “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ”.
– Họ và tên, chữ ký của người được thực hiện chuyển đổi.
– Thời gian chuyển đổi.

4. Tính pháp lý của hóa đơn điện tử chuyển đổi

Khi sử dụng hóa đơn chuyển đổi, nếu bạn và doanh nghiệp thắc mắc các hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý không thì câu trả lời chắc chắn là có. Bởi, những hóa đơn chuyển đổi với mục đích chứng minh nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa hữu hình trong quá trình lưu thông thì đều có giá trị pháp lý.
Tuy nhiên, để đảm bảo tính pháp lý, các hóa đơn này phải đáp ứng đúng quy định của pháp luật về hóa đơn chuyển đổi.
Cụ thể, các hóa đơn giấy chuyển đổi từ hóa đơn điện tử phải đảm bảo các yêu cầu về tính toàn vẹn của thông tin trên hóa đơn điện tử nguồn (tức hóa đơn điện tử gốc, chưa qua chỉnh sửa), cần có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi và chữ ký, có họ tên của người thực hiện chuyển đổi được thực hiện theo quy định của pháp luật về chuyển đổi chứng từ điện tử.
Mọi thắc mắc về hóa đơn chuyển đổi hay muốn được tư vấn thêm về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ ngay Hotline 24/7:

• Miền Bắc: 1900 4767
• Miền Nam/Trung: 1900 4768
• Website: Einvoice.vn