Với định hướng số hóa quốc gia của Chính Phủ tạo đà phát triển trong thời đại mới, hóa đơn điện tử đã dần được đưa vào áp dụng từ năm 2011. Đến nay, qua những hiệu quả không thể phủ nhận, Chính Phủ và Bộ Tài chính đã khẳng định tính cấp thiết và đưa ra thời hạn bắt buộc sử dụng HĐĐT trong các Nghị định, Thông tư được ban hành.
Cụ thể thời hạn bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử là khi nào? Các doanh nghiệp và kế toán cần phải lưu ý những gì khi thời hạn bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử đang tới rất gần? Tất cả sẽ được giải đáp ngay trong bài viết dưới đây.

1. Thời hạn bắt buộc chuyển đổi hóa đơn điện tử là ngày 01/11/2020

Nhiều người dùng thắc mắc rằng thời hạn bắt buộc chuyển đổi hóa đơn điện tử chính xác là khi nào? Thật ra, đây là vấn đề vô cùng quan trọng. Bởi, việc nắm rõ được thời hạn bắt buộc chuyển đổi hóa đơn điện tử sẽ giúp cho các kế toán và doanh nghiệp chủ động hơn trong kế hoạch, lộ trình chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang HĐĐT để sử dụng.

 Thời hạn bắt buộc chuyển đổi hóa đơn điện tử là khi nào?

Ở Nghị định 119/2018/NĐ-CP, chi tiết tại Khoản 2, Điều 35, Chính Phủ đã quy định rằng việc tổ chức thực hiện hóa đơn điện tử phải được tiến hành xong đối với các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ và cá nhân kinh doanh chậm nhất là vào ngày 01 tháng 11 năm 2020. 
Còn ở Thông tư số 68/2019/TT-BTC, chi tiết tại Khoản 3, Điều 26, Bộ Tài chính đã quy định rằng kể từ ngày 01 tháng 11 năm 2020, các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ và cá nhân kinh doanh cần phải thực hiện đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử theo đúng như hướng dẫn của Thông tư này.
Như vậy, dù theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP của Chính Phủ hay theo như Thông tư số 68 mới ban hành nhất bởi Bộ Tài chính thì thời hạn các doanh nghiệp bắt buộc phải chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử là ngày 01/11/2020.

2. Doanh nghiệp được sử dụng song song hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy đến hết ngày 31/10/2020

Theo quy định của Công văn  48825/CT-TTHT, Tổng cục Thuế đã khẳng định từ ngày 01/11/2018 - 31/10/2020 thì Nghị định số 51/2010/NĐ-CP và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP của Chính Phủ quy định về hóa đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ vẫn sẽ còn hiệu lực. Điều này đồng nghĩa rằng, trong khoảng thời gian này, các loại hóa đơn giấy (hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in) vẫn sẽ được sử dụng bình thường. Cùng với đó, doanh nghiệp có thể hoàn toàn được sử dụng song song hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy đến hết ngày 31/10/2020.

 Thời hạn được phép dùng hóa đơn điện tử song song với hóa đơn giấy?

Tuy nhiên, khi sử dụng song song 2 loại hình hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử này, các kế toán và doanh nghiệp cần hết sức lưu ý rằng, theo đúng quy định tại Thông tư số 68, Bộ Tài chính đã chỉ rõ Nghị định số 51/2010/NĐ-CP và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP sẽ chính thức hết hiệu lực vào ngày 31/10/2020. Do đó, chính thức từ ngày 1/11/2020, các đơn vị kinh doanh phải dừng hoàn toàn việc sử dụng cả hai loại hình hóa đơn này, thay vào đó chỉ được sử dụng duy nhất hóa đơn điện tử.
Trường hợp các đơn vị kinh doanh dù vô tình hay cố ý vi phạm quy định trên, chậm trễ chuyển đổi thì sẽ chịu xử phạt theo quy định của cơ quan có thẩm quyền. Do đó, việc nhanh chóng triển khai chuyển đổi áp dụng hóa đơn điện tử sớm là điều vô cùng cần thiết với các doanh nghiệp chưa tiến hành chuyển đổi.

3. Những quy định về hóa đơn điện tử sẽ thay đổi từ ngày 1/11/2020

Với thời hạn bắt buộc hoàn thành chuyển đổi hóa đơn điện tử vào ngày 01/11/2020, điều này sẽ kéo theo rất nhiều thay đổi khác trong việc sử dụng hóa đơn điện tử mà các kế toán doanh nghiệp cần phải lưu ý.

3.1. Đơn giản hóa thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử 

Thứ nhất, từ ngày 1/11/2020, nhờ chỉ áp dụng duy nhất hình thức hóa đơn điện tử nên khi tiến hành đăng ký hóa đơn điện tử, các doanh nghiệp sẽ chỉ được đăng ký qua mạng bằng cách nộp tờ khai Đăng ký/Thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử theo mẫu số 01, quy định bởi Nghị định 119/2018/NĐ-CP, gửi tới cơ quan thuế.
Phía cơ quan thuế sẽ có trách nhiệm gửi lại thông báo theo mẫu số 02, quy định bởi Nghị định 119/2018/NĐ-CP, về việc chấp thuận hay không chấp thuận việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế chỉ trong thời gian 01 ngày, tính từ ngày nhận được đơn đăng ký gửi đến.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

3.2. Doanh nghiệp được phép chuyển đổi HĐĐT sang chứng từ giấy

Dù hoàn toàn chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử song các doanh nghiệp vẫn được pháp chuyển đổi bản hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy nhằm phục vụ mục đích lưu trữ hay chứng minh nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa.

 HĐĐT chuyển đổi cần đáp ứng các điều kiện nhất định để đảm bảo hợp pháp.

Cụ thể, vấn đề này đã được quy định rõ tại Thông tư số 32/2011/TT-BTC bởi Bộ Tài chính:

• Người bán được phép chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ của các hàng hóa hữu hình trong quá trình lưu thông. Người bán chỉ được thực hiện việc chuyển đổi này duy nhất 01 lần. Chứng từ chuyển đổi này chỉ có giá trị pháp lý khi đáp ứng theo đúng quy định của pháp luật.
• Người bán và người mua được phép tự ý chuyển đổi hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy để phục vụ cho mục đích lưu trữ chứng từ kế toán, theo đúng quy định của Luật kế toán. Khi này, các chứng từ chuyển đổi sẽ không có giá trị về mặt pháp lý.

3.3. Ngày lập và ngày ký HĐĐT phải trùng nhau

Nhiều người dùng vẫn thường thắc mắc: ngày ký và ngày lập hóa đơn điện tử khác nhau có được không? Câu trả lời chắc chắn là không.

 Ngày ký và ngày lập hóa đơn điện tử khác nhau đúng hay sai?

Bởi, tại Điểm e, Khoản 1, Điều 3, Thông tư 68/2019/TT-BTC, Bộ Tài chính đã khẳng định rằng ngày lập hóa đơn điện tử sẽ được xác định theo thời điểm người bán ký số, ký điện tử trên hóa đơn.
Như vậy, HĐĐT chỉ hợp pháp, hợp lệ chỉ khi ngày lập và ngày ký hóa đơn phải trùng khớp với nhau.

3.5. Thay đổi về ký hiệu mẫu số hóa đơn và ký hiệu HĐĐT

Theo đúng quy định của Thông tư số 68/2019/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành, thì ký hiệu mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn là hai tiêu thức nội dung hoàn toàn khác nhau, các kế toán doanh nghiệp cần để ý để tránh nhầm lẫn.
Theo đó, ký hiệu mẫu số hóa đơn sẽ là các ký tự có 01 chữ số tự nhiên từ 1-4, mỗi chữ số sẽ thể hiện, phản ánh một loại hóa đơn khác nhau:

• Số 1: Thể hiện loại Hóa đơn giá trị gia tăng.
• Số 2: Thể hiện loại Hóa đơn bán hàng.
• Số 3: Thể hiện loại Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử.
• Số 4: Thể hiện các loại hóa đơn khác.

Còn ký hiệu hóa đơn điện tử sẽ là một nhóm gồm 06 ký tự, phản ánh thông tin của hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế, năm lập hóa đơn hay loại HĐĐT được sử dụng. Quy định chi tiết về ký hiệu hóa đơn, kế toán và doanh nghiệp có thể tham khảo tại Điểm a.3, Khoản 1, Điều 3 về nội dung HĐĐT.

3.6. Phương thức chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế

Khi sử dụng HĐĐT, người bán cần phải chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử theo Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử (quy định tại Phụ lục 2 ban hành kèm theo Thông tư 68/2019/TT-BTC) theo đúng thời hạn nộp hồ sơ khai thuế GTGT được Bộ Tài chính quy định tại Điểm a, Khoản 2, Điều 16, Thông tư 68/2019/TT-BTC.
Ngoài ra, các trường hợp người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ không được quy định cụ thể thì sau khi lập đầy đủ các nội dung trên hóa đơn, người bán phải gửi hóa đơn cho người mua, đồng thời gửi nó cho cơ quan thuế.

4. Một số điều doanh nghiệp cần phải chuẩn bị sẵn sàng khi thời hạn áp dụng HĐĐT đang tới gần

Khi mà thời điểm bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử 01/11/2020 đang tới rất gần, các doanh nghiệp cần phải nhanh chóng chuẩn bị những điều kiện cần thiết để có thể sớm hoàn thành chuyển đổi phương thức HĐĐT vào doanh nghiệp mình.
 

 
Doanh nghiệp cần xây dựng hệ thống thông tin về hóa đơn hiện đại, đúng quy định.

4.1. Doanh nghiệp cần xây dựng, thu thập, xử lý và quản lý hệ thống thông tin về hóa đơn. 

Để có thể áp dụng phương thức hóa đơn điện tử, các doanh nghiệp cần phải xây dựng cho mình một hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin, hệ thống phần mềm theo đúng quy định pháp luật nhằm đảm bảo quản lý, vận hành, khai thác hệ thống thông tin hóa đơn điện tử một cách hiệu quả nhất. Điều này đã được quy định rõ tại Điều 19 của Thông tư 68.
Ngoài ra, việc xây dựng, quản lý và sử dụng cơ sở dữ liệu hóa đơn điện tử cũng cần được áp dụng theo những nguyên tắc nhất định, quy định tại Điều 18 của Thông tư 68.

4.2. Doanh nghiệp nhanh chóng chuyển đổi HĐĐT càng sớm càng tốt

Dù chưa thật sự đến hạn chót chuyển đổi nhưng các doanh nghiệp cũng nên nhanh chóng chuẩn bị và tiến hành chuyển đổi áp dụng HĐĐT càng sớm càng tốt. Bởi, việc này sẽ giúp tạo thế chủ động cho doanh nghiệp. Kế toán doanh nghiệp có thời gian để làm quen với cách thức sử dụng phần mềm HĐĐT, tránh các sai sót có thể xảy ra sau này, giảm thiểu tối đa các rủi ro có thể xảy đến nghiệp vụ lập xuất hóa đơn của doanh nghiệp.
Ngoài ra, nhằm khuyến khích các đơn vị kinh doanh sớm hoàn thành chuyển đổi HĐĐT, nhiều nhà cung cấp HĐĐT đã tung ra không ít chương trình khuyến mãi, rất có lợi cho doanh nghiệp.

 Chương trình ưu đãi hấp dẫn của E-invoice.

Chẳng hạn như khi lựa chọn áp dụng phần mềm HĐĐT E-invoice của ThaisonSoft, các doanh nghiệp được hưởng nhiều chương trình khuyến mãi lớn như:

• Còn bao nhiêu hóa đơn giấy, tặng doanh nghiệp bấy nhiêu HĐĐT.
• Tặng thêm 100 số hóa đơn khi doanh nghiệp thực hiện ký hợp đồng điện tử.
• Miễn phí nhiều dịch vụ và nhiều ưu đãi khác từ E-invoice.

4.3. Doanh nghiệp nên lựa chọn đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử uy tín, chuyên nghiệp

Thực tế, khi chuyển đổi áp dụng hóa đơn điện tử, các doanh nghiệp cần phải tìm hiểu và lựa chọn cho mình một đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín, chuyên nghiệp.
Bởi, đa phần các nhà cung cấp HĐĐT uy tín, chuyên nghiệp đều đã có nhiều năm hoạt động trong lĩnh vực này, rất giàu kinh nghiệm hỗ trợ doanh nghiệp chuyển đổi thành công HĐĐT nhanh chóng, hiệu quả, phần mềm HĐĐT cũng được đầu tư, nâng cấp, đem lại trải nghiệm dễ dàng nhất cho người dùng.

5. Các tiêu chí để lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín, chuyên nghiệp

Để có thể lựa chọn được nhà cung cấp HĐĐT uy tín, chuyên nghiệp, bạn và có thể tham khảo những tiêu chí sau:

• Thứ nhất, một nhà cung cấp hóa đơn điện tử tốt, uy tín,phải đáp ứng đầy đủ các quy định pháp luật về hóa đơn điện tử, được cấp phép hoạt động bởi cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
• Thứ hai, một nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín, chuyên nghiệp sẽ tạo ra được sản phẩm phần mềm HĐĐT tích hợp đầy đủ các tính năng, nghiệp vụ hóa đơn cần thiết.
• Thư ba, đa phần các đơn vị cung cấp HĐĐT uy tín, chuyên nghiệp sẽ rất chú trọng tới chất lượng sản phẩm, không ngừng nâng cấp phần mềm để đem lại trải nghiệm dễ dàng sử dụng nhất khi thao tác cho người dùng.
• Thứ tư, các nhà cung cấp HĐĐT uy tín, chuyên nghiệp sẽ luôn hướng tới cập nhật, áp dụng công nghệ tiên tiến nhất vào trong phần mềm HĐĐT, chẳng hạn như công nghệ Blockchain nhằm nâng cấp tối đa tính bảo mật an toàn cho hóa đơn.
• Thứ năm, một nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín, chuyên nghiệp phải cung cấp dịch vụ hỗ trợ KH 24/7. Bởi, điều này hiện không chỉ giúp tạo sự thuận tiện được giải đáp thắc mắc 24/7 tới khách hàng mà đã trở thành điều kiện đối không thể thiếu với một đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử theo đúng Thông tư 68/2019/TT-BT. Vì vậy, một nhà cung cấp hóa đơn điện tử tốt sẽ phải rất chú trọng tới vấn đề này.

Ngoài ra, khi lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín, chuyên nghiệp, bạn và doanh nghiệp cũng nên ưu tiên các đơn vị đã được Cục thuế lựa chọn. Bởi, những nhà cung cấp HĐĐT được Cục thuế lựa chọn đều đã được đánh giá rất kỹ càng, dựa trên những tiêu chí nghiêm ngặt và gắt gao. Do đó, các doanh nghiệp sẽ an tâm hơn khi lựa chọn các đơn vị này.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.

6. ThaisonSoft - Nhà cung cấp HĐĐT uy tín được Cục thuế TP Hà Nội lựa chọn

Đáp ứng đầy đủ các tiêu chí rất gắt gao của Cục thuế TP Hà Nội, Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn - THAISONSOFT với phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hiện đang có mặt trong danh sách 26 đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử được Cục thuế lựa chọn và đứng ở số thứ tự đầu tiên trong danh sách tham khảo này.

 THAISONSOFT đứng đầu danh sách đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử được lựa chọn.

Không chỉ vậy, với hơn 18 năm hình thành và phát triển, ThaisonSoft đã không ngừng nâng cấp, cải tiến để trở thành nhà cung cấp uy tín trên thị trường hóa đơn điện tử, đáp ứng đầy đủ các tiêu chí hết sức khắt khe đối với một đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử tốt và uy tín.
Để nhận thêm tư vấn thêm về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/
• Fanpage: Hóa đơn điện tử Einvoice.