Hiện nay, có đến 90% các doanh nghiệp đang dần chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử trước thời hạn bắt buộc chuyển đổi của Chính phủ. Tuy nhiên, một khó khăn mà các kế toán thường gặp phải là không biết tra cứu hóa đơn như thế nào? Sau đây, E-invoice sẽ hướng dẫn 2 cách giúp tra cứu thông tin hóa đơn điện tử chính xác nhất.

1. Tại sao cần tra cứu thông tin hóa đơn điện tử?

Tra cứu thông tin hóa đơn là một trong những nghiệp vụ quan trọng của kế toán. Khi nhận được hóa đơn, người nhận thường phân vân không biết đây có phải hóa đơn thật không, có hợp pháp, hợp lệ không. Do đó, tra cứu thông tin hóa đơn ngoài việc kiểm tra tính xác thực của hóa đơn, nó còn giúp:

• Nắm bắt thông tin về bên phát hành hóa đơn (bao gồm thông tin người bán hàng hóa dịch vụ và thông tin hóa đơn)
• Tạo sự minh bạch trong các vấn đề nộp thuế, mua bán
• Lên phương án xử lý hóa đơn điện tử sau khi đã nắm được thông tin

Khi nào cần tra cứu hóa đơn:

• Trong thời gian khoảng 2 ngày kể từ khi đơn vị thông báo phát hành hóa đơn điện tử, kế toán cần kiểm tra xem hóa đơn đó đã được phép sử dụng hay chưa
• Ngoài ra, khi hạch toán và kê khai hóa đơn, kế toán cũng cần xác nhận lại tính hợp lệ, hợp pháp của hóa đơn điện tử đã nhận.

Hướng dẫn cách tra cứu thông tin hóa đơn điện tử nhanh chóng, chính xác

2. Tra cứu thông tin của hóa đơn trên website của Tổng cục thuế

Để tra cứu thông tin hóa đơn trên website của Tổng cục thuế, bạn chỉ cần làm theo các bước sau:
Truy cập vào website theo đường link sau đây : http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn.
Thông tin trên website http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn được tập hợp từ các báo cáo, thông báo của nhiều đơn vị phát hành hoá đơn và biên lai theo quy định tại Nghị định số 51/2010/NĐ-CP, thông tư số 153/2010/TT-BTC và TT số 303/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính.

Giao diện trang chủ của website Tổng cục thuế

Trên màn hình trang chủ, click chọn “Thông tin hóa đơn, biên lai”, chọn “Hóa đơn” để tiếp tục thực hiện nghiệp vụ tra cứu.

- Trường hợp 1: Tra cứu một hóa đơn

+ Chọn “Thông tin hóa đơn, biên lai” => “Hóa đơn” => “Tra cứu một hóa đơn”
+ Nhập đầy đủ các trường thông tin sau: “Mã số thuế người bán, mẫu số, ký hiệu hóa đơn và số hóa đơn, mã xác thực”
+ Chọn “Tìm kiếm”
+ Kiểm tra kết quả trả về
Dưới đây là kết quả trả về của một hóa đơn hợp lệ, đầy đủ các trường thông tin

Hóa đơn hợp lệ bao gồm: Thông tin người bán hàng hóa dịch vụ và thông tin hóa đơn

Nếu thiếu 1 trong 2 thông tin thì đây là hóa đơn điện tử không hợp pháp. Nguyên nhân có thể do doanh nghiệp chưa thông báo phát hành hóa đơn, hoặc đã thông báo nhưng chưa đưa lên Cổng thông tin; ngoài ra có thể do trình duyệt web bạn đang sử dụng không phù hợp…

Hóa đơn điện tử bị thiếu nội dung “Thông tin hóa đơn”

Để giải quyết tình trạng này, người mua cần liên hệ với bên bán để kiểm tra xem họ đã phát hành hóa đơn chưa. Nếu đã phát hành, cần xin ảnh chụp thông báo đã phát hành hóa đơn và được Cơ quan thuế chấp thuận để làm căn cứ.
Lưu ý: Hóa đơn bán hàng của Chi cục thuế chỉ hiển thị phần thông tin doanh nghiệp bên mua, và không có thông tin hóa đơn.
>> Có thể bạn quan tâm: Báo giá hóa đơn điện tử.

- Trường hợp 2: Tra cứu nhiều hóa đơn

Để tra cứu nhiều hóa đơn điện tử, bạn thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Lập file excel với các giá trị được sắp xếp theo các cột A, B, C, D, E, F… Tương ứng với đó là: Mã số thuế, mẫu số, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn, hóa đơn invoice của bưu chính viễn thông, hóa đơn bưu điện của bưu chính viễn thông.
Bước 2: Chọn “Thông tin hóa đơn, biên lai” => Hóa đơn => Tra cứu nhiều hóa đơn

• Bước 3: “Trạng thái hóa đơn cần tìm kiếm”: Hóa đơn có giá trị sử dụng hoặc không có giá trị sử dụng
• Bước 4: Đường dẫn đến file excel là tệp vừa chuẩn bị ở bước 1
• Bước 5: Chọn chữ cái tương ứng với các cột vừa chuẩn bị trong file excel
• Bước 6: Điền mã xác thực
• Bước 7: Click “Tìm kiếm”

Kết quả trả về sẽ hiển thị Thông tin người bán hàng hóa và thông tin hóa đơn của nhiều hóa đơn tra cứu.

3. Tra cứu hóa đơn với phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice

Với khách hàng đang sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, khách hàng có thể dễ dàng thực hiện tra cứu hóa đơn ngay trên website của E-invoice chỉ bằng vài bước đơn giản như sau:
Bước 1: Truy cập vào đường link: https://einvoice.vn/tra-cuu.

Màn hình tra cứu thông tin hóa đơn trên website E-invoice

Bước 2: Nhập thông tin tra cứu bao gồm: Mã nhận hóa đơn và Mã kiểm tra, sau đó ấn “Tra cứu hóa đơn”
Bước 3: Kiểm tra kết quả hóa đơn trả về.
Màn hình chính sẽ hiển thị kết quả chi tiết thông tin hóa đơn điện tử mà bạn tra cứu. Tệp hóa đơn ở 2 định dạng là .zip và .pdf, theo đó, bạn có thể tải hóa đơn ở định dạng mong muốn về máy tính dễ dàng. 
Trên đây là hướng dẫn 2 cách tra cứu thông tin hóa đơn điện tử dễ dàng, nhanh chóng nhất hiện nay. Để được tư vấn thêm về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn
• Fanpage: Hóa đơn điện tử Einvoice.