Quy định về đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo dự thảo Thông tư 119

Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế mang lại nhiều lợi ích lớn cho doanh nghiệp, tổ chức và hộ kinh doanh. Việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được quy định tại Nghị định 119 và giải thích rõ hơn tại Dự thảo Thông tư hướng dẫn thi hành Nghị định 119 của Bộ Tài chính.

1. Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế mang lại những lợi ích gì?

1.1. Tiết kiệm chi phí in ấn, phát hành, vận chuyển và bảo quản hóa đơn

Sử dụng, vận chuyển và bảo quản hóa đơn cũng là một trong những bài toán chi phí khó đối với doanh nghiệp trước đây khi sử dụng hóa đơn giấy truyền thống. Sự ra đời của hóa đơn điện tử & hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế đã giải quyết triệt để cho vấn đề trên.
Nhiều báo cáo cho thấy việc in ấn và phát hành hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế chỉ tốn một khoản chi phí bằng 1/10 so với hóa đơn giấy. Chi phí vận chuyển hóa đơn cũng được giảm thiểu đáng kể do hóa đơn được gửi trực tiếp qua email, SMS...mà không cần đến các đơn vị vận chuyển trung gian.
Không chỉ vậy, hóa đơn điện tử & hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế còn giảm gánh nặng nhân lực trong việc bảo quản, lưu trữ hóa đơn, tiết kiệm tiền thuê và tối ưu hóa sử dụng nhân lực. Khi sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế cũng không cần phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn vì mọi thông tin đều đã được Tổng cục Thuế lưu trữ qua hệ thống phần mềm, từ đó giảm bớt gánh nặng cho bộ phận kế toán Thuế của công ty.

đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Hóa đơn có mã giảm gánh nặng cho bộ phận kế toán.

1.2. Giảm thời gian giao – nhận hóa đơn

Thay vì chờ đợi vài ngày tới vài tuần với hóa đơn giấy, khi sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, chỉ cần vài lần nhấp chuột, người mua hàng đã có thể lập tức nhận được hóa đơn dù đang ở bất cứ địa điểm nào, miễn là đảm bảo có kết nối Internet.
Doanh nghiệp có thể gửi trực tiếp cho khách hàng file XML và PDF của hóa đơn điện tử thông qua email, tin nhắn điện tử, in ra hóa đơn chuyển đổi… và khách hàng sẽ nhận được những file đó gần như tức thời.

1.3. Có độ an toàn, chính xác cao

Đây được xem là ưu điểm nổi bật nhất của hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế so với hóa đơn giấy. Khi sử dụng hình thức này, mã xác thực sẽ được cung cấp bởi Tổng cục Thuế. Điều này khiến việc làm giả hóa đơn gần như là bất khả thi, đảm bảo tính an toàn tuyệt đối của hóa đơn. Bên cạnh đó, trong quá trình lập và phát hành hóa đơn, sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử sẽ giảm thiểu sai sót như viết sai tên, địa chỉ, mã số thuế, đơn giá…
>> Có thể bạn quan tâm: Báo giá đơn điện tử, Tra cứu hóa đơn điện tử.

1.4. Tích hợp với các phần mềm quản trị doanh nghiệp

Trong thời đại 4.0, phần mềm quản trị đóng vai trò không thể thiếu trong việc phát triển quy mô và nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp, tổ chức và các hộ kinh doanh. Chính vì vậy, việc tích hợp các quy trình từ khâu bán hàng cho đến thanh toán và xuất hóa đơn sẽ mang lại lợi ích khổng lồ về chi phí, thời gian và năng suất.
Các phần mềm hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được cung cấp bởi đơn vị uy tín hoàn toàn có thể đáp ứng được yêu cầu này. Với những tính năng hiện đại và ưu việt, phần mềm hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế cho phép tích hợp với hệ thống CRM, ERP của doanh nghiệp, tạo thành một hệ sinh thái làm việc thống nhất, từ đó nâng cao quy trình hoạt động và mở rộng quy mô kinh doanh

2. Cách đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Với những lợi ích vượt trội mà hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế mang lại, việc sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế ngày càng phổ biến. Tuy vậy, vẫn có nhiều doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh chỉ mới nghe đến mà chưa biết cách đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

Cách đăng ký sử dụng hóa đơn có mã của cơ quan thuế.

Trên thực tế, việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế tương đối đơn giản. Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thuộc trường hợp được phép sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và muốn tiến hành đăng ký thì thực hiện căn cứ vào Điều 14 Nghị định 119/2018/NĐ-CP. Vừa qua, trong dự thảo Thông tư hướng dẫn thi hành Nghị định 119, Bộ Tài chính đã có những hướng dẫn cụ thể hơn về nội dung này.
Cụ thể, căn cứ quy định của Nghị định số 119/2018/NĐ-CP, Điều 12 dự thảo Thông tư hướng dẫn các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thực hiện đăng ký theo các bước dưới đây:

Truy cập vào Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế (theo Mẫu số 01 ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP) và gửi kèm Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn đối với những hóa đơn đã sử dụng trước thời điểm đăng ký theo quy định tại Nghị định số 51/2010/NĐ-CP và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ và các văn bản hướng dẫn của Bộ Tài chính.
Sau khi nhận đủ hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử bằng phương thức điện tử, cơ quan thuế sẽ gửi Thông báo (theo Mẫu số 02 ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP) về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh.
Kể từ thời điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải thực hiện hủy những hóa đơn đã thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng theo quy định tại Nghị định số 51/2010/NĐ-CP và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ và các văn bản hướng dẫn của Bộ Tài chính.
Trường hợp có thay đổi thông tin đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh truy cập vào Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để thực hiện thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử (theo Mẫu số 01 ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP)

3. Đơn vị nào cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế uy tín?

Trước những lợi ích mà hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế mang lại, ngày càng có nhiều doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh lựa chọn hình thức này để thay thế hóa đơn giấy. Để quá trình đăng ký sử dụng cũng như triển khai hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thuận lợi, lựa chọn hợp tác với các đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử uy tín là rất cần thiết.
Công ty phát triển Công nghệ Thái Sơn - một trong những đơn vị CNTT hàng đầu tại Việt Nam đã khẳng định được vị thế của mình về cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử tổng thể. Sản phẩm của Thái Sơn - phần mềm hóa đơn điện tử và hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế E-Invoice được Tổng cục Thuế chứng nhận chất lượng, đáp ứng mọi yêu cầu về nghiệp vụ.
E-Invoice được rất nhiều tên tuổi lớn trong nước như CocaCola, Samsung, Grab, CJ CGV, Honda, Lotte… tin tưởng sử dụng với những tính năng vượt trội như:

Hỗ trợ truyền nhận dữ liệu giữa các chi nhánh công ty, giữa tổng công ty và các công ty con
Phê duyệt hóa đơn, gửi hóa đơn đi xác thực theo lô nhiều hóa đơn cùng một lúc
Gửi thông tin hóa đơn cho khách hàng qua email, SMS, …
Quản lý gửi và xác nhận hóa đơn cho khách hàng qua email, SMS
Tính năng cổng ký tiện dụng, một chữ ký số có thể sử dụng cho nhiều điểm xuất hóa đơn
Tích hợp truyền nhận dữ liệu từ các hệ thống CRM, ERP, phần mềm kế toán và các phần mềm có sẵn tại doanh nghiệp
Công nghệ xác thực hóa đơn trực tuyến, chống làm giả hóa đơn.