Lưu ý để bảo quản, lưu trữ, tiêu hủy hóa đơn điện tử đúng cách

11/04/2019 08:30

Sau khi phát hành, hóa đơn điện tử cần được lưu trữ, bảo quản đúng cách. Bên cạnh đó, nếu hóa đơn điện tử không còn giá trị sử dụng và tra cứu, doanh nghiệp được phép tiêu hủy hóa đơn điện tử theo quy định.

>>> Mở rộng triển khai hóa đơn điện tử: Lợi ích kép cho cả doanh nghiệp và nhà nước

>>> Hóa đơn điện tử giúp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn thuận tiện, dễ dàng hơn

Thế nào là bảo quản, lưu trữ và tiêu hủy hóa đơn điện tử

Lưu trữ hóa đơn điện tử là hình thức sao lưu toàn bộ các dữ liệu hóa đơn vào các thiết bị lưu trữ (như đĩa CD, USB, DVD…) hay lưu trữ trực tuyến. Quá trình này cũng là cách để doanh nghiệp bảo vệ dữ liệu, bảo quản tính toàn vẹn của hóa đơn điện tử.

Người bán, người mua hàng hoá, dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính phải lưu trữ hóa đơn điện tử trong một thời gian nhất định theo luật kế toán (đối với bên bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ là 10 năm). Nếu bên bán hay bên mua sử dụng hóa đơn điện tử thông qua tổ chức trung gian cung cấp thì tổ chức này cũng phải thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn nêu trên.

Khái niệm về bảo quản, lưu trữ, tiêu hủy hóa đơn điện tử
Khái niệm về bảo quản, lưu trữ, tiêu hủy hóa đơn điện tử

Hủy hóa đơn điện tử là thực hiện xóa bỏ dữ liệu hóa đơn trên các thiết bị hay dịch vụ lưu trữ trực tuyến. Đối với trường hợp hóa đơn điện tử đã quá hạn và không còn giá trị sử dụng để kê khai, quyết toán thì doanh nghiệp được phép tự tiêu hủy theo Luật Kế toán, bởi điều này không ảnh hưởng đến các hóa đơn còn thời hạn lưu trữ.

Quy định về bảo quản, lưu trữ và tiêu hủy hóa đơn điện tử

Quy định về cách bảo quản, lưu trữ, tiêu hủy hóa đơn điện tử được nêu rõ tại Điều 11 Nghị định 119/2018/NĐ-CP. Nội dung cụ thể như sau:

1. Hóa đơn điện tử được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử.

2. Cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn và áp d ụng hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử phù hợp với đặc thù hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ của mình.

3. Lưu trữ hóa đơn điện tử phải đảm bảo:

a) Tính an toàn bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ;

b) Lưu trữ đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật kế toán;

c) In được ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.

4. Hóa đơn điện tử đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định của pháp luật kế toán, nếu không có quy định khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì được tiêu hủy. Việc tiêu hủy hóa đơn điện tử không được làm ảnh hưởng đến tính toàn vẹn của các thông điệp dữ liệu hóa đơn chưa được tiêu hủy và hoạt động bình thường của hệ thống thông tin.

Doanh nghiệp thực hiện bảo quản, lưu trữ, tiêu hủy hóa đơn theo Nghị định 119

Doanh nghiệp thực hiện bảo quản, lưu trữ, tiêu hủy hóa đơn theo Nghị định 119

Doanh nghiệp cần đảm bảo hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ các điều kiện:

  • Nội dung của hoá đơn điện tử có thể truy cập và sử dụng được để tham chiếu khi cần thiết;

  • Nội dung của hoá đơn điện tử được lưu trữ trong chính khuôn dạng mà nó được khởi tạo, gửi, nhận hoặc trong khuôn dạng cho phép thể hiện chính xác nội dung Hoá đơn điện tử đó;

  • Hoá đơn điện tử được lưu trữ theo một cách thức nhất định cho phép xác định nguồn gốc khởi tạo, nơi đến, ngày giờ gửi hoặc nhận hoá đơn điện tử.

Trước khi thực hiện xóa, hủy bỏ hóa đơn, doanh nghiệp cần tiến hành lọc, rà soát lại thông tin trong hóa đơn để tránh hủy nhầm các loại hóa đơn chưa đến hạn, có nội dung quan trọng hoặc bỏ sót lại những hóa đơn cần hủy trong file. Ngoài ra khi tiến hành hủy hóa đơn doanh nghiệp hoặc khách hàng của doanh nghiệp cần lưu ý không được phép cung cấp các thông tin liên quan đến hóa đơn trước khi tiêu hủy cho bên thứ ba nhằm tránh rò rỉ thông tin và những rủi ro có thể gặp phải.

Hợp tác với đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín giúp doanh nghiệp bảo quản, lưu trữ, tiêu hủy hóa đơn thuận tiện hơn

Trên thực tế, hầu hết các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế thường lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử của các bên cung cấp thứ ba để được hỗ trợ và giải đáp mọi thắc mắc liên quan đến bảo quản, lưu trữ, tiêu hủy hóa đơn. Lựa chọn đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín cũng sẽ giúp quá trình triển khai hóa đơn điện tử ở doanh nghiệp dễ dàng, nhanh chóng hơn, đảm bảo mô hình hóa đơn điện tử được tối ưu hóa với quy mô, lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp.

Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn là một trong những đơn vị hàng đầu tại Việt Nam cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử tổng thể cho các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế. Sản phẩm của Thái Sơn - phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice được Tổng cục Thuế thẩm định chất lượng, đáp ứng những yêu cầu khắt khe nhất về nghiệp vụ.

Hóa đơn điện tử E-Invoice được Tổng cục Thuế thẩm định chất lượng

Hóa đơn điện tử E-Invoice được Tổng cục Thuế thẩm định chất lượng

Không chỉ vậy, E-Invoice còn mang đến cho doanh nghiệp những tính năng vượt trội như hỗ trợ truyền nhận dữ liệu giữa các chi nhánh, quản lý, gửi và xác nhận hóa đơn thông qua email, SMS, sử dụng một chữ ký số cho nhiều điểm xuất hóa đơn, truyền nhận dữ liệu từ hệ thống CRM, ERP, phần mềm kế toán…

Với hơn 15 năm kinh nghiệm, 5 văn phòng trên cả nước cùng đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ 24/7, E-Invoice của Thái Sơn đã và đang là đối tác của nhiều đơn vị doanh nghiệp hàng đầu, nổi bật trong đó có thể kể đến Lotte, Grab, CJ CGV, Golden Gate, Coca Cola, Circle K, Honda….

Để biết thêm thông tin chi tiết về E-Invoice, quý khách vui lòng liên hệ:

Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn
Địa chỉ: Số 11 Đặng Thùy Trâm – Hoàng Quốc Việt – Cầu Giấy – Hà Nội
Hotline: 19004767 hoặc 19004768
Tel: 024.3754.5222

Website: https://einvoice.vn/
Fanpage: https://www.facebook.com/einvoicevn

>>> Giải đáp những thắc mắc thường gặp của khách mua hàng về hóa đơn điện tử

>>> Nội dung bắt buộc của hóa đơn điện tử theo Dự thảo Thông tư hướng dẫn Nghị định 119/2018/NĐ-CP