Từ ngày 01/7/2025, việc điều chỉnh địa giới hành chính tại nhiều tỉnh, thành phố chính thức có hiệu lực, dẫn đến sự thay đổi địa chỉ hành chính của hàng loạt đơn vị. Để đảm bảo tính đồng bộ trong kê khai thuế, phát hành hóa đơn và giao dịch hành chính khác, doanh nghiệp cần lưu ý cập nhật và sử dụng thông tin địa chỉ phù hợp theo danh mục mới. Dưới đây là hướng dẫn cập nhật địa chỉ đơn vị theo danh mục địa giới hành chính mới, áp dụng từ ngày 01/7/2025 để doanh nghiệp thuận tiện thực hiện các thủ tục liên quan.

Mục Lục 1. Doanh nghiệp có bắt buộc phải thay đổi địa chỉ khi thay đổi địa giới hành chính mới từ ngày 01/07/2025 2. Hướng dẫn cập nhật địa chỉ đơn vị theo thay đổi địa giới hành chính mới từ ngày 01/07/2025 3. Doanh nghiệp có phải trả lệ phí khi cập nhật địa chỉ do thay đổi địa giới hành chính không?

1. Doanh nghiệp có bắt buộc phải thay đổi địa chỉ khi thay đổi địa giới hành chính mới từ ngày 01/07/2025

Theo Công văn 4370/BTC-DNTN năm 2025 về hướng dẫn công tác đăng ký kinh doanh trong trường hợp thay đổi địa giới hành chính:

- Doanh nghiệp được tiếp tục sử dụng Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp; Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh đã được cấp trước đó.

- Cơ quan đăng ký kinh doanh không được yêu cầu doanh nghiệp phải đăng ký thay đổi địa chỉ chỉ vì lý do điều chỉnh địa giới hành chính. Việc cập nhật địa chỉ theo đơn vị hành chính mới chỉ thực hiện khi doanh nghiệp có nhu cầu hoặc kết hợp cùng các thay đổi khác trong hồ sơ đăng ký kinh doanh.

Như vậy, việc thay đổi địa chỉ không phải là bắt buộc. Tuy nhiên, để thuận tiện trong giao dịch, kê khai và làm việc với Cơ quan Thuế, doanh nghiệp có thể chủ động thực hiện cập nhật địa chỉ theo hướng dẫn dưới đây.

2. Hướng dẫn cập nhật địa chỉ đơn vị theo thay đổi địa giới hành chính mới từ ngày 01/07/2025

Để hướng dẫn doanh nghiệp thực hiện cập nhật địa chỉ do thay đổi địa giới hành chính, Bộ Tài chính ban hành Tài liệu hướng dẫn nộp hồ sơ đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp qua mạng điện tử​.

Các bước thực hiện như sau:

Bước 1: Đăng nhập Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp

Doanh nghiệp truy cập vào cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp theo link sau: https://dangkykinhdoanh.gov.vn.

Để đăng nhập, doanh nghiệp sử dụng VNeID.

Bước 2: Chọn phương thức nộp hồ sơ

Doanh nghiệp nhấn [Đăng ký doanh nghiệp], sau đó căn cứ theo từng trường hợp cụ thể để chọn một trong các phương thức sau:

- Sử dụng chữ ký số công cộng.

- Sử dụng Tài khoản đăng ký kinh doanh.

Bước 3: Chọn hình thức đăng ký

Các hình thức đăng ký bao gồm: Đăng ký thay đổi doanh nghiệp/thay đổi đơn vị phụ thuộc, cụ thể:

- Thay đổi nội dung ĐKDN.

- Thông báo thay đổi.

- Tạm ngừng hoạt động.

- Hoạt động trở lại.

- Chuyển đổi loại hình doanh nghiệp.

- Giải thể.

- Thông báo quyết định giải thể.

Bước 4: Đăng ký thay đổi thông tin doanh nghiệp

Tìm kiếm doanh nghiệp/đơn vị trực thuộc để đăng ký thay đổi, doanh nghiệp cần:

- Nhập mã số doanh nghiệp hoặc mã số nội bộ trên hệ thống để tra cứu thông tin đơn vị cần chỉnh sửa.

- Chọn [Tiếp theo] để thực hiện đăng ký, hoặc [Trở về] nếu muốn quay lại bước trước.

Lưu ý:

- Doanh nghiệp chỉ cần nhập một trong hai mã: mã số doanh nghiệp hoặc mã nội bộ (không bắt buộc nhập cả hai).

- Trường hợp cập nhật địa chỉ cho chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh, cần nhập mã số tương ứng của đơn vị đó, không sử dụng mã số doanh nghiệp chính.

Khai báo thông tin người đại diện pháp luật/đứng đầu đơn vị

Doanh nghiệp chọn vai trò người nộp hồ sơ:

- Nếu là người được ủy quyền: tích chọn theo hướng dẫn tương ứng.

- Nếu là người có thẩm quyền ký Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp: chọn tùy chọn phù hợp.

- Nhập thông tin của Người đại diện theo pháp luật hoặc Người đứng đầu đơn vị phụ thuộc.

- Nhấn [Tiếp theo] để tiếp tục, hoặc [Trở về] nếu muốn quay lại màn hình trước.

Lưu ý:

- Trường hợp thay đổi địa chỉ trụ sở chính: kê khai thông tin của người đại diện theo pháp luật doanh nghiệp.

- Trường hợp thay đổi địa chỉ chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh: kê khai thông tin của người đứng đầu đơn vị tương ứng.

Chọn loại đăng ký thay đổi

Doanh nghiệp chọn loại đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, sau đó nhấn nút [Tiếp theo] để tiếp tục đăng ký hoặc [Trở về] để quay lại màn hình trước.

Bước 5: Chờ xác nhận thông tin

Màn hình sẽ hiển thị những thông tin người sử dụng đã đăng ký, sau đó nhấn nút [Bắt đầu] để tiếp tục đăng ký hoặc [Trở về] để quay về màn hình trước. Khi đó, trạng thái của hồ sơ chuyển thành Đã lưu.

Bước 6: Cập nhật thông tin thay đổi

Doanh nghiệp điền các nội dung liên quan đến thay đổi địa chỉ trong các trường tương ứng của màn hình hệ thống.

Lưu ý quan trọng:

Trường hợp doanh nghiệp chỉ thay đổi địa chỉ do điều chỉnh địa giới hành chính (Quận/Huyện, Phường/Xã, Số nhà/Đường,...):

- Nhấn vào trường [Địa chỉ] để mở phần chỉnh sửa.

- Đánh dấu vào ô “Thay đổi số nhà/đường/phố/tổ/xóm/ấp/thôn do thay đổi địa giới hành chính”.

- Nhấn [Xác nhận] rồi nhấn [Trở về] – không được nhấn [Lưu] tại phần này.

- Trường hợp doanh nghiệp chuyển địa chỉ thực tế: cần nhập và nhấn Lưu khối địa chỉ như thông thường.

Lưu ý chung:

- Chỉ thực hiện Lưu tại các phần có thông tin thay đổi phù hợp với nội dung Giấy đề nghị đăng ký.

- Không ấn Lưu với các trường không thay đổi.

- Biểu tượng dấu tích hiển thị chỉ xác nhận thông tin đã được Lưu, không đảm bảo là đã chính xác hoặc đầy đủ.

Bước 7: Tải văn bản đính kèm

Doanh nghiệp đính kèm các tài liệu bắt buộc trong trường hợp thay đổi địa chỉ do sắp xếp lại đơn vị hành chính:

- Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp.

- Giấy ủy quyền cho người đại diện làm thủ tục (nếu có).

- Tài liệu khác liên quan (nếu có).

Bước 8: Chuẩn bị và nộp hồ sơ

Cuối cùng, doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ => Xác nhận thông tin => Ký số => Gửi hồ sơ qua hệ thống đăng ký doanh nghiệp điện tử.

3. Doanh nghiệp có phải trả lệ phí khi cập nhật địa chỉ do thay đổi địa giới hành chính không?

Theo quy định tại Khoản 3, Điều 57, Nghị định 168/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp không phải nộp lệ phí đăng ký doanh nghiệp và phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp trong các trường hợp cập nhật hoặc bổ sung thông tin sau đây:

- Bổ sung thông tin liên hệ như: số điện thoại, số fax, địa chỉ email hoặc website của doanh nghiệp.

- Điều chỉnh địa chỉ trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh do ảnh hưởng từ việc thay đổi đơn vị hành chính.

- Trường hợp doanh nghiệp cập nhật, bổ sung thông tin trong hồ sơ đăng ký nhưng không làm thay đổi nội dung trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh, đồng thời không thuộc các trường hợp thông báo thay đổi được quy định từ Điều 49 đến Điều 54 của Nghị định 168/2025/NĐ-CP.

Việc điều chỉnh địa giới hành chính từ ngày 01/7/2025 kéo theo nhiều thay đổi liên quan đến thông tin địa chỉ của doanh nghiệp, đơn vị trực thuộc. Dù không bắt buộc phải cập nhật, nhưng để tránh phát sinh vướng mắc trong quá trình giao dịch, kê khai thuế, xuất hóa đơn hoặc làm việc với cơ quan nhà nước, doanh nghiệp nên chủ động thực hiện theo đúng hướng dẫn, đảm bảo tính thống nhất và minh bạch trong toàn bộ hồ sơ đăng ký.

Dương Thúy.