1. Cách sửa với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Việc sửa hóa đơn điện tử được coi là nghiệp vụ cơ bản mà mọi kế toán đều phải biết bởi mắc lỗi sai sót khi lập - xuất hóa đơn là điều mà rất dễ mắc phải.
Hiện nay, quy định sửa HĐĐT sẽ được áp dụng theo Thông tư số 68/2019/TT-BTC, do Bộ Tài chính ban hành ngày 30/9/2019.

  Cách sửa HĐĐT có mã của cơ quan thuế.

Cụ thể, cách sửa loại hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi có sai sót xảy ra đã được quy định rất rõ trong Điều 11 của Thông tư 68/2019/TT-BTC

1.1. Trường hợp hóa đơn xảy ra sai sót thông tin và người bán chưa gửi cho người mua

Nếu hóa đơn điện tử có sai sót về thông tin nhưng bên bán chưa gửi cho bên mua thì bên bán xử lý như sau:
- Bên bán lập Thông báo hủy hóa đơn điện tử với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 trong Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP của Chính Phủ đối với việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập.
- Bên bán tiến hành lập hóa đơn điện tử thay thế mới, đảm bảo có ký số, ký điện tử, gửi tới cơ quan thuế để được cấp mã hóa đơn mới, thay thế hóa đơn đã sai sót.
- Khi nhận được Thông báo hủy hóa đơn điện tử, phía Cơ quan thuế sẽ tiến hành hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu ngay trên hệ thống của cơ quan thuế.

1.2. Trường hợp hóa đơn xảy ra sai sót đã gửi cho người mua thì mới phát hiện sai sót

Nếu bên bán phát hiện sai sót và hóa đơn đã được gửi cho bên mua thì bên bán tiến hành sửa hóa đơn điện tử theo hướng dẫn chi tiết dưới đây, được chỉ định theo từng lỗi sai khác nhau.

- Hóa đơn điện tử xảy ra sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng mã số thuế và các nội dung khác không bị sai

• Bên bán sẽ thông báo cho bên mua về việc hóa đơn có sai sót.
• Bên bán lập Thông báo hủy hóa đơn điện tử theo Mẫu số 04 trong Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP rồi gửi tới cơ quan thuế và không phải lập lại hóa đơn mới.

- Hóa đơn điện tử sai mã số thuế, số tiền ghi trên hóa đơn, thuế suất, tiền thuế, hoặc sai hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng

• Bên bán và bên mua cần lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót.
• Bên bán lập Thông báo hủy hóa đơn điện tử theo Mẫu số 04 gửi tới cơ quan thuế.
• Bên bán lập hóa đơn hóa đơn điện tử mới để thay thế cho hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót. Theo đó, cách sửa hóa đơn điện tử mới thay thế buộc phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn…số hóa đơn..., ngày... tháng... năm”. Đồng thời, bên bán phải ký số, ký điện tử trên hóa đơn thay thế mới rồi gửi tới cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới.
• Sau khi nhận được thông báo, phía cơ quan thuế sẽ có trách nhiệm hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế.

- Trường hợp hóa đơn điện tử có mã phạm sai sót và được cơ quan thuế phát hiện

• Cơ quan thuế tiến hành thông báo cho bên bán theo Mẫu số 05 trong Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP để bên bán kiểm tra sai sót.
• Bên bán có 02 ngày, kể từ ngày nhận được thông báo của cơ quan thuế, để lập Thông báo hủy hóa đơn điện tử theo Mẫu số 04 và lập hóa đơn điện tử mới thay thế, đảm bảo đã ký số, ký điện tử, sau đó gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập.

Cả hai bên bán và mua đều phải lưu ý rằng, các hóa đơn điện tử đã hủy sẽ không có giá trị sử dụng nhưng vẫn phải được lưu trữ để phục vụ việc tra cứu của cơ quan thuế cũng như của chính đơn vị kinh doanh đó.

2. Cách sửa hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế

Đối với các hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế, nếu xảy ra sai sót thì được sửa theo đúng Thông tư 68 của Bộ Tài chính.
Cụ thể hơn, cách sửa HĐĐT không có mã của cơ quan thuế với từng trường hợp sai sót đã được quy định rất rõ tại Điều 17, Thông tư 68.

2.1. Trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của Cơ quan thuế xảy ra sai sót và đã gửi cho bên mua

- Hóa đơn điện tử không có mã sai sót về tên, địa chỉ của người mua

• Với trường hợp này, cách sửa hóa đơn điện tử đã sai là chỉ cần bên bán thông báo cho bên mua về việc hóa đơn điện tử xảy ra sai sót và không phải lập lại hóa đơn.
• Trường hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế thì người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP.

- Hóa đơn điện tử không có mã sai sót về mã số thuế, số tiền ghi trên hóa đơn, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa không đúng quy cách, chất lượng

Với trường hợp này thì việc sửa hóa HĐĐT sẽ thực hiện như sau:

• Bên bán và bên mua mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót.
• Bên bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót. Theo đó, nội dung hóa đơn thay thế phải có dòng chữ: “Thay thế cho hóa đơn ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn…số hóa đơn..., ngày... tháng... năm”. Cùng với đó, bên bán phải ký số, ký điện tử trên hóa đơn thay thế rồi mới gửi cho người mua.

Lưu ý rằng, với những trường hợp dữ liệu hóa đơn điện tử có sai sót đã gửi cơ quan thuế thì bên bán phải thực hiện thông báo hủy hóa đơn với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 và gửi dữ liệu hóa đơn điện tử mới theo đúng quy định.

2.2. Trường hợp cơ quan thuế là bên phát hiện hóa đơn điện tử không có mã xảy ra sai sót

Khi này, việc sửa hóa đơn điện tử sẽ tiến hành như sau:

• Cơ quan thuế thông báo cho người bán theo Mẫu số 05 (Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP) để người bán kiểm tra sai sót.
• Bên bán có 02 ngày, kể từ ngày nhận được thông báo của cơ quan thuế, để lập Thông báo hủy hóa đơn điện tử theo Mẫu số 04 để gửi tới người mua rồi gửi lại cho quan thuế.

Lưu ý rằng, cũng tương tự như hóa đơn điện tử có mã, các hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế dù đã hủy không có giá trị sử dụng nhưng vẫn phải được lưu trữ để phục vụ tra cứu.
Như vậy, bài viết trên đây đã hướng dẫn bạn cách để sửa hóa đơn điện tử đúng nhất 2020 theo như Thông tư số 68 mới ban hành nhất của Bộ Tài chính.
Mọi thắc mắc liên quan đến cách sửa hóa đơn điện tử hay muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, bạn vui lòng liên hệ ngay Hotline 24/7:

• Miền Bắc: 1900 4767
• Miền Nam/Trung: 1900 4768