Tạo lập hóa đơn điện tử xác thực là thao tác tương đối dễ dàng và đơn giản. Dưới đây là các bước cơ bản giúp người dùng có thể nhanh chóng khởi tạo và sử dụng hóa đơn điện tử tại doanh nghiệp mình.

2 bước để phát hành hóa đơn điện tử xác thực.

Bước 1: Đăng ký phát hành hóa đơn

a) Chuẩn bị:
Để đăng ký phát hành hóa đơn điện tử xác thực, doanh nghiệp cần trang bị hồ sơ, hệ thống cơ sở vật chất bao gồm:

• Chữ ký số
• Hệ thống máy tính có kết nối internet
• Đăng ký ký hiệu hóa đơn dự kiến sẽ phát hành

b) Đăng ký phát hành:
Để đăng ký phát hành hóa đơn điện tử có mã xác thực, doanh nghiệp tiến hành điền các thông tin theo mẫu, sau đó ký xác nhận thông báo phát hành hóa đơn bằng chữ ký số và gửi lên hệ thống tiếp nhận của cơ quan thuế. Sau khi đã kiểm tra xong tính chính xác của mẫu số và ký hiệu hóa đơn mà doanh nghiệp đăng ký, hệ thống tiếp nhận của cơ quan thuế sẽ trả về kết quả đăng ký phát hành cho doanh nghiệp ngay trong ngày và có thể là ngay lập tức. Nếu kết quả trả về thông báo phát hành chưa thành công, doanh nghiệp xem lại mẫu số ký hiệu hóa đơn của mình, chỉnh sửa lại cho chính xác hoặc đăng ký mẫu số ký hiệu hóa đơn khác và gửi lại hệ thống tiếp nhận của cơ quan thuế.

Bước 2: Tạo lập và phát hành hóa đơn

a) Tạo lập
Sau khi nhận được kết quả thông báo đăng ký khởi tạo thành công, doanh nghiệp có thể ngay lập tức phát hành hóa đơn điện tử xác thực. Với hình thức hóa đơn này, việc in – xuất hóa đơn cho các giao dịch thương mại sẽ được thực hiện dựa trên hệ thống cơ sở vật chất, hạ tầng đã có sẵn. Phần mềm phục vụ cho hoạt động tạo lập hóa đơn có thể do chính doanh nghiệp tự xây dựng và báo cáo lại cơ quan thuế hoặc sử dụng phần mềm của một đơn vị trung gian thứ ba.

Doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm hóa đơn của doanh nghiệp mình hoặc của đơn vị thứ 3.

b) Phát hành
Khác với hóa đơn đỏ đặt in, hóa đơn điện tử xác thực có thể gửi tới khách hàng trực tiếp thông qua nhiều hình thức khác nhau. Các hình thức có thể áp dụng để giao, nhận hóa đơn có thể kể đến bao gồm: thư điện tử, tin nhắn, fax… Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể in và gửi trực tiếp tới khách hàng theo cách thức truyền thống khi khách hàng có nhu cầu.

Phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice.

Phần mềm hóa đơn điện tử E – Invoice: xây dựng hệ thống hóa đơn điện tử xác thực nhanh chóng, an toàn, thuận tiện

Phần mềm hóa đơn điện tử xác thực E-Invoice của công ty Thái Sơn có tích hợp đầy đủ các tính năng cho quy trình tạo lập và xác thực hóa đơn theo yêu cầu của Tổng cục Thuế. Phần mềm E-Invoice hỗ trợ đầy đủ các mẫu hóa đơn: 01GTKT, 02GTTT, 07KPTQ, … theo quy chuẩn của Tổng cục Thuế. Ngoài ra phần mềm còn nhiều tiện ích cho doanh nghiệp khi lập hóa đơn và kết nối với các phần mềm có sẵn của doanh nghiệp như phần mềm bán hàng, phần mềm kế toán, phần mềm CRM, phần mềm ERP..., các tính năng cho phép doanh nghiệp thống kê, báo cáo, xuất dữ liệu ra các chương trình khai thuế như HTKK, TVAN.. giảm thời gian lập tờ khai thuế.
Để được tư vấn và đăng ký dùng thử miễn phí phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice tại:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Trụ sở chính: Số 15 Đặng Thùy Trâm - Cầu Giấy - Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 - 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/
• Fanpage: Hóa đơn điện tử Einvoice.