Quyết định 1209/QĐ-BTC được Bộ Tài Chính ban hành vào ngày 23/06/2015 về việc triển khai sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực. Để giúp các doanh nghiệp không bị lúng túng khi bắt đầu triển khai sử dụng, chúng tôi xin giới thiệu các nghiệp vụ cơ bản của hóa đơn điện tử xác thực như sau:

1. Lập hóa đơn mới

Để lập hóa đơn mới cho hóa đơn điện tử xác thực, doanh nghiệp chỉ cần chọn loại hóa đơn cần lập: hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, hóa đơn bán hàng khu phi thuế quan,… chọn mẫu số và ký hiệu hóa đơn đã đăng ký phát hành với Tổng cục Thuế, nhập các thông tin về khách hàng, hàng hóa  đầy đủ, chính xác và gửi đi xác thực trên hệ thống xác thực hóa đơn của cơ quan thuế. Hóa đơn sau khi được lập mới và cấp mã xác thực thành công sẽ có trạng thái là hóa đơn gốc.

2. Lập hóa đơn điều chỉnh

Trường hợp doanh nghiệp cần lập hóa đơn điều chỉnh: hóa đơn đã lập nhưng bị sai sót thông tin về khách hàng, hàng hóa, số lượng, tiền hàng,… hoặc không đúng với yêu cầu khách hàng, doanh nghiệp muốn điều chỉnh lại cho phù hợp.
Điều kiện để doanh nghiệp có thể điều chỉnh hóa đơn: hóa đơn cần điều chỉnh phải là hóa đơn đã được cấp mã xác thực thành công và đã được kê khai thuế.
Doanh nghiệp sẽ được lập hóa đơn điều chỉnh cho những hóa đơn có trạng thái là: hóa đơn gốc, hóa đơn bị điều chỉnh, hóa đơn thay thế.
Ví dụ thực tế về lập hóa đơn điều chỉnh:
- Trường hợp tiền hàng bị sai cần điều chỉnh tăng: DN cần lập hóa đơn có trị giá 11.000.000 đồng, nhưng lại lập hóa đơn có giá trị là 10.000.000 đồng và gửi đi xác thực. Khi phát hiện sai sót, DN cần lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn bị sai sót và điều chỉnh tăng 1.000.000 đồng rồi gửi đi xác thực.
- Trường hợp tiền hàng bị sai cần điều chỉnh giảm: DN cần lập hóa đơn có trị giá 9.000.000 đồng, nhưng lại lập hóa đơn có giá trị là 10.000.000 đồng và gửi đi xác thực. Khi phát hiện sai sót, DN cần lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn bị sai sót và điều chỉnh giảm 1.000.000 đồng rồi gửi đi xác thực.
- Trường hợp hàng hóa bị nhầm lẫn: DN cần lập hóa đơn với 1 mặt hàng A và 1 mặt hàng B, nhưng lại lập hóa đơn có 1 mặt hàng A và 1 mặt hàng C rồi gửi đi xác thực. Khi phát hiện sai sót, DN cần lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn bị sai sót và điều chỉnh tăng 1 mặt hàng B và điều chỉnh giảm 1 mặt hàng C rồi gửi đi xác thực.
- Trường hợp số lượng hàng hóa bị nhầm lẫn: DN cần lập hóa đơn với 1 mặt hàng A và 2 mặt hàng B, nhưng lại lập hóa đơn có 2 mặt hàng A và 1 mặt hàng B rồi gửi đi xác thực. Khi phát hiện sai sót, DN cần lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn bị sai sót và điều chỉnh giảm 1 mặt hàng A và điều chỉnh tăng 1 mặt hàng B rồi gửi đi xác thực.
- Trường hợp các thông tin sai sót khác: nếu DN lập hóa đơn và gửi đi xác thực rồi nhưng mới phát hiện có thông tin sai sót thì DN cần lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn bị sai sót đó. Khi lập hóa đơn điều chỉnh, DN chỉ cần thay đổi thông tin bị sai sót còn các thông tin khác giữ nguyên và không cần nhập hàng hóa (nếu không có sai sót về hàng hóa).

3. Lập hóa đơn điều chỉnh chiết khấu

Trường hợp doanh nghiệp cần lập hóa đơn điều chỉnh chiết khấu: doanh nghiệp áp dụng hình thức giảm giá bán, chiết khấu thương mại dành cho khách hàng và số tiền giảm giá, chiết khấu được lập khi kết thúc chương trình (kỳ) giảm giá, chiết khấu hàng bán thì doanh nghiệp cần lập hóa đơn để điều chỉnh số tiền chiết khấu đó.
Điều kiện để doanh nghiệp có thể lập hóa đơn điều chỉnh chiết khấu: Doanh nghiệp lập hóa đơn này trong trường hợp chiết khấu thương mại cuối kỳ: theo quy định tại Điểm 2,5 Phụ lục 4 Thông tư 39/2014/TT-BTC ban hành ngày 31 tháng 3 năm 2014. Các trường hợp chiết khấu khác thực hiện tại chức năng lập hóa đơn mới hoặc lập hóa đơn điều chỉnh. Hóa đơn điều chỉnh chiết khấu không có số hóa đơn gốc.

4. Lập hóa đơn thay thế

Trường hợp doanh nghiệp cần lập hóa đơn thay thế: hóa đơn đã lập nhưng bị sai sót thông tin về khách hàng, hàng hóa, số lượng, tiền hàng,… hoặc không đúng với yêu cầu khách hàng, doanh nghiệp muốn điều chỉnh lại cho phù hợp.
Điều kiện để doanh nghiệp có thể thay thế hóa đơn: hóa đơn cần thay thế phải là hóa đơn đã được cấp mã xác thực thành công và chưa được kê khai thuế.
Doanh nghiệp sẽ được lập hóa đơn thay thế cho những hóa đơn có trạng thái là: hóa đơn gốc, hóa đơn thay thế.
Ví dụ về lập hóa đơn thay thế: DN cần lập hóa đơn có 2 mặt hàng A và B, nhưng lại lập nhầm hóa đơn cho hai mặt hàng A và C rồi gửi đi xác thực. Khi phát hiện sai sót, DN cần lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn sai sót và nhập 2 mặt hàng đúng là A và B rồi gửi đi xác thực.

5. Lập hóa đơn xóa bỏ

Trường hợp doanh nghiệp cần lập hóa đơn xóa bỏ: hóa đơn đã lập nhưng bị sai sót thông tin về khách hàng, hàng hóa, số lượng, tiền hàng,… hoặc không đúng với yêu cầu khách hàng, khách hàng không muốn lấy hóa đơn nữa.
Điều kiện để doanh nghiệp có thể xóa bỏ hóa đơn: hóa đơn cần xóa bỏ phải là hóa đơn đã được cấp mã xác thực thành công và chưa bị điều chỉnh, thay thế.
Doanh nghiệp chỉ được lập hóa đơn xóa bỏ cho những hóa đơn có trạng thái là hóa đơn gốc.

6. Hủy hóa đơn

Trường hợp doanh nghiệp cần hủy hóa đơn: hóa đơn đã lập nhưng bị sai sót thông tin về khách hàng, hàng hóa, số lượng, tiền hàng,… hoặc không đúng với yêu cầu khách hàng, khách hàng không muốn lấy hóa đơn nữa, hóa đơn xảy ra lỗi trong quá trình gửi đi xác thực.
Điều kiện để doanh nghiệp có thể hủy bỏ hóa đơn: hóa đơn cần xử lý hủy phải là hóa đơn đã có số hóa đơn nhưng chưa được cấp mã xác thực hoặc bị lỗi khi gửi đi xác thực và chưa được kê khai thuế.
Doanh nghiệp chỉ được hủy bỏ hóa đơn cho những hóa đơn có trạng thái là hóa đơn gốc chưa được xác thực.
Trên đây là các quy trình nghiệp vụ cơ bản của hóa đơn điện tử có mã xác thực, doanh nghiệp có thể tham khảo thêm các thông tin khác về hóa đơn điện tử xác thực trên trang web www.einvoice.vn – trang thông tin về phần mềm hóa đơn điện tử xác thực của Công ty Thái Sơn.
Để được tư vấn và đăng ký dùng thử phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice miễn phí, quý khách hàng vui lòng liên hệ theo địa chỉ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Trụ sở chính: Số 15 Đặng Thùy Trâm - Cầu Giấy - Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 - 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/
• Fanpage: Hóa đơn điện tử Einvoice.