Trong quá trình xuất hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, nhiều doanh nghiệp chưa nắm rõ các thông tin về thời gian, cách gửi và trách nhiệm của người gửi hóa đơn điện tử. Bài viết dưới đây sẽ giải đáp những thông tin đó.

1. Thắc mắc của doanh nghiệp về hóa đơn điện tử

Công ty CP Khai thác đá Hưng Thịnh (Tỉnh Hà Tĩnh) sử dụng điện của đơn vị Điện lực Kỳ Anh.
Trước đây, công ty CP Hưng Thịnh (bên mua) tiến hành thanh toán tiền điện sau khi đơn vị Điện lực Kỳ Anh (bên bán) gửi thông báo và hóa đơn tiền điện bản giấy. Tuy nhiên khi bên bán chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử thì bên mua phải đợi vài ngày sau khi thanh toán tiền điện mới có thể tra cứu thông tin hóa đơn điện tử.

 
Hóa đơn điện tử tiền điện được gửi vào thời điểm nào?

Công ty CP Khai thác đá Hưng Thịnh đã gửi văn bản số 9006/VPCP-ĐMDN cho cơ quan thuế để xin hướng dẫn về nội dung trên.

2. Giải đáp của cơ quan chức năng

Sau khi nhận được kiến nghị của Công ty Cổ phần khai thác đá Hưng Thịnh, Tổng cục Thuế đã có công văn số 3979/TCT-CS nhằm giải quyết vướng mắc của doanh nghiệp với một số nội dung chính như sau:
Căn cứ vào Điểm a Khoản 2 Điều 16 Thông tư số 39/2014/TT-BTC: “Ngày lập hóa đơn đối với hoạt động cung cấp điện sinh hoạt, nước sinh hoạt, dịch vụ viễn thông, dịch vụ truyền hình thực hiện chậm nhất không quá 7 ngày kế tiếp kể từ ngày ghi chỉ số điện, nước tiêu thụ trên đồng hồ hoặc ngày kết thúc kỳ quy ước đối với việc cung cấp dịch vụ viễn thông, truyền hình”
Như vậy, trong vòng 7 ngày tính từ ngày ghi chỉ số điện hoặc ngày cuối cùng của chu kỳ thanh toán tiền điện hàng tháng, Điện lực Kỳ Anh có trách nhiệm lập hóa đơn điện tử và cung cấp cho bên mua là Công ty CP Khai thác đá Hưng Thịnh. Thời điểm thanh toán tiền điện theo thỏa thuận hợp đồng dân sự giữa người bán và người mua.
Công văn số 3979/TCT-CS cũng lưu ý về trách nhiệm của bên bán khi gửi hóa đơn điện tử cũng như các hình thức gửi hóa đơn điện tử.
Cụ thể, trước khi gửi hóa đơn điện tử, bên bán có trách nhiệm thông báo cho bên mua về định dạng của hóa đơn điện tử và nêu rõ cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử giữa bên bán và bên mua là truyền trực tiếp từ hệ thống của người bán sang hệ thống của người mua hay thông qua hệ thống trung gian của tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử.
Với hình thức gửi trực tiếp, bên bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ (hay tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử) thực hiện lập hóa đơn điện tử bằng phần mềm hóa đơn điện tử, thực hiện ký điện tử trên hóa đơn, sau đó chuyển trực tiếp đến hệ thống của bên mua theo hình thức truyền nhận đã thỏa thuận trước đó.
Với hình thức gửi thông qua tổ chức trung gian, bên bán truy cập vào chương trình hệ thống lập hóa đơn điện tử của tổ chức trung gian để trực tiếp khởi tạo hóa đơn, hoặc đưa vào hệ thống của tổ chức trung gian dữ liệu từ hệ thống nội bộ của bên bán. Sau khi lập hóa đơn và ký điện tử, hóa đơn sẽ được gửi từ hệ thống của tổ chức trung gian tới bên mua.
>> Tham khảo: Hướng dẫn xuất hóa đơn cho công ty nước ngoài.

 Bên bán có thể gửi hóa đơn điện tử cho bên mua thông qua tổ chức trung gian.

Đối với trường hợp bên mua là đơn vị kế toán, sau khi nhận được hóa đơn điện tử cần tiến hành ký điện tử và gửi lại bên mua bản hóa đơn điện tử có cả chữ ký điện tử của hai bên.
Hi vọng những thông tin trên sẽ giúp doanh nghiệp thực hiện gửi hóa đơn điện tử cho khách hợp pháp, hợp lệ.
Để được tư vấn, giải đáp mọi thắc mắc về hóa đơn điện tử cũng như cập nhật thông tin về các chính sách, Nghị định, Thông tư mới nhất, doanh nghiệp nên tìm kiếm sự hợp tác với các đơn vị trung gian cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử. Lựa chọn sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử từ nhà cung cấp uy tín giúp doanh nghiệp đảm bảo quá trình sử dụng hóa đơn điện tử thuận lợi, dễ dàng hơn.
Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn là một trong những đơn vị cung cấp giải pháp tổng thể về hóa đơn điện tử hàng đầu tại Việt Nam. Với hơn 20 năm kinh nghiệm hoạt động, Thái Sơn hiểu rõ làm thế nào để xây dựng mô hình hóa đơn điện tử phù hợp nhất với quy mô, lĩnh vực của doanh nghiệp.

 Mô hình hóa đơn điện tử E-Invoice của Thái Sơn. 

Sản phẩm của Thái Sơn - phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice được Tổng cục Thuế chứng nhận đáp ứng mọi yêu cầu nghiệp vụ, đảm bảo khả năng hoạt động ổn định, hiệu quả cho doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm của Thái Sơn sẵn sàng hỗ trợ 24/7 mọi thắc mắc của doanh nghiệp. Bất cứ khi nào có vấn đề trong quá trình sử dụng phần mềm, khách hàng có thể dễ dàng liên lạc với bộ phận kỹ thuật để được nhanh chóng giải quyết.
Đó chính là lý do vì sao Thái Sơn và E-Invoice được rất nhiều doanh nghiệp trong nước tin tưởng hợp tác, trong đó có thể kể đến các tên tuổi lớn như Honda, CJ CGV, Samsung, Grab, Unicharm, Golden Gate…
Để tìm hiểu thêm thông tin về E-Invoice, quý khách vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Hoàng Quốc Việt – Cầu Giấy – Hà Nội
• Hotline: 19004767 hoặc 19004768
• Tel: 024.3754.5222
• Website: https://einvoice.vn/