Doanh nghiệp vốn đã quen với việc phải xuất trình hóa đơn giấy khi cơ quan chức năng kiểm tra hàng hóa lưu thông trên thị trường. Với trường hợp này, sau khi chuyển sang hóa đơn điện tử, liệu doanh nghiệp có gặp khó khăn gì và giải quyết ra sao? Đó là một trong những vướng mắc và băn khoăn của rất nhiều doanh nghiệp trong thời gian qua. Nghị định 119/2018/NĐ-CP ra đời không chỉ quy định thời điểm bắt buộc hoàn tất chuyển đổi sang hóa đơn điện tử - 01/11/2020 mà còn giải đáp được vướng mắc của doanh nghiệp trong vấn đề nêu trên.

1. Tra cứu trực tuyến hóa đơn điện tử phục vụ công tác kiểm tra hàng hóa

Khoản 1 Điều 29 Nghị định 119 có nêu rõ: “Khi kiểm tra hàng hóa lưu thông trên thị trường, đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử, cơ quan nhà nước, người có thẩm quyền truy cập Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để tra cứu thông tin về hóa đơn điện tử phục vụ yêu cầu quản lý, không yêu cầu cung cấp hóa đơn giấy. Các cơ quan có liên quan có trách nhiệm sử dụng các thiết bị để truy cập tra cứu dữ liệu hóa đơn điện tử.”
Như vậy, doanh nghiệp có thể hoàn toàn yên tâm rằng hóa đơn điện tử vẫn đáp ứng được các yêu cầu của cơ quan chức năng khi kiểm tra hàng hóa lưu thông. Đơn vị chức năng tiến hành kiểm tra sẽ không yêu cầu xuất trình hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa như trước đây, mà sẽ tra cứu trực tuyến trên Cổng thông tin của Tổng cục Thuế.

 Hóa đơn điện tử đáp ứng được các yêu cầu phục vụ kiểm tra hàng hóa lưu thông. 

2. Xử lý khi không tra cứu trực tuyến được hóa đơn điện tử

Xuất trình chứng từ giấy thay thế: Trong các trường hợp không thể truy cập Intenet để tra cứu được thông tin hóa đơn do thiên tai, sự cố, mất kết nối mạng, lỗi dữ liệu…., người vận chuyển hàng hóa xuất trình chứng từ giấy chuyển cho người có thẩm quyền đang thực hiện kiểm tra hàng hóa. Chứng từ giấy ở đây không phải là hóa đơn giấy truyền thống mà được hiểu là bản sao bằng giấy, không cần ký tên, đóng dấu của người mua và người bán hàng hóa được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử.

 Mẫu hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử. 

Khi chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy, để đảm bảo tính pháp lý, doanh nghiệp cần lưu ý các điểm sau:

• Hóa đơn điện tử được chuyển đổi là hóa đơn điện tử hợp pháp.
• Phải bảo đảm sự khớp đúng giữa nội dung của hóa đơn điện tử và chứng từ giấy sau khi chuyển đổi
• Chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế

Trường hợp không xuất trình được chứng từ giấy thay thế: Nếu người vận chuyển hàng hóa không thể xuất trình được chứng từ giấy chuyển từ hóa đơn điện tử thì người có thẩm quyền đang thực hiện kiểm tra hàng hóa lưu thông sẽ truy cập Cổng thông tin của Tổng cục Thuế để kiểm tra, xác nhận hóa đơn điện tử của doanh nghiệp, lấy đó làm căn cứ để xử lý tiếp theo quy định.

3. Phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice tối ưu cho doanh nghiệp

Thời gian từ nay đến thời hạn tất cả các đơn vị sản xuất kinh doanh bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử không còn nhiều. Các doanh nghiệp vẫn đang sử dụng hóa đơn giấy nên có sự chuẩn bị ngay, lựa chọn cho mình nhà cung ứng uy tín và phần mềm hóa đơn điện tử phù hợp.

 Phần mềm hóa đơn điện tử giúp giảm thủ công các nghiệp vụ liên quan. 

Với kinh nghiệm cung cấp giải pháp phần mềm cho hơn 100.000 khách hàng đang sử dụng, Công ty phát triển công nghệ Thái Sơn đã phát triển phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice. Đây là một trong những phần mềm hóa đơn điện tử đầu tiên được Tổng cục Thuế thẩm định và chứng nhận từ năm 2011. Đến hiện tại, E-Invoice đã chứng minh được hiệu quả, đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của khách hàng từ đa dạng ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh và quy mô khác nhau.
Nếu cần tư vấn cụ thể về hóa đơn điện tử và quá trình triển khai, vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 - Đặng Thùy Trâm – Hoàng Quốc Việt – Cầu Giấy – Hà Nội
• Hotline: 19004767 hoặc 19004768
• Tel: 024.3754.5222
• Website: https://einvoice.vn/