Để có thể sử dụng hóa đơn điện tử thì doanh nghiệp phải thực hiện thông báo phát hành hóa đơn lần đầu qua mạng. Dưới đây là những lưu ý và hướng dẫn chi tiết về thủ tục để làm điều này.

1. Thời hạn phải nộp thông báo phát hành hóa đơn

Thời hạn phải nộp thông báo phát hành hóa đơn được quy định tại Khoản 3 Điều 1 Thông tư 37/2017/TT-BTC. Cụ thể, doanh nghiệp phải gửi thông báo phát hành và hóa đơn mẫu tới cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất 02 ngày trước khi bắt đầu sử dụng hóa đơn. Một số chú ý mà doanh nghiệp cần lưu tâm là:

• Thông báo phát hành hóa đơn điện tử và hóa đơn mẫu phải được niêm yết rõ ràng trong suốt thời gian sử dụng hóa đơn
• Nếu thông báo phát hành lần thứ 2 trở đi mà không có thay đổi về nội dung và hình thức thì không cần phải gửi kèm hóa đơn mẫu
• Doanh nghiệp sẽ có thể sử dụng hóa đơn điện tử nếu không có phản hồi của cơ quan thuế sau 02 ngày làm việc.

2. Hồ sơ phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng

Để phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ gồm:
- Thông báo phát hành hóa đơn
Nội dung thông báo phát hành hóa đơn gồm:

• Tên đơn vị phát hành hóa đơn, mã số thuế, địa chỉ, điện thoại, các loại hóa đơn phát hành (tên loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ngày bắt đầu sử dụng, số lượng hóa đơn thông báo phát hành (từ số... đến số...)),
• Tên và mã số thuế (nếu có) của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử (đối với hóa đơn điện tử);
• Ngày lập Thông báo phát hành, tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật và dấu của đơn vị.

- Hóa đơn mẫu
Doanh nghiệp cũng cần chuẩn bị một bảo hóa đơn mẫu (được niêm yết và sử dụng cho tới khi có phát sinh thay đổi thông tin) để gửi cho Cục Thuế quản lý đơn vị của mình.
- Quyết định sử dụng hoá đơn điện tử ( Theo Mẫu số 1 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC).
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử, Tra cứu hóa đơn điện tử.

3. Cần chuẩn bị những gì để tiến hành thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng?

Trước khi thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng, doanh nghiệp cần chuẩn bị:

• Chữ ký mẫu (token)
• Thông báo phát hành hóa đơn bản mềm
• Bản SCAN mẫu hóa đơn và quyết định được sử dụng hóa đơn để nộp kèm thông báo.

4. Các bước tiền hành thông báo phát hóa đơn lần đầu qua mạng

Để thông báo phát hành hóa đơn bản mềm nộp qua mạng cần chuẩn bị như sau:
Bước 1. Làm thông báo phát hành hóa đơn
- Đăng nhập phần mềm hỗ trợ kê khai (HTKK)
- Chọn mục "Hóa đơn" và sau đó chọn "Thông báo phát hành hóa đơn (TB01/AC)".
- Nhập các thông tin bắt buộc vào "Thông báo phát hành hóa đơn".

Thông báo phát hành hóa đơn. 

- Sau khi nhập xong thì chọn Kết xuất XML
Bước 2. Đăng ký nộp Thông báo phát hành hóa đơn
- Truy cập theo địa chỉ: http://nhantokhai.gdt.gov.vn.
- Đăng nhập mã số thuế của doanh nghiệp.
- Chọn mục "Tài khoản" và "Đăng ký thêm tờ khai".

 Đăng nhập vào tài khoản.

- Sau đó chọn "Thông báo phát hành hóa đơn".
- Ấn tiếp tục.
- Sau khi đăng ký xong thì chọn mục "Nộp tờ khai" và tải file lên.
Bước 3. Nộp hóa đơn mẫu qua mạng
- Doanh nghiệp cần scan hóa đơn mẫu và Quyết định cho phép sử dụng hóa đơn của cơ quan thuế đính kèm trong file Word
- Sau khi nộp Thông báo phát hành hóa đơn trên http://nhantokhai.gdt.gov.vn thì vào mục "Tra cứu" và chọn "TB01/AC - Thông báo phát hành hóa đơn".

 Chọn loại tờ khai. 

- Sau đó tải file word hóa đơn mẫu để nộp và ký nộp.
Hi vọng với những thông tin trên, doanh nghiệp có thể thực hiện thông báo phát hành hóa đơn điện tử mà không gặp vấn đề phát sinh.
Để quá trình triển khai phần mềm hóa đơn điện tử thuận lợi cũng như xây dựng mô hình hóa đơn điện tử đạt được hiệu quả cao nhất, doanh nghiệp nên tìm kiếm các nhà cung cấp uy tín, chất lượng.
Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn là một trong những đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín hàng đầu tại Việt Nam. Với gần 20 năm kinh nghiệm triển khai phần mềm cho khối doanh nghiệp ở nhiều lĩnh vực và quy mô khác nhau, Thái Sơn đã xây dựng giải pháp hóa đơn điện tử với nhiều ưu điểm vượt trội.
Phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice của Thái Sơn đáp ứng mọi yêu cầu về nghiệp vụ của Tổng cục Thuế. Bên cạnh đó, E-Invoice còn cung cấp nhiều tính năng hữu ích như hỗ trợ truyền nhận dữ liệu hóa đơn nhiều chi nhánh, quản lý hóa đơn theo mô hình tập trung hoặc phân tán, tích hợp với các phần mềm kế toán…
Không chỉ vậy, E-Invoice luôn sẵn sàng hỗ trợ khách hàng giải đáp mọi thắc mắc về hóa đơn điện tử với đội ngũ nhân viên hỗ trợ 24/7 tại các thành phố lớn trên cả nước.
Chính vì điều này mà E-Invoice hiện đang là đối tác của rất nhiều tên tuổi lớn trong nước như Coca Cola, Unicharm, Grab, Golden Gate, Lotte…
Để tìm hiểu thêm về phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice, quý khách vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Trụ sở chính: Số 15 Đặng Thùy Trâm - Cầu Giấy - Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 - 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/