Dù doanh nghiệp của bạn mới chỉ đang tìm hiểu hay đã đang triển khai, sử dụng hóa đơn điện tử thì vẫn cần lưu ý đến những điểm dưới đây.

1. Thường xuyên cập nhật thông tin các quy định về hóa đơn điện tử

Với những doanh nghiệp đang tìm hiểu hay thậm chí đã đang áp dụng hóa đơn điện tử, việc cập nhật những quy định chính sách về hình thức hóa đơn này là rất cần thiết, nhất là trong giai đoạn đầu triển khai hóa đơn điện tử trên diện rộng như hiện nay.
Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Nghị định 51/2010/NĐ-CP, Thông tư 32/2011/TT-BTC, Thông tư 39/2014/TT-BTC, Thông tư 37/2017/TT-BTC… là những văn bản pháp luật quan trọng và tiêu biểu về hóa đơn nói chung và hóa đơn điện tử nói riêng doanh nghiệp nhất định cần nắm được. Bên cạnh đó doanh nghiệp cũng nên tham khảo thêm thông tin tại Dự thảo Thông tư hướng dẫn thực hiện Nghị định 119/2018/NĐ-CP để tránh bỡ ngỡ khi Thông tư chính thức được ban hành trong thời gian tới đây.

Doanh nghiệp cần nắm vững các quy định pháp luật về hóa đơn điện tử. 

Khi có những văn bản mới được ban hành, các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế hãy nghiên cứu thật kỹ để nhận ra những điểm khác biệt, những quy định đã thay đổi, ví dụ: Nếu như Khoản 2 Điều 1 Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 của Chính phủ có nêu: “Tổ chức kinh doanh có thể đồng thời cùng lúc sử dụng nhiều hình thức hóa đơn khác nhau. Nhà nước khuyến khích hình thức hóa đơn điện tử” thì ở Khoản 3 Điều 14 và Điều 20 Nghị định 119/2018/NĐ-CP lại nêu rõ “Kể từ thời điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã (hoặc không có mã) của cơ quan thuế, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải thực hiện hủy những hóa đơn giấy còn tồn chưa sử dụng (nếu có) theo quy định”.
Chỉ bằng cách nắm vững những quy định chung về hóa đơn điện tử và những quy định theo từng loại hình hóa đơn có mã hay không có mã của cơ quan thuế mà doanh nghiệp sẽ hay đang áp dụng để ứng dụng vào trường hợp thực tế của đơn vị mình thì mới có thể đảm bảo hóa đơn của doanh nghiệp được lập, xuất, quản lý và xử lý nghiệp vụ hợp pháp, hợp lệ.

2. Nắm rõ những “địa chỉ” uy tín có thể giải đáp vướng mắc của doanh nghiệp

Trong quá trình chuyển đổi sang hóa đơn điện tử với những quy định mới, cách làm mới, quy trình mới, việc các doanh nghiệp, đơn vị, tổ chức kinh tế có vướng mắc cần được hỗ trợ là điều khó tránh. Khi đó, hãy xác định doanh nghiệp, tổ chức của bạn có thể tìm kiếm sự trợ giúp đáng tin cậy từ đâu?
Doanh nghiệp có thể liên hệ, gửi công văn lên cơ quan quản lý thuế của đơn vị mình và sau đó thực hiện theo hướng dẫn hay thông tin tại công văn trả lời của cơ quan thuế. Ưu điểm của cách này là thông tin chính xác, tuy nhiên có thể doanh nghiệp sẽ phải chờ một khoảng thời gian để cơ quan thuế tiếp nhận, xử lý và phúc đáp.
Một cách nữa doanh nghiệp không nên bỏ qua là liên hệ tới nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử. Với kinh nghiệm nhiều năm trong nghề, đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử hoàn toàn có thể giải đáp, hướng dẫn hay cho bạn những lời khuyên hữu ích.

Cơ quan thuế hoặc nhà cung cấp có thể giải đáp cho doanh nghiệp về hóa đơn điện tử. 

3. Phối hợp chặt chẽ với nhà cung ứng hóa đơn điện tử của đơn vị mình

Trong quá trình tìm hiểu, chuyển đổi hay sử dụng hóa đơn điện tử, nhà cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử chính là đơn vị đồng hành với doanh nghiệp. Việc trao đổi kỹ càng với đơn vị này trong giai đoạn chuẩn bị của doanh nghiệp sẽ giúp giải pháp hóa đơn điện tử được xây dựng sát với nhu cầu thực tế và tối ưu hơn cho tổ chức của bạn, hay nếu sau một thời gian sử dụng, doanh nghiệp muốn mở rộng số điểm xuất hóa đơn hoặc có những yêu cầu phát sinh cho hệ thống hóa đơn điện tử, đừng ngần ngại trao đổi cụ thể với nhà cung cấp để tìm ra cách thức thực hiện phù hợp nhất.
Với vai trò như vậy, không quá khi nói nhà cung cấp có tác động trực tiếp đến hiệu quả và sự thuận tiện trong quá trình triển khai và sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp, bởi vậy việc cân nhắc lựa chọn đơn vị này luôn cần được thực hiện nghiêm túc, cẩn trọng.
Trong số những nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử, Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn là một đơn vị tiêu biểu.

Nhà cung cấp hóa đơn điện tử được nhiều doanh nghiệp lớn lựa chọn 

Thương hiệu và uy tín của Thái Sơn ở lĩnh vực hóa đơn điện tử được khẳng định qua danh mục hàng nghìn khách hàng doanh nghiệp đang sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice của công ty, trong đó có thể kể đến nhiều tên tuổi hàng đầu ở các ngành nghề kinh doanh khác nhau như: Samsung, Coca-Cola, Lotte, Grab, KFC, Circle K, Grab, Lazada, Golden Gate…. Từ đó có thể thấy, phần mềm E-Invoice không những được Tổng cục Thuế chứng nhận đáp ứng đầy đủ các yêu cầu mà còn giải quyết tốt bài toán triển khai tại doanh nghiệp, phù hợp với đa dạng loại hình và quy mô của tổ chức.
Nếu cần hỗ trợ thêm về hóa đơn điện tử hay phần mềm E-Invoice, vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Hoàng Quốc Việt – Cầu Giấy – Hà Nội
• Hotline: 19004767 hoặc 19004768
• Tel: 024.3754.5222
• Website: https://einvoice.vn/