Mất hóa đơn, thất lạc hóa đơn dường như là mối lo lắng chung của các doanh nghiệp. Chính vì vậy, sử dụng hóa đơn điện tử là giải pháp tối ưu nhất giúp các doanh nghiệp yên tâm, không lo mất mát, không không lo thất lạc.

1. Điểm lại về hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử

Hiện nay, ngoài hóa đơn giấy truyền thống còn một hình thức hóa đơn nữa được khuyến khích sử dụng và sẽ trở thành xu hướng tất yếu trong tương lai là hóa đơn điện tử. Cùng điểm lại những đặc điểm của hai loại hóa đơn này để người dùng quyết định nên chọn hình thức thức hóa đơn nào cho các giao dịch buôn bán của mình.

1.1. Những điểm hạn chế của hóa đơn giấy

Chúng ta đều rất quen thuộc với những chiếc hóa đơn giấy được người bán trao cho mỗi khi chúng ta thực hiện mua, bán một mặt hàng nào đó. Tất cả các thông tin về giá, loại hình, số lượng sản phẩm đều được ghi trên một mẫu hóa đơn được in sẵn.
Có thể nói, trong các giao dịch mua bán trước đây không thể thiếu vắng chiếc hóa đơn. Và mỗi khi nhắc tới các thông tin liên quan đến hóa đơn thì người mua hàng và người bán hàng đều vô cùng cẩn trọng. Bởi việc viết hóa đơn trên giấy rất quan trọng, khi viết sai không thể sửa và quan trọng nhất là những rủi ro, phiền toái khi bị mất, hỏng hóa đơn.

Giao dịch hóa đơn truyền thống xảy ra nhiều bất cập. 

Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn giấy truyền thống khá phức tạp tốn nhiều thời gian chi phí cho việc lập và gửi cho khách hàng, nhất là khi viết hóa đơn theo cách thủ công rất dễ bị sai sót, nhầm lẫn và việc sửa lại mất nhiều thủ tục mới thực hiện xong. Mặt khác, khi gửi hóa đơn cho khách hàng thông qua cách gửi trực tiếp bằng tay hay gửi thư chuyển phát nhanh cũng khiến doanh nghiệp rơi vào tình trạng dở khóc, dở cười vì bị mất hóa đơn.
Cũng chưa hết, việc bảo quản hóa đơn giấy cần phải cẩn trọng ngay từ khi đã đăng ký, được in ra đến khi lưu trữ để tránh bị hỏng, mối mọt, ẩm mốc. Vì nếu bị mất, hỏng hóa đơn doanh nghiệp sẽ gặp phải không ít rắc rối.
Tựu trung lại có thể thấy, khi chưa có một loại hình hóa đơn nào có thể thay thế hóa đơn giấy thì trong giao dịch buộc phải sử dụng hóa đơn giấy. Nhưng suy cho cùng khi sử dụng loại hóa đơn này doanh nghiệp gặp nhiều rủi ro, tốn kém trong việc gửi, bảo quản và lưu trữ hóa đơn..
>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.

1.2. Những điểm tích cực của hóa đơn điện tử

Ngày nay, với sự phát triển của công nghệ thông tin và sự bùng nổ của cuộc cách mạng 4.0 thì hình thức hóa đơn giấy thủ công sẽ không còn phù hợp nữa mà thay vào đó là sự lên ngôi, thống trị của hóa đơn điện tử.

Hóa đơn điện tử với những tính năng ưu việt hơn hóa đơn giấy.

Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, dịch vụ, Cho phép người dùng khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý theo quy định tại Luật Giao dịch điện tử và các văn bản hướng dẫn thi hành. Hay hiểu đơn giản hóa đơn điện tử là loại hóa đơn được thực hiện trên môi trường điện tử hiện đại.
Sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiêp có thể lập và gửi ngay cho khách hàng thông qua email vô cùng nhanh chóng và tiện lợi. Nếu có sai sót về thông tin thì việc sửa lại cũng đơn giản, không mất nhiều thời gian hay phức tạp như hóa đơn giấy. Những việc này giúp doanh nghiệp giảm được tối thiểu 80% chi phí in ấn, gửi, bảo quản, lưu trữ và khai thác hóa đơn.
Bên cạnh lợi ích về chi phí, khi sử dụng hóa đơn điện tử doanh nghiệp sẽ không còn phải lo lắng mất mát, thất lạc hay hỏng hóa đơn, vì tất cả các dữ liệu hóa đơn đều được lưu trữ trên hệ thống. Điều này giúp cho công tác tài chính kế toán của doanh nghiệp được thuận lợi và hiệu quả.
Với những điểm tích cực, mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, hóa đơn điện tử đang được cơ quan Thuế, Bộ Tài Chính đề xuất đưa vào thực hiện đại trà và trở thành hình thức hóa đơn chính trong giao dịch hàng hóa. Chính vì vậy, sự góp sức của các nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử là cánh tay đắc lực để đảm bảo việc giao dịch của các doanh nghiệp được thuận tiện, nhanh chóng, dễ dàng giúp hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp được thông suốt.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn điện tử, Thông báo phát hành hóa đơn điện tử.
Phần mềm hóa đơn điện tử do côn ty phát triển công nghệ Thái Sơn cung cấp trong nhiều năm nay đã được rất nhiều doanh nghiệp trong nước tin tưởng sử dụng. Bởi đây là phần mềm được xây dựng dựa trên Quyết định 1209/QĐ-BTC của Bộ Tài Chính và Quyết định 1445/QĐ-TCT của Tổng cục Thuế về việc sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực.

Phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice.

Phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice của công ty Thái Sơn có tích hợp đầy đủ các tính năng cho quy trình tạo lập và xác thực hóa đơn theo yêu cầu của Tổng cục Thuế. Phần mềm E-Invoice hỗ trợ đầy đủ các mẫu hóa đơn: 01GTKT, 02GTTT, 07KPTQ, … theo quy chuẩn của Tổng cục Thuế. Phần mềm còn cho phép doanh nghiệp tự thiết kế mẫu hoá đơn, chủ động đưa hình ảnh thương hiệu của đơn vị mình lên hóa đơn. Sử dụng phần mềm E-Invoice, doanh nghiệp có thể tạo mẫu hóa đơn và phát hành hóa đơn ngay tại doanh nghiệp và ngay trong ngày mà không cần phải lên cơ quan thuế.
Phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice còn mang lại nhiều tiện ích cho doanh nghiệp khi lập hóa đơn và kết nối với các phần mềm có sẵn của doanh nghiệp như phần mềm bán hàng, phần mềm kế toán, phần mềm CRM, phần mềm ERP..., các tính năng cho phép doanh nghiệp thống kê, báo cáo, xuất dữ liệu ra các chương trình khai thuế như HTKK, TVAN.. giảm thời gian lập tờ khai thuế.
Để nhận được tư vấn về hóa đơn điện tử và đăng ký dùng thử phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice miễn phí, quý độc giả vui lòng liên hệ theo địa chỉ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Trụ sở chính: Số 15 Đặng Thùy Trâm - Cầu Giấy - Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 - 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/
• Fanpage: Hóa đơn điện tử Einvoice.