Hóa đơn ghi tiền mặt nhưng thanh toán chuyển khoản là điều không hợp lệ khi viết hóa đơn. Khi xảy ra trường hợp này, hóa đơn đã lập sẽ bị quy vào dạng sai sót, cần phải điều chỉnh hoặc hủy bỏ và lập lại, tùy trường hợp.

Các quy định pháp luật về hình thức thanh toán trên hóa đơn

1. Quy định pháp luật về hình thức thanh toán trên hóa đơn

Theo quy định pháp luật hiện hành thì sẽ có 02 phương thức thanh toán mà hai bên bán và mua có thể sử dụng đó là thanh toán bằng tiền mặt hoặc thanh toán bằng chuyển khoản.
Tuy nhiên, khi thể hiện trên hóa đơn, hai bên bán mua có thể lựa chọn 03 cách viết ký hiệu hình thức thanh toán. Cụ thể:
- Nếu lựa chọn phương thức thanh toán bằng tiền mặt thì ký hiệu: TM.
- Nếu lựa chọn phương thức thanh toán bằng chuyển khoản thì ký hiệu: CK.
- Nếu hai bên bán mua chưa xác định được hình thức thanh toán sẽ sử dụng thì ký hiệu: TM/CK.
Để đảm bảo tính chính xác, hợp pháp khi ghi hình thức thanh toán trên hóa đơn, người lập hóa đơn cần lưu ý những điều sau:
- Thứ nhất, các hóa đơn có gia trị hơn 20 triệu đồng thì bắt buộc phải lựa chọn hình thức thanh toán bằng chuyển khoản thì bên mua mới được áp dụng khấu trừ thuế GTGT và được giảm trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.
- Thứ hai, các hóa đơn ghi hình thức thanh toán là TM/CK thì vẫn được coi là hợp lệ và được sử dụng để kê khai thuế, nếu các nội dung bắt buộc khác đảm bảo hợp lệ và hợp pháp.
- Thứ ba, hình thức thanh toán là nội dung không bắt buộc phải có trên hóa đơn, nhất là với hóa đơn điện tử.
Tại Công văn số  9208/CT-TTHT được ban hành ngày 22/9/2017, Cục thuế TP Hồ chính Minh đã khẳng định rằng hình thức thanh toán không phải là nội dung bắt buộc phải có trên hóa đơn. Trường hợp hóa đơn có nội dung này mà bên bán và mua chưa xác định phương thức thanh toán thì có thể ghi ký hiệu “TM/CK” thì vẫn hoàn toàn đảm bảo tính đúng đắn, hợp lệ của hóa đơn.
Đặc biệt, căn cứ vào các văn bản pháp luật mới ban hành gần đây như Thông tư 39/2014/TT-BTC  hay Thông tư 68/2019/TT-BTC thì trên các hóa đơn biệt tử không bắt buộc phải thể hiện tiêu thức này trên hóa đơn.
Giảm bớt một tiêu thức, rút ngắn được quy trình, thời gian lập hóa đơn, kế toán cũng giảm bớt được lỗi sai sót có thể xảy ra khi lập hóa đơn. Đây cũng chính là một trong những ưu điểm mà ngày càng nhiều doanh nghiệp lựa chọn chuyển đổi sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử như E-invoice của ThaisonSoft.

2. Hóa đơn ghi tiền mặt nhưng thanh toán chuyển khoản có được không?

Hiện nay, nhiều người dùng có thắc mắc rằng: Hóa đơn ghi tiền mặt nhưng thanh toán chuyển khoản có được hay không?

Hóa đơn ghi tiền mặt nhưng thanh toán chuyển khoản là không hợp lệ.

Căn cứ vào quy định pháp luật hiện hành thì tất cả các hóa đơn ghi chuyển khoản nhưng thanh toán tiền mặt hay ghi tiền mặt nhưng thanh toán bằng chuyển khoản thì đều là sai, không hợp lệ và hợp pháp.
Thực tế, người lập hóa đơn hoàn toàn có thể tránh được lỗi sai này một cách dễ dàng bằng cách: Khi chưa xác định phương thức thanh toán thì chỉ cần chọn ký hiệu là “TM/CK”.
Với các hóa đơn ghi hình thức thanh toán là TM/CK thì khi thanh toán có chọn phương thức thanh toán bằng tiền mặt hay chuyển khoản thì đều đúng, đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp cho hóa đơn.
Còn nếu như trên hóa đơn ghi hình thức thanh toán là tiền mặt nhưng khi thanh toán lại chuyển khoản, hoặc ngược lại, thì hóa đơn này sẽ bị mặc định là sai sót. Hai bên bán mua cần phải tiến hành xử lý hóa đơn sai sót này.
>> Có thể bạn quan tâm: Hướng dẫn xử lý sai sót trên hóa đơn điện tử.

3. Cách xử lý hóa đơn ghi sai hình thức thanh toán

Quy định xử lý xử lý hóa đơn ghi sai hình thức thanh toán.

Dựa vào Thông tư  số 39/2014/TT-BTC được ban hành bởi Bộ Tài chính, hai bên bán và mua mang cần phải xử lý các hóa đơn khi ghi sai hình thức thanh toán. Cách xử lý sẽ căn cứ vào thời điểm phát hiện hóa đơn sai sót. Cụ thể:
- Trường hợp 1: Hóa đơn đã lập ghi sai hình thức thanh toán, đã gửi cho bên mua, chưa giao hàng hóa, chưa cung ứng dịch vụ cho bên mua, cả hai bên bán mua chưa kê khai thuế và phát hiện sai sót. Khi này cần xử lý như sau:

• Hai bên bán mua lập biên bản thu hồi hóa đơn sai sót. Biên bản thu hồi này phải thể hiện được lý do thu hồi hóa đơn.
• Bên bán lập lại hóa đơn mới theo quy định.

- Trường hợp 2: Hóa đơn đã lập ghi sai hình thức thanh toán, đã gửi cho bên mua, đã giao hàng hóa, đã cung ứng dịch vụ, hai bên bán mua cũng đã tiến hành kê khai thuế thì mới phát hiện sai sót. Khi này cần xử lý như sau:

• Hai bên bán và mua cần phải lập biên bản hoặc lập thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót xảy ra.
• Bên mua lập hóa đơn điều chỉnh sai sót. Hóa đơn điều chỉnh cần ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng…, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn số…, ký hiệu… Sau đó, căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh đã lập, hai bên bán mua cũng điều chỉnh việc kê khai thuế và các chứng từ cần thiết khác. Tuyệt đối không được ghi số âm.

Trên đây, bài viết đã gửi tới bạn và doanh nghiệp các quy định pháp luật về hình thức thanh toán trên hóa đơn và giải đáp thắc mắc hóa đơn ghi tiền mặt nhưng thanh toán chuyển khoản có được không.
Mọi thắc mắc hoặc muốn được tư vấn muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: Einvoice.vn