Thay vì phải sử dụng hóa đơn đặt in với các thủ tục thực hiện, quy trình đăng ký rườm rà thì hiện nay, các doanh nghiệp đã bắt đầu chuyển dần sang sử dụng hóa đơn online. Vậy hóa đơn online là gì và nó mang lại những lợi ích gì cho các doanh nghiệp khi sử dụng?

 Hóa đơn online.

1. Hóa đơn online là gì?

Hóa đơn online hay còn được biết đến với tên gọi quen thuộc hơn là hóa đơn điện tử xác thực hay hóa đơn điện tử. Đây là một trong những hình thức hóa đơn đỏ mới, được phát hành và quản lý thông qua hệ thống xác thực của cơ quan thuế. Hiện nay, hóa đơn online đang được thí điểm áp dụng đối với các doanh nghiệp tại hai thành phố lớn là Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh.
Với việc triển khai hóa đơn online trong giao dịch thương mại, các cơ quan, doanh nghiệp cũng như nhà quản lý kỳ vọng không chỉ làm giảm bớt các thủ tục hành chính rườm rà mà còn giúp các doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian, chi phí trong mọi hoạt động giao dịch.

2. Những lợi ích khi sử dụng hóa đơn online

2.1. Tiết kiệm chi phí tối ưu

Với hóa đơn online, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được một khoản chi phí rất lớn. Điều này được thể hiện ở rõ ràng qua hai khía cạnh, đó là quá trình trước, trong phát hành và sau phát hành hóa đơn. Thứ nhất, với quá trình đăng ký in – xuất hóa đơn, doanh nghiệp sẽ không cần phải đầu tư quá nhiều nhân lực và thời gian để thực hiện.
Thứ hai, với hóa đơn online, doanh nghiệp có thể dễ dàng gửi trực tiếp thông qua email, tin nhắn điện tử hay in trực tiếp cho khách hàng. Hình thức này sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được một khoản chi phí đáng kể, đồng thời người nhận cũng sẽ nhanh chóng nhận được hóa đơn mà không cần mất thời gian chờ đợi. Ngoài ra, chi phí cho việc bảo quản hóa đơn cũng được giảm đi rất nhiều bởi cách làm này chỉ cần duy nhất một máy tính hoặc thiết bị để lưu trữ.

  Những lợi ích khi sử dụng hóa đơn online.

2.2. Hóa đơn online đảm bảo được độ chính xác và các yêu cầu bảo mật

Hóa đơn online khi phát hành luôn có mã số xác thực của Tổng cục Thuế kèm theo, do vậy, hóa đơn online không thể làm giả. Điều này không chỉ giúp các doanh nghiệp bảo vệ mình một cách tốt nhất mà còn giúp người tiêu dùng, khách hàng yên tâm, tin tưởng vào các sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử, Tra cứu hóa đơn điện tử.

2.3. Giảm thiểu các thủ tục hành chính rườm rà

Khi sử dụng hóa đơn online, các doanh nghiệp có thể dễ dàng đăng ký và khởi tạo mẫu hóa đơn ngay trong ngày mà không cần quá nhiều thủ tục hành chính và thời gian chờ đợi như trước đây. Nhờ quá trình khởi tạo hóa đơn nhanh chóng, do vậy các doanh nghiệp sẽ có thể tiết kiệm được tối đa thời gian cũng như nhân lực thực hiện.
Đồng thời, khi sử dụng hóa đơn online, doanh nghiệp không cần phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn bởi tất cả thông tin hóa đơn đã được gửi lên và lưu trữ trên Tổng cục Thuế khi xác thực. Nhờ vậy, doanh nghiệp sẽ không phải đầu tư nguồn nhân lực cho công việc kế toán thuế, nhân lực giải quyết các công việc báo cáo, thực hiện các thủ tục hành chính liên quan tới hóa đơn, thuế.

3. Phần mềm hóa đơn online E – Invoice

Là một trong những doanh nghiệp được Tổng cục Thuế lựa chọn để thí điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực, Công ty Thái Sơn đã xây dựng nên phần mềm hóa đơn điện tử xác thực E-Invoice, nhằm phục vụ chính doanh nghiệp mình và đưa ra giải pháp hóa đơn tối ưu cho các doanh nghiệp khác.

Phần mềm E-INVOICE là giải pháp chuyên dụng cho việc tạo lập và xuất hóa đơn điện tử xác thực đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ của hóa đơn điện tử xác thực. Ngoài ra phần mềm E-INVOICE còn tích hợp quy trình khép kín từ gửi hóa đơn điện tử xác thực cho khách hàng đến các quy trình xác nhận với khách hàng nhận hóa đơn điện tử ngay trên phần mềm. Các tính năng mở rộng có thể tích hợp với các giải pháp quản lý có sẵn tại doanh nghiệp như phần mềm kế toán, phần mềm CRM, phần mềm quản lý khác…
Thông tin liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ Số 15, Đặng Thùy Trâm, Cầu Giấy, Hà Nội
• Hotline HTKH: 19004767 hoặc 19004768
• Website: Einvoice.vn