Hóa đơn điện tử có mã xác thực là gì?

18/10/2015 01:49

Nhận thấy rõ những lợi ích thiết thực mà hóa đơn điện tử mang lại, Tổng cục Thuế đã quyết định sẽ đưa vào sử dụng hóa đơn điện tử nhằm giúp doanh nghiệp có thể giảm thiểu các chi phí và thủ tục hành chính liên quan đến hóa đơn. Vì vậy vào ngày 11/09/2015, Cục Thuế Hà Nội đã ban hành Quyết định 58333/QĐ-CT để triển khai thí điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực tại 6 doanh nghiệp trên địa bàn Hà Nội. Dự kiến sau đợt thí điểm này, Tổng cục Thuế sẽ mở rộng triển khai hóa đơn điện tử có mã xác thực trên tất cả các doanh nghiệp. Tuy nhiên, cho đến thời điểm này, còn rất nhiều doanh nghiệp vẫn chưa hiểu rõ hóa đơn điện tử xác thực là gì và quy trình triển khai sử dụng hóa đơn sẽ như thế nào?

Theo như Quyết định 1209/2015/QĐ-BTC do Bộ Tài Chính ban hành thì hóa đơn điện tử xác thực hay hóa đơn điện tử có mã xác thực là một loại hóa đơn được cấp mã xác thực và số xác thực thông qua hệ thống xác thực của cơ quan thuế.

Mã xác thực và số xác thực là chuỗi ký tự được mã hoá và được cung cấp bởi hệ thống xác thực hoá đơn của Tổng cục Thuế dựa trên các thông tin hoá đơn bán hàng hoá hoặc cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp.

Ngoài mã xác thực và số xác thực, trên hoá đơn xác thực còn có mã QR, là mã vạch hai chiều được hiển thị ở góc trên bên phải của hoá đơn xác thực. Người sử dụng có thể dùng các thiết bị điện tử có cài phần mềm đọc mã QR như điện thoại, máy tính bảng để đọc và kiểm tra nhanh các thông tin trên hoá đơn.

Đối với hóa đơn điện tử có mã xác thực, người bán sẽ phải ký điện tử trên hóa đơn khi cơ quan thuế cấp mã xác thực và số hóa đơn xác thực. Trong ký hiệu mẫu số hóa đơn doanh nghiệp sử dụng ký tự số “0” để thể hiện số liên hóa đơn, trên hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan Thuế không phải có tên liên hóa đơn.Doanh nghiệp có thể phát hành hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan Thuế sau khi đăng ký phát hành thành công tại phần mềm Xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN). Đối với hóa đơn điện tử doanh nghiệp không cần lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho loại hóa đơn điện tử này. Doanh nghiệp là người bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc người mua hàng hóa, dịch vụ có thể kiểm tra kết quả xác thực hóa đơn bằng cách truy cập trang thông tin điện tử ngành Thuế và nhập các thông tin về hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan Thuế.

Hóa đơn điện thử xác thực là gì?

Hệ thống cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế bao gồm các thiết bị cấp mã xác thực và các ứng dụng công nghệ thông tin để hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện việc lập và cấp mã xác thực hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Thiết bị cấp mã xác thực sẽ thực hiện sinh số hóa đơn xác thực và mã xác thực dựa trên các thông tin hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ của doanh nghiệp.Hệ thống cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế thực hiện cấp mã xác thực hóa đơn 24/24 giờ trong ngày và 7/7 ngày trong tuần, bao gồm cả ngày nghỉ, lễ, Tết.

Các doanh nghiệp khi tham gia vào hệ thống hóa đơn điện tử có mã xác thực sẽ sử dụng mô hình cấp mã xác thực tùy theo quy mô của doanh nghiệp mình, trong đó:

- Mô hình cấp mã xác thực hóa đơn tập trung: sử dụng hệ thống thiết bị cấp mã xác thực và ứng dụng công nghệ thông tin đặt tại Tổng cục Thuế để cấp mã xác thực hóa đơn cho doanh nghiệp.

- Mô hình cấp mã xác thực hóa đơn phân tán: sử dụng ứng dụng công nghệ thông tin của Tổng cục Thuế và thiết bị cấp mã xác thực đặt tại doanh nghiệp để cấp mã xác thực hóa đơn cho doanh nghiệp.

Để có thể tham gia vào hệ thống hóa đơn điện tử có mã xác thực của Tổng cục Thuế, doanh nghiệp cần phải đáp ứng được các điều kiện sau đây:

- Là doanh nghiệp đã được cấp mã số thuế và đang hoạt động.

- Có chứng thư số theo quy định của pháp luật. Chứng thư số phải có thông tin mã số thuế của doanh nghiệp và đang còn hiệu lực.

- Hoạt động ở địa bàn có khả năng truy cập, sử dụng mạng Internet.

Doanh nghiệp khi tham gia vào hệ thống hóa đơn điện tử có mã xác thực có thể sử dụng các phần mềm Tổng cục Thuế cung cấp cho doanh nghiệp như phần mềm ICA. Ngoài ra doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm lập hóa đơn riêng của doanh nghiệp tự xây dựng (gọi là phần mềm LHD) hoặc doanh nghiệp có thể chọn lựa sử dụng phần mềm lập hóa đơn của bên thứ ba cung cấp như phần mềm E-INVOICE của Công ty Thái Sơn