Tiêu đề

27/10/2018 06:39

Đây là tiện ích gửi email cho khách hàng sau khi xuất hóa đơn, khách hàng nhận được email, khách hàng có thể xem thông tin hóa đơn đã xuất, tải hóa đơn hoặc ký số cho hóa đơn. Nhưng trước khi sử dụng được chức năng này, hệ thống xuất hóa đơn của bạn phải được người quản lý cần cấu hình chi tiết theo các bước hướng dẫn sau đây.

Bước 1: Tiến hành đăng nhập hệ thống tại địa chỉ https://einvoice.com.vn/ bằng user đã được cấp.

Bước 2: Hướng dẫn cấu hình

Bạn vào menu Nghiệp vụ khác, chọn Quản lý gửi email

Tại màn hình mới hiện ra, bạn chọn vào tab "Cấu hình email":

Đánh dấu tích chọn vào "Sử dụng"  sau đó nhập vào các thông tin cấu hình như sau:

  • SMTP, Port : Đây là thông tin mail server của doanh nghiệp bạn đang sử dụng.
  • Địa chỉ email, tài khoản và mật khẩu: Nhập vào thông tin địa chỉ email bạn sẽ dùng để gửi hóa đơn cho khách hàng.
  • File mẫu: Bạn chọn đến có nội dung mẫu sẽ gửi cho khách hàng bằng cách nhấn vào nút "Chọn file".

Sau khi hoàn tất việc nhập liệu cho mục cấu hình, bạn nhấn vào Lưu lại để kết thúc bước cấu hình, lúc này người sử dụng sau khi xuất hóa đơn đã có thể gửi email thông báo cho khách hàng.

Bước 3: Gửi email cho khách hàng

Hóa đơn sau khi xuất và ký số, bạn chuyển sang tab Thông tin vận chuyển, nhập email của của người nhận sau đó ấn nút Gửi lại email

Nếu việc gửi email cho khách hàng là người quản lý hoặc một người dùng khác không phải người xuất hóa đơn thì vào menu Nghiệp vụ khác / Quản lý gửi email

Màn hình chức năng quản lý gửi email sẽ hiện ra như sau:

Danh sách hóa đơn chờ gửi email sẽ nằm tại tab "Danh sách hóa đơn chưa gửi", bạn kiểm tra hóa đơn sau đó đánh dấu tích chọn các hóa đơn cần gửi email và nhấn vào nút "Gửi email":

Ngoài ra bạn có thể xem lại danh sách các hóa đơn đã gửi thành công tại tab "Danh sách hóa đơn đã gửi" hoặc các hóa đơn gửi bị lỗi để biết nội dung lỗi và gửi lại tại tab "Danh sách hóa đơn đã gửi lỗi".


Tham khảo thêm hướng dẫn:

 

  1. Giới thiệu yêu cầu chung hệ thống
  2. Chức năng quản lý người sử dụng
  3. Hướng dẫn đăng ký thông tin doanh nghiệp
  4. Hướng dẫn khởi tạo mẫu hóa đơn
  5. Hướng dẫn thông báo phát hành hóa đơn
  6. Hướng dẫn cấu hình, ký số hóa đơn sử dụng tool ký số Einvoice Signing
  7. Hướng dẫn xuất hóa đơn
  8. Hướng dẫn import danh sách hóa đơn từ excel
  9. Hướng dẫn cập nhật mẫu hóa đơn đã phát hành
  10. Hướng dẫn xử lý hóa đơn - Đã kê khai thuế
  11. Hướng dẫn xử lý hóa đơn - Chưa kê khai thuế
  12. Chức năng tạo biên bản xử lý hóa đơn
  13. Hướng dẫn cấu hình import excel
  14. Danh sách hóa đơn chờ lập
  15. Chức năng quản lý website tra cứu hóa đơn
  16. Hướng dẫn các báo cáo hóa đơn
  17. Hướng dẫn cấu hình và gửi email cho khách hàng