Khi tiến hành nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, bạn hoàn toàn có thể lựa chọn 1 trong 2 cách: nộp hồ sơ bằng văn bản giấy hay nộp hồ sơ bằng văn bản điện tử. Trước khi nộp hồ sơ, bạn nên liên hệ trực đến cán bộ Thuế quản lý để tìm hiểu xem Chi cục Thuế quản lý nhận hồ sơ qua hình thức nào để chuẩn bị cho phù hợp.

1. Điều kiện để tổ chức, doanh nghiệp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Muốn nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần phải đáp ứng đầy đủ điều kiện của một tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử. Tại Khoản 2 Điều 4 của Thông tư số 32/2011/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành đã quy định rất rõ các điều kiện yêu cầu với một tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử:

• Là đơn vị có đủ điều kiện và hiện đang thực hiện giao dịch điện tử với cơ quan thuế; hoặc là đơn vị có sử dụng giao dịch điện tử trong các hoạt động ngân hàng.
• Đơn vị có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin và các thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hoá đơn điện tử.
• Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định.
• Có chữ ký điện tử đáp ứng đúng yêu cầu của quy định của pháp luật.
• Có phần mềm bán hàng hoá và dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu có thể tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) của kế toán tại thời điểm lập hoá đơn.
• Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm:
• Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu.
• Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố: đảm bảo sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.

2. Yêu cầu với hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Yêu cầu với hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử gồm những gì?

Sau khi đã đáp ứng đầy đủ các điều kiện để có thể sử dụng hóa đơn điện tử, tổ chức, doanh nghiệp cần tiến hành chuẩn bị hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Hồ sơ này được gọi là bộ hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử và bao gồm các yêu cầu sau:

• Quyết định sử dụng hoá đơn điện tử (theo Mẫu số 1, phần Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32).
• Thông báo phát hành hoá đơn điện tử (theo Mẫu số 2, phần Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32).
• Hóa đơn điện tử mẫu (do nhà phân phối giải pháp hóa đơn điện tử cung cấp).

Lưu ý rằng:

• Quyết định sử dụng hóa đơn, Thông báo phát hành hoá đơn điện tử và Hoá đơn mẫu phải là bản scan và được đưa chung vào 01 bản dưới định dạng word (.doc).
• Bạn cũng cần phải có thêm 01 bản thông báo phát hành ở định dạng XML.
• Chuẩn bị chữ ký số (Token) là điều không thể thiếu.

Bộ hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử khi đã hoàn tất sẽ được nộp lên cơ quan Thuế quản lý trực tiếp bằng văn bản giấy hoặc bằng văn bản điện tử thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan Thuế.

3. Cách nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử bằng văn bản giấy

Với cách thức nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử bằng văn bản giấy, bạn cần tiến hành chuẩn bị hồ sơ như sau:

Bước 1: Lập hóa đơn mẫu

Để lập hóa đơn mẫu, bạn cần sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử để khởi tạo mẫu hóa đơn. Chẳng hạn khi dùng phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, thì bạn chỉ cần vào phần mềm và chọn “Khởi tạo mẫu hóa đơn” để có thể lập cho mình được hóa đơn mẫu đúng quy định.
Hoặc bạn chọn chức năng “Phát hành hóa đơn”, chọn tiếp “3.1 Khởi tạo hóa đơn” để có thể tạo hóa đơn mẫu mình cần.

Nhấn “Khởi tạo mẫu hóa đơn” để lập hóa đơn mẫu.

Tiếp đó, bạn ký số lên mẫu hóa đơn và in ra bản giấy.
Lưu ý rằng, một số chi cục thuế sẽ yêu cầu cung cấp thêm bản thể hiện hóa đơn điện tử chuyển đổi thành hóa đơn giấy. Khi này, kế toán sẽ phải nhấn chuyển đổi hóa đơn giấy và nhấn ký điện tử lên mẫu hóa đơn trước khi in ra bản giấy.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.

Bước 2: Lập quyết định sử dụng hóa đơn điện tử

Tổ chức, doanh nghiệp sẽ lập quyết định sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu số 1 Phụ lục Thông tư 32/2011/TT-BTC ban hành ngày 14/03/2011 của Bộ Tài Chính. 
Theo đó, trên giao diện phần mềm E-invoice, bạn chọn chức năng “Phát hành hóa đơn”, chọn tiếp “1.1 In quyết định sử dụng HĐĐT”.

Chọn “In quyết định sử dụng HĐĐT”

Khi bản Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử được hiển thị, bạn hoàn tất thông tin rồi nhấn “In quyết định” ra giấy và tiến hành đóng dấu.

Bước 3: Lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Lập mẫu thông báo phát hành hóa đơn điện tử sẽ theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC ban hành ngày 14/03/2011 của Bộ Tài Chính. Sau đó cũng nhấn in ra giấy rồi ký và đóng dấu của doanh nghiệp.

Mẫu số 2 Phụ lục Thông tư 32/2011/TT-BTC

Hoặc cách khác, bạn có thể vào trang của Tổng Cục thuế (https://thuedientu.gdt.gov.vn/) để tạo Thông báo phát hành hóa đơn, rồi tải xuống và in ra giấy.

Bước 4: Nộp hồ sơ đăng ký

Sau khi hoàn thiện 3 bước trên, tổ chức doanh nghiệp sẽ lấy bộ hồ sơ hoàn chỉnh đã in ra thành bản giấy để nộp cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

4. Cách nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử bằng văn bản điện tử

Thực tế, cách nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử bằng văn bản điện tử cũng không khác nhiều với bằng văn bản giấy. Cụ thể để nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử bằng văn bản điện tử, bạn tiến hành theo các bước hướng dẫn sau:

Bước 1: Lập hóa đơn mẫu

Tổ chức, doanh nghiệp tiến hành khởi tạo mẫu hóa đơn trên phần mềm hóa đơn điện tử đang sử dụng. Nếu đang sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, bạn đăng nhập hệ thống, chọn chức năng “Phát hành hóa đơn”, chọn tiếp “3.1 Khởi tạo hóa đơn” để có thể tạo hóa đơn mẫu mình cần.

Lập hóa đơn mẫu.

Sau khi tạo được hóa đơn mẫu, bạn tiến hành ký số lên hóa đơn mẫu rồi xuất ra file word và lưu lại vào thiết bị (máy tính) mình đang sử dụng. Theo đó, tên file nên đặt không dấu, ví dụ: Mau_hoa_don.

Bước 2: Lập quyết định áp dụng hóa đơn điện tử

Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử sẽ được lập theo Mẫu số 1 Phụ lục Thông tư 32/2011/TT-BTC ban hành ngày 14/03/2011 của Bộ Tài Chính. Theo đó, bạn chọn chức năng “Phát hành hóa đơn”, chọn tiếp “1.1 In quyết định sử dụng HĐĐT”.
Khi bản Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử được hiển thị, bạn hoàn tất thông tin rồi nhấn “In quyết định”.

Chọn In quyết định sử dụng HĐĐT,

Tiếp đó sẽ scan màu ra file ảnh, chèn ảnh vào file word mới và lưu lại vào thiết bị mình đang sử dụng. Lưu ý cũng nên đặt tên file không dấu như: “Quyet_dinh_su_dung_hoa_don_dien_tu”.

Bước 3: Lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử và nộp hồ sơ đăng ký

Sau khi đã hoàn thành xong 2 bước trên, bạn tiến hành lập thông báo phát hành hóa đơn và nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử bằng văn bản điện tử theo 1 trong 2 cách sau:

• Nộp hồ sơ trực tuyến trên trang của Tổng Cục thuế.
• Nộp hồ sơ trên hệ thống phần mềm hỗ trợ kê khai (HTKK).

Với trường hợp lập thông báo phát hành hóa đơn và nộp hồ sơ trực tuyến trên trang của Tổng Cục thuế, bạn tiến hành như sau:

• Truy cập trang Thuế điện tử của Tổng Cục thuế theo đường link: https://thuedientu.gdt.gov.vn/.

Truy cập thuedientu.gdt.gov.vn.

• Đăng nhập vào hệ thống thuế điện tử để tiến hành kê khai, đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.

Tiến hành đăng nhập hệ thống.

• Trường hợp nếu chưa là đăng ký tờ khai thì bạn chọn chức năng “Khai thuế”, chọn “Đăng ký tờ khai” và tiến hành các bước đăng ký tờ khai theo hướng dẫn của hệ thống.
• Trường hợp nếu đã làm đăng ký tờ khai rồi thì bạn chọn chức năng Khai thuế”, chọn “Kê khai trực tuyến” để tiến hành kê khai.

Tiến hành kê khai trực tuyến.

• Khi giao diện “Kê khai trực tuyến” xuất hiện, bạn chọn loại tờ khai là “TB01/AC - Thông báo phát hành hóa đơn” ở mục “Tờ khai” và nhấn “Tiếp tục”.
• Trên giao diện “Thông báo phát hành hóa đơn”, bạn điền tất cả các mục thông tin được yêu cầu rồi nhấn “Hoàn thành kê khai”.

Lập thông báo phát hành hóa đơn

• Sau khi đã hoàn thành kê khai, bạn nhấn “Ký và nộp tờ khai” để hoàn tất bước này.

Bước 4: Tra cứu và gửi phụ lục hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Để có thể hoàn tất việc nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, bạn cần gửi phụ lục hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử gồm: Hóa đơn mẫu và Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử.

Theo đó, bạn tiến hành theo hướng dẫn sau:

• Chọn chức năng “Tra cứu”.
• Chọn loại tờ khai “TB01/AC - Thông báo phát hành hóa đơn” tại mục “Tờ khai” rồi nhấn ô “Tra cứu”.

Tra cứu và gửi phụ lục hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

• Khi kết quả tra cứu hiển thị, trên cột “Gửi phụ lục”, bạn nhấp chuột vào biểu tượng tệp của đúng tờ Thông báo phát hành hóa đơn mình mới tiến hành để có thể gửi thêm phụ lục hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.
• Tiếp đó, bạn chọn loại “Phụ lục” cần gửi, rồi nhấn “Chọn tệp tờ khai” để có thể tải lên bản Hóa đơn mẫu và Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử (đã lập và lưu file vào thiết bị trước đó).

Chọn loại “Phụ lục” cần gửi, rồi nhấn “Chọn tệp tờ khai” để có thể tải lên

Cuối cùng, bạn nhấn “Nộp tờ khai” để có thể hoàn thành bước 4 cũng như hoàn thành quy trình các bước nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.
Trên đây, einvoice.vn đã hướng dẫn chi tiết tới bạn bạn cách nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử bằng văn bản giấy hoặc văn bản điện tử.
Để việc nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử được nhanh chóng, dễ dàng hơn, tổ chức, doanh nghiệp của bạn nên lựa chọn sử dụng giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín, chất lượng, được nhiều doanh nghiệp lớn lựa chọn sử dụng.

E-invoice - Giải pháp hóa đơn điện tử phổ biến nhất trong các doanh nghiệp FDI

Tiên phong ứng dụng công nghệ Blockchain siêu bảo mật vào hóa đơn điện tử, E-invoice hiện là phần mềm hóa đơn điện tử phổ biến nhất trong các doanh nghiệp FDI lớn, đảm bảo tính bảo mật thông tin hóa đơn cho doanh nghiệp sử dụng lên mức tối đa.
Nếu bạn vẫn còn thắc mắc, băn khoăn về cách nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử hay muốn tìm hiểu thêm về giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử hàng đầu E-invoice, vui lòng liên hệ Hotline sau để được tư vấn hoàn toàn miễn phí 24/7:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Trụ sở chính: Số 15 Đặng Thùy Trâm - Cầu Giấy - Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 - 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/