Một trong số sai sót thường gặp khi lập hóa đơn là sai địa chỉ người mua hoặc người bán. Vậy đối với hóa đơn điện tử sai địa chỉ phải xử lý như thế nào? Quy định của pháp luật về vấn đề này ra sao, sẽ có đầy đủ trong bài viết dưới đây.

1. Quy định về xử lý hóa đơn sai sót

Hóa đơn điện tử trong quá trình lập nếu chưa xuất thì có thể kiểm tra lại thông tin nên ít trường hợp gặp sai sót. Tuy nhiên, nhiều nguyên nhân khách quan xảy ra nên tình trạng sai sót như: Mã số thuế, thông tin doanh nghiệp, mặt hàng… có thể sai. Chính vì thế Chính Phủ đã quy định cụ thể cách xử lý khi gặp sai sót với 2 loại hóa đơn điện tử là hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế và hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan Thuế.

2. Xử lý hóa đơn không có mã của cơ quan thuế có sai sót

Với hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế nếu phát hiện sai sót và đã gửi cho người mua, cơ quan Thuế thì doanh nghiệp phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể lựa chọn phương án thông báo về việc hóa đơn có sai sót với cơ quan Thuế.
Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập yêu cầu phải kèm thông tin: “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm” trên tờ hóa đơn. Sau đó cơ quan thuế sẽ thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã gửi dữ liệu đến cơ quan thuế.
Trường hợp cơ quan Thuế phát hiện có sai sót thì doanh nghiệp sẽ nhân được thông báo và thực hiện quy trình tương tự như trên. Sau khi hủy hóa đơn đã lập có sai sót, cơ quan Thuế sẽ gửi kèm thông báo để doanh nghiệp nắm được. Hóa đơn điện tử đã hủy không có giá trị sử dụng nhưng vẫn được lưu trữ để phục vụ tra cứu.

Vẫn còn không ít doanh nghiệp chưa nắm rõ quy định xử lý hóa đơn điện tử có sai sót

Xử lý hóa đơn có mã của cơ quan Thuế có sai sót

Trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế có sai sót nhưng chưa gửi cho người mua thì doanh nghiệp vẫn lập thông báo tương tự như trên. Trường hợp đã gửi cho người mua thì doanh nghiệp tiếp tục lập thêm văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót. 
Nếu cơ quan Thuế phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót thì sẽ gửi thông báo cho doanh nghiệp để kiểm tra. Trong thời gian 02 ngày, người bán phải thông báo hoặc trình bày với cơ quan Thuế theo mẫu. Sau 02 ngày, nếu doanh nghiệp không thông báo hoặc không giải trình thì cơ quan Thuế chủ động hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã và tiếp tục thông báo lại cho doanh nghiệp để lập hóa đơn mới.

3. Xử lý hóa đơn điện tử sai địa chỉ

Các thông tin có trên hóa đơn điện tử bao gồm: Tên hoá đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, Số hóa đơn điện tử, Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán/người mua, tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ,tổng số tiền thanh toán, chữ ký số, thời điểm lập hóa đơn. Như vậy địa chỉ trên hóa đơn được hiểu là địa chỉ của người bán hoặc người mua. 
Với trường hợp sai sót địa chỉ người bán thường ít xảy ra, do từ phía doanh nhiệp thay đổi địa chỉ bán thì người lập sẽ nắm được. Tuy nhiên, với địa chỉ người mua vẫn có thể thay đổi tại thời điểm lập mà kế toán, hoặc nhân viên bán hàng không cập nhật được dẫn đến sai sót.
Với trường hợp này, thực hiện đúng theo quy định của pháp luật theo các trường hợp. Đặc biệt là lập thông báo 04 về việc hủy hóa đơn điện tử gửi cơ quan Thuế theo đúng quy định và lập lại hóa đơn mới.

Mẫu thông báo số 04 theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP của Chính Phủ ban hành

Doanh nghiệp lập thông báo ghi rõ tên người nộp thuế và mã số thuế của doanh nghiệp để cơ quan Thuế cập nhật đúng thông tin trên hệ thống quá lý. Ngoài ra, trên thông báo phải ghi đầy đủ các thông tin từ 1-8.
Trường hợp cơ quan Thuế phát hiện có sai sót sẽ gửi thông báo về cho doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần liên hệ người mua hoặc địa chỉ doanh nghiệp trên hóa đơn điện tử xem đúng hay chưa và phản hồi lại với cơ quan Thuế.
Các trường hợp lập lại hóa đơn mới, doanh nghiệp lưu ý ghi kèm thông tin: “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm” đầy đủ trên hóa đơn điện tử mới lập.
Trong quá trình sử dụng, nếu gặp vướng mắc về pháp lý hoặc quy trình xử lý vấn đề phát sinh, doanh nghiệp có thể liên hệ với nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử để được hỗ trợ trực tiếp. Đặc biệt doanh nghiệp sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice của Thái Sơn sẽ được đội ngũ hỗ trợ khách hàng giàu kinh nghiệm hướng dẫn trực tiếp cách xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình sử dụng 24/7.
Để biết thêm thông tin chi tiết về E-Invoice, quý khách vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15, Đặng Thùy Trâm, Hoàng Quốc Việt, Cầu Giấy, Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 - 1900 4768
• Tel: 024.3754.5222
• Website: Einvoice.vn
• Fanpage: Hóa đơn điện tử Einvoice.