Bệnh viện Đa khoa Xanh Pôn là một trong những bệnh viện hạng 1 của Thành phố Hà Nội, có gần 600 giường bệnh, 41 khoa phòng, gần 1000 cán bộ nhân viên, với 6 chuyên khoa đầu ngành. Hằng năm, bệnh viện đã tiếp nhận khám cho trên 600 nghìn lượt bệnh nhân.

Bệnh viện Đa Khoa Xanh Pôn

Mới đây, theo như Công văn số 8418/BTC-TCT của Bộ Tài chính ban hành ngày 23/06/2015 về việc hóa đơn, chứng từ khi thanh toán chi phí KCB BHYT và Công văn số 2580/BHXH-TCKT của Bảo hiểm xã hội Việt Nam ban hành ngày 14/7/2015 về việc sử dụng hóa đơn, biên lai, phiếu thu quyết toán kinh phí KCB BHYT; kể từ ngày 01/01/2016, Bộ Y tế, Bảo hiểm xã hội Việt Nam sẽ phối hợp với Bộ Tài chính để hướng dẫn các cơ sở khám chữa bệnh của Nhà nước thực hiện sử dụng hóa đơn, chứng từ đối với hoạt động khám chữa bệnh cho phù hợp.

Ngay sau khi nhận được Công văn, Ban Lãnh đạo Bệnh viện Xanh Pôn đã quyết định chuyển sang sử dụng hóa đơn theo đúng như quy định mới ban hành. Biết đến Thái Sơn là một công ty chuyên cung cấp giải pháp hóa đơn tự in, hóa đơn điện tử E-Invoice cho các doanh nghiệp, vì vậy phía Bệnh viện Xanh Pôn đã liên hệ với Công ty Thái Sơn để được tư vấn và hỗ trợ tốt nhất. Sau khi khảo sát hệ thống của bệnh viện, đội ngũ kỹ sư của công ty Thái Sơn đã nhanh chóng hoàn thiện và tiến hành cài đặt chương trình trên hệ thống máy tính của bệnh viện.

Khó khăn gặp phải trong quá trình triển khai sử dụng hóa đơn điện tử thay cho biên lai

Là một bệnh viện có quy mô lớn, tiếp đón hàng trăm bệnh nhân trong một ngày, bộ phận trả hóa đơn của bệnh viện Xanh Pôn phải hoạt động liên tục với tần suất cao, vì vậy, phần mềm in hóa đơn dành cho bệnh viện phải luôn trong tình trạng sẵn sàng, hoạt động nhuần nhuyễn và nhanh chóng nhằm tránh tình trạng người bệnh phải chờ đợi mất thời gian.

Bệnh nhân xếp hàng dài chờ thanh toán tại bệnh viện

Thêm vào đó, để đảm bảo tính nhanh chóng và chính xác của hóa đơn, đội ngũ kỹ sư của công ty Thái Sơn phải xây dựng một giải pháp hóa đơn tích hợp với hệ thống quản lý bệnh nhân của bệnh viện Xanh Pôn, phần mềm E-Invoice sẽ lấy dữ liệu từ phần mềm quản lý bệnh viện và lập hóa đơn với những số liệu đó.

Không chỉ vậy, phần mềm E-Invoice còn phải đáp ứng được nhu cầu nhập xuất hóa đơn liên tục trên hệ thống của bệnh viện với hơn 30 máy tính kết nối đến máy chủ với số lượt xuất hóa đơn trung bình 1000 hóa đơn/ngày, có những thời điểm lượng hóa đơn xuất ra lên đến 3000 hóa đơn/ngày.

Là một trong những bệnh viện đầu tiên áp dụng sử dụng hóa đơn thay cho biên lai, nên bệnh viện Xanh Pôn chưa có nhiều kinh nghiệm trong việc xuất hóa đơn. Hiểu rõ được tâm lý lo lắng của các cán bộ ở bệnh viện Xanh Pôn khi mới sử dụng phần mềm, Công ty Thái Sơn đã cử đội ngũ nhân viên đến trực tại bệnh viện 24/7 để có thể hướng dẫn kịp thời cho bộ phận xuất hóa đơn của bệnh viện. Mỗi ngày đều có 5 đến 6 nhân viên Thái Sơn túc trực tại bệnh viện và luôn trong tư thế sẵn sàng hỗ trợ ngay khi có khó khăn.

Mặc dù ngày đầu tiên triển khai vào đúng dịp Tết Dương lịch nhưng đội ngũ kỹ sư của Thái Sơn đã trực tại bệnh viện từ đêm hôm trước để có thể hỗ trợ ngay lập tức nếu có vấn đề xảy ra.

Thành công đạt được sau những khó khăn, vất vả của cán bộ, công nhân viên bệnh viện và đội ngũ kỹ sư công ty Thái Sơn

Dù gặp phải nhiều khó khăn nhưng chỉ sau một thời gian ngắn triển khai sử dụng, hệ thống quản lý bệnh viện và phần mềm hóa đơn E-Invoice đã hoạt động nhuần nhuyễn và nhanh nhạy. Dữ liệu tích hợp giữa các hệ thống với nhau hoàn toàn chuẩn xác và nhanh chóng. Vì dữ liệu được tích hợp từ hệ thống quản lý sang phần mềm in hóa đơn nên các cán bộ tại bệnh viện không cần phải mất thời gian nhập dữ liệu để in hóa đơn mà có thể in hóa đơn ngay sau khi lưu dữ liệu trên phần mềm quản lý.

Phần mềm E-Invoice thực hiện phân quyền cụ thể, rõ ràng cho từng người dùng theo từng khoa, người dùng chỉ cần đăng nhập vào tài khoản và lập xuất hóa đơn. Số liệu hóa đơn được lập theo từng người dùng được lưu trữ trên hệ thống máy chủ của bệnh viện, giúp người dùng dễ dàng quản lý số hóa đơn mình đã lập và tổng hợp báo cáo thu chi theo từng ngày, từng khoa.

Theo như nhận xét của bộ phận xuất hóa đơn thì việc sử dụng phần mềm in hóa đơn hoàn toàn dễ dàng và nhanh chóng, khối lượng công việc của họ được giảm thiểu đi đáng kể. Hóa đơn được lưu trữ trên máy tính nên việc lưu trữ bản cứng của hóa đơn là không cần thiết và hoàn toàn dễ dàng lấy lại dữ liệu hóa đơn khi cần.

Cán bộ Bệnh viện Xanh Pôn sử dụng phần mềm in hóa đơn E-Invoice dễ dàng